2.3.2.1. Đặc điểm về quản lý TGNH của công ty:
TGNH của công ty bao gồm các loại sau: Việt Nam Đồng, Ngoại tệ (chủ yếu là USD), vàng bạc, kim khí quý đá quý.
Tài khoản TGNH của công ty hiện nay được nhiều ngân hàng khác nhau. Cuối ngày kế toán đối chiếu giữa sổ sách và chứng từ của ngân hàng nhằm tránh sai sót, nếu có chênh lệch xảy ra tiến hành kiểm tra tìm nguyên nhân. Nếu xác định được nguyên nhân kế toán thực hiện bút toán bổ sung hoặc bút toán đỏ. Nếu chưa xác định được nguyên nhân thì số thừa thiếu sẽ được treo trên TK 1381 hoặc 3381.
2.3.2.2.Kế toán TGNH: * Tổ chức chứng từ:
- Uỷ nhiệm thu: có chữ ký của giám đốc (hoặc người được uỷ nhiệm) và kế toán trưởng
- Giấy báo có của ngân hàng: Giấy báo có do ngân hàng lập và là căn cứ để kế toán ngân hàng ghi sổ.
- Bảng sao kê của ngân hàng: Vào cuối mỗi ngày, ngân hàng gửi Bảng sao kê ngân hàng trên đó ghi rõ số tồn đầu kỳ, những nghiệp vụ tăng giảm trong ngày, và số tồn cuối ngày. Đây là căn cứ để kế toán đối chiếu giữa số liệu trên sổ sách kế toán với số liệu của ngân hàng.
Khi nhận được Giấy báo có của ngân hàng, kế toán tiến hành hạch toán và ghi sổ kế toán. Giấy báo có sau đó được kế toán tiến hành kẹp chứng từ. Vào cuối ngày khi nhận được Bảng sao kê ngân hàng, kế toán tiến hành đối chiếu giữa số liệu trên sổ sách và số liệu của ngân hàng. Quy trình luân chuyển và ghi sổ tóm tắt như sau:
Báo cáo kiến tập
Sơ đồ 2.07: Quy trình luân chuyển Giấy báo có:
- Uỷ nhiệm chi: Trên cơ sở lệnh chi và các văn bản chứng từ có giá trị tương đương, kế toán TGNH lập uỷ nhiệm chi. Uỷ nhiệm chi được lập ít nhất là 2 liên (tuỳ theo yêu cầu của từng ngân hàng và tuỳ theo nội dung nghiệp vụ). Liên 1 dùng để ghi sổ, kẹp chứng từ. Liên 2 giao ngân hàng.
- Giấy báo Nợ: Giấy báo Nợ do ngân hàng lập và là căn cứ để kế toán ghi sổ.
- Bảng sao kê ngân hàng
Để được phép chi tiền từ TK TGNH, kế toán TGNH phải nhận được đầy đủ các chứng từ liên quan đến nghiệp vụ chi tiền đó (ví dụ: Dùng TGNH thanh toán tiền mua vật tư thì phải có bộ chứng từ bao gồm: Hợp đồng, Hoá đơn GTGT, Phiếu nhập kho…). Khi có đầy đủ chứng từ hợp lệ, kế toán TGNH lập Uỷ nhiệm chi có chữ ký của giám đốc và kế toán trưởng chuyển cho ngân hàng. Khi nhận được Uỷ nhiệm chi, ngân hàng chi tiền và gửi Giấy báo nợ, bảng sao kê ngân hàng, Uỷ nhiệm chi đã có chữ ký của ngân hàng về cho công ty. Kế toán TGNH tiến hành ghi sổ đối chiếu và kẹp chứng từ. Quy trình luân chuyển như sau:
Kế toán TGNH Ngân hàng Bảng sao kê ngân hàng Giấy báo có
Báo cáo kiến tập
Sơ đồ 2.08: Quy trình luân chuyển chứng từ giảm TGNH:
* Tài khoản sử dụng:
Để hạch toán tăng TGNH công ty sử dụng TK 112 là chính. TK này được mở chi tiết cho từng loại tiền và chi tiết cho từng ngân hàng. TK 112 có số dư bên nợ. Trong kỳ, khi có nghiệp vụ tăng TGNH, kế toán TGNH hạch toán vào bên nợ, giảm ghi vào bên có TK này.
Ngoài ra, công ty còn sử dụng một số TK liên quan:
*Quy trình ghi sổ:
Sơ đồ 2.09: Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán TGNH
Lệnh chi và các chứng từ liên quan
Giám đốc, KT trưởng: Ký duyệt
Ngân hàng:Chuyển tiền; gửi giấy báo nợ, bảng sao
kê NH; uỷ nhiêm chi Kế toán TGNH:Ghi sổ,đối
chiếu, kẹp chứng từ
Kế toán TGNH: Lập uỷ nhiệm chi
Giấy báo Nợ, giấy báo Có, bảng sao kê NH
Bảng kê 2 NKCT số2 Sổ chi tiếtTGNH
Bảng tổng hợp chi tiết Sổ Cái
TK112 Báo cáo tài chính
Báo cáo kiến tập
Sơ đồ 2.10: Sơ đồ minh hoạ hạch toán tăng giảm TGNH
(TK 11211- TGNH VNĐ NHTMCP hàng hải Cẩm Phả, Tháng 3/2010) TK 11211 dđk: 21.952.754 TK 131 TK 642 15.163.374.300 10.194.570 TK 111 TK 133 6.000.000 1.019.410 TK 515 TK 112 454.200.180 TK 341 869.495.750 TK 311 10.188.951.290 510.187 TK 152 102.767.009 TK 331 1.896.489.070 TK 211 1.663.373.107 dck: 5.382.860
Báo cáo kiến tập