Như vậy với các chứng từ như trên thì quy trình nhập dữ liệu vào phần mềm được kế toán thực hiện như sau:
Khi kế toán nhận được Phiếu xuất kho, trên phần mềm Esoft- Financials kế toán thực hiện nhập liệu theo quy trình:
1/ Trên màn hình giao diện, kích vào “Hàng hoá” -> chọn Cập nhật số liệu sau đó chọn Phiếu xuất kho sẽ hiện ra màn hình nhập liệu của Phiếu xuất kho
- Nhấn nút “Mới” để điền thông tin mới
- Nhập tên khách hàng, địa chỉ của khách hàng - Nhập các thông tin về ngày, tháng và số chứng từ
- Sau đó nhập các thông tin về mã vật tư, thiết bị; loại vật tư, số lượng, đơn vị tính
- Sau khi hoàn thành việc nhập liệu, ấn nút “Lưu” để phần mềm tự động lưu trữ các thông tin vừa được nhập
Tiếp đó, với Phiếu thu tiền mặt, kế toán cũng thực hiện nhập dữ liệu vào máy tính theo cách tương tự; cụ thể:
1/ Trên màn hình giao diện, chọn menu “Kế toán” chọn “Tiền mặt, tiền gửi và tiền vay” sau đó chọn “Chứng từ tiền mặt” sẽ hiện ra màn hình nhập liệu (Biểu 2.11- trang 31)
2/ Điền đầy đủ các thông tin trên màn hình nhập liệu: - Nhấn nút “Mới” để điền thông tin mới
- Nhập loại chứng từ: PT1- Phiếu thu tiền mặt
- Nhập số chứng từ, ngày vào sổ, các thông tin về hợp đồng - Nhập người nộp tiền, địa chỉ, lý do nộp
- Sau đó nhập phần định khoản: nhập TK Có, tên TK Có, diễn giải nghiệp vụ phát sinh Có với số tiền tương ứng
- Sau đó ấn nút “Lưu” để phần mềm tự động lưu trữ các thông tin vừa được nhập.