Hiện nay hầu hết các NVL của công ty là do công ty tự tổ chức liên hệ và thu mua. Do đó chứng từ phát sinh trong khâu thu mua, nhập kho được quản lí khá chặt chẽ, và được các bộ phận có liên quan thực hiện cận thận. Nguồn hàng với các NVL chính như bột sắn ẩm, mầm gạo, sắt lát khô...chủ yếu từ các hộ xã viên, hợp tác xã, đơn vị kinh doanh sản xuất cùng địa bàn còn lại với các hương liệu và nhiên liệu công ty tìm kiếm các nguồn hàng xa hơn. Phòng KH – TT kết hợp với phòng Điều hành sản xuất chịu trách nhiệm đảm bảo vật tư luôn có sẵn phục vụ sản xuất. Chứng từ chủ yếu của công ty sử dụng trong nhập kho gồm có:
• Bảng kê thu mua hàng nông – lâm - thủy sản của người trực tiếp sản xuất (Dùng trong trường hợp mua của người trực tiệp sản xuất)
• Hóa đơn GTGT (đối với các mặt hàng chịu thuế GTGT).
• Hóa đơn thu mua hàng nông – lâm- thủy sản.
• Biên bản kiểm nghiệm vật tư, sản phẩm hàng hóa
• Bản đề xuất duyệt giá cho phòng kế hoạch thị trường
• Bản đề xuất duyệt giá cho phòng kế hoạch thị trường
• Phiếu chi (nếu có)
Căn cứ vào các kế hoạch sản xuất của công ty, sau đó giao công việc thu mua cho các nhân viên được bổ nhiệm. Căn cứ nhu cầu về NVL hàng tháng, kỳ, bộ phận tìm kiếm thị trường có nhiệm vụ tìm các nhà cung cấp thuận tiện nhất, giá cả hợp lý và đỡ tốn chi phí vận chuyển. Sau đó tiến hành ký hợp đồng kinh tế.
Cán bộ phòng vật tư căn cứ vào kế hoạch mua hàng và hợp đồng mua hàng đã kí kết, phiếu báo giá để tiến hành mua hàng sao cho xát với kế hoạch nhất. Thông thường các nhà cung cấp NVL cho công ty là thường xuyên, vì thế định kỳ hàng tháng, với việc thu mua nông sản, nhà cung cấp giao hàng đúng hẹn. Với một số NVL không mang tính thường xuyên, khi có yêu cầu của công ty nhà cung cấp sẽ cung cấp hàng.
Xét việc nhận hàng và nhập kho đối với NVL là bột sắn ẩm, phát sinh trong ngày 11/12/2008, trình tự thực hiện như sau:
Khi có NVL từ phía nhà cung cấp, với đầy đủ các căn cứ xác thực, phòng KH – TT sẽ tiến hành lập “Bảng kêthu mua NVL” (Biểu mẫu 2-1) liệt kê đầy đủ khối lượng của NVL do từng nhà cung cấp mang tới. Bảng kê này thường được viết chung đối với một loại NVL theo từng thời điểm phát sinh.
Biểu mẫu minh họa:
Biểu mẫu 2- 1:
Bảng thu mua hàng nông – lâm – thủy sản (của người trực tiếp sản xuất)
Đơn vịCTCP Thực Phẩm Minh Dương
Bộ phận:: Hoài Đức-Hà Nội Mẫu số 01/TNDN
(theo Thông tư số 130/2008/TT – BTC ngày 26/12/2008)
BẢNG THU MUA HÀNG NÔNG – LÂM - THỦY SẢN (CỦA NGƯỜI TRỰC TIẾP SẢN XUẤT)
Ngày 11 tháng 12 năm 2008
- Mã số Thuế: 0500141619
- Địa chỉ: Di Trạch - Hoài Đức - Hà Nội
- Người phụ trách thu mua: Nguyễn Thị Minh. - Địa chỉ nơi tổ chức thu mua: Xã Di Trạch
Ngày tháng
Người bán Hàng hóa thu mua
Họ tên Địa chỉ Tên mặt
hàng Số lượng (kg) Đơn giá (đồng/kg) Tổng giá thanh toán
11/12 Đỗ Văn Toàn Liên hiệp Bột sắn ẩm 850 2150 1912500
Ng Thị Tuyết Cát Quế Bột sắn ẩm 215 2100 473000
Ngô Thị Tâm D. Liễu Bột sắn ẩm 420 2120 932400
………. ……… ……….. …… ….. …………. Ng T.Tường Di Trạch Bột sắn ẩm 836 2180 1822480 ………….. ………. ……… ……. ………… ………….. Ng Xuân Tú Cát Quế Bột sắn ẩm 480 2120 1065600 ………. ……… ……….. …… ………. ……….. Tổng cộng 29 436 2.138,3 62.944.000
Tổng giá trị hàng hóa mua vào: Sáu mươi hai triệu chin trăm bốn mưới bốn ngàn đồng chẵn.
Ngày 11 tháng 12 năm 2008
Người lập bảng Giám đốc doanh nghiệp
(kí, họ tên) (kí, họ tên, đóng dấu) Sau khi người có trách nhiệm thu mua (Nguyễn Thị Minh) tập hợp được số
lượng và tổng giá trị hàng thu mua trong ngày. Vì số lượng nhiều, cùng một loại vật tư, công ty chỉ tiến hành ghi nhận số tổng cộng và đơn giá thực nhập là đơn giá bình quân trong ngày, sau đó vào Hóa đơn thu mua hàng nông – lâm – thủy sản. (Biểu mẫu 2-2)
Biểu mẫu 2-2:
Hóa đơn thu mua hàng nông – lâm – thủy sản ngày 11/12/2008
Đơn vị: CTCP Thực Phẩm Minh Dương
Bộ phận:: Hoài Đức-Hà Nội (QĐ 1141-TC/QĐ/CĐKT Mẫu số 06-TMH-3LL ngày 1/11/1995 của Bộ Tài Chính)
THU MUA HÀNG NÔNG, LÂM, THỦY SẢN
Liên 1: Lưu Họ và tên người mua: Nguyễn Thị Minh. Tên đơn vị: Công ty CPTP Minh Dương. Địa chỉ: Di Trạch - Hoài Đức - Hà Nội.
Điên thoại: 0433.661.818 Mã số Thuế: 0500141619. Họ tên người bán: Xã viên
Số CMND: ………. Địa chỉ: ………... Hình thức thanh toán: Trả ngay sau khi nhập kho.
Số TT
Tên vật liệu hàng hóa, dịch vu…
Đơn vị
tính Số lượng Đơn giá Thành tiền
01 Bột sắn ẩm Kg 29 436 2.138,3 62.944.000
Cộng 29 436 62.944.000
Cộng tiền bằng chữ: Sáu mươi hai triệu chín trăm bốn mươi bốn ngàn đồng chẵn.
Ngày 11 tháng 12 năm 2008
Người mua hàng Người bán hàng
(Kí, ghi rõ họ tên) (Kí, ghi rõ họ tên)
Tương tự như đối với hóa đơn GTGT nhưng khác ở chỗ hóa đơn này áp dụng với các NVL thu mua là nông – lâm – thủy sản thuộc diện không chịu thuế GTGT. Hóa đơn này rất hay được sử dụng, vì NVL chính của công ty đó là bột sắn ẩm, mầm gạo, sắt lát khô… Hóa đơn này không tiến hành mở riêng đối với từng hộ xã viên cung cấp vật tư, tránh việc tập hợp, số lượng chứng từ gốc để đối chiếu quá nhiều.
Sau khi đã nhận được hóa đơn GTGT hoặc là hóa đơn thu mua hàng nông- lâm – thủy sản; giấy báo nhận hàng. Phòng KH – TT phải đối chiếu với hợp đồng hoặc kế hoạch thu mua về số lượng, giá thực tế của từng loại vật tư để quyết định chấp nhận hay không chấp nhận thanh toán với từng đơn hàng.
Khi hàng về, bộ phận kiểm tra chất lượng (bộ phận KCS) tiến hành kiểm tra vật tư về quy cách, phẩm chất, chất lượng và số lượng. Kiểm tra thực tế làm căn cứ để ghi vào Biên bản kiểm nghiệm vật tư, sản phẩm, hàng hóa (Biểu mẫu 2-3: Biên bản kiểm nghiệm bột sắn ẩm ngày 11/12/2008) và Bản đề xuất duyệt giá
(nếu cần) cho phòng kế hoạch thị trường. Chứng từ này được coi là căn cứ để quy trách nhiệm khi có bất kỳ vấn đề nào xảy ra với vật tư nhập kho.
Biểu mẫu 2-3:
Biên bản kiểm nghiệm bột sắn ẩm ngày 11/12/2008
Đơn vị: CTCP Thực Phẩm Minh Dương Địa chỉ: Hoài Đức – Hà Nội
BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM BỘT SẮN ẨM
- Ngày 11 tháng 12 năm 2008
- Nơi nhập: Kho Di Trạch .
- Số xe:………..
STT Chỉ tiêu kiểm tra Đơn vị
tính Kết quả 1 Tổng lượng hàng mua Kg 29.436 2 Cảm quan:(Bột lẫn vàng) 3 Độ ẩm % 48,8 4 Độ trắng % 75 5 PH % 3,9 6 Tỉ lệ thu hồi % 70.2 7 Tỉ lệ bã % 3.6 8 Lượng phải trừ…..% %
9 Số lượng được thanh toán
Kg 29.436
Tổng giá trị: 62.944.000đ
Ghi chú:………
Phòng Kế hoạch - Thị trường Thủ kho Tổ KCS
(Kí, ghi rõ họ tên) (Kí, ghi rõ họ tên) (Kí, ghi rõ họ tên)
Sau khi có đủ chứng từ cần thiết. Công ty tiến hành nhập kho NVL. Sau đó tại phòng KT – TC kế toán hàng tồn kho sẽ viết Phiếu nhập kho (tại trụ sở chính). (Biểu mẫu 2-4: Phiếu nhập kho ngày 11/12/2008).
Biểu mẫu 2-4:
Phiếu nhập kho ngày 11/12/2008
Đơn vị: CTCP Thực Phẩm Minh Dương
Bộ phận:: Hoài Đức-Hà Nội Mẫu số 01-VT (theo QĐ số 15/2006/QĐ – BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) PHIẾU NHẬP KHO Ngày 11 tháng 12 năm 2008 Số: 35 Nợ TK 152Có TK 111
- Họ tên người giao hàng: Xâ viên Địa chỉ: Liên Hiệp - Lí do nhập: Phục vụ sản xuất
- Nhập tại kho: Kho Di Trạch
Yêu cầu Thực nhập 01 Bột sắn ẩm Kg 29 436 2.138,3 62.944.000 Cộng 29 436 62.944.000
Cộng tiền bằng chữ: Sáu mươi hai triệu chín trăm bốn mươi bốn ngàn đồng chẵn.
Số chứng từ gốc kèm theo:
Nhập ngày 11 tháng 12 năm 2008
Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng
(Kí, ghi rõ họ tên) (Kí, ghi rõ họ tên) (Kí, ghi rõ họ tên) (Kí, ghi rõ họ tên)
Tại các nhà máy, chủ yếu nghiệp vụ nhập xuất kho, tại đây NVL thường được chuyển đến từ trụ sở chính phân phối xuống, sau khi đã kiểm nghiệm, đầy đủ chứng từ kế toán tại các nhà máy viết Phiếu nhập kho.
Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên: Một liên do kế toán hàng tồn kho (kế toán các nhà máy) vào sổ chi tiết NVL, rồi chuyển cho thủ kho ghi thẻ kho, sau đó chuyển lên phòng TC – KT để kế toán tổng hợp (kế toán HTK) ghi sổ và lưu. Một liên giao cho phòng KH – TT theo dõi. Một liên giao cho nhà cung cấp để sau này thanh toán. Phiếu nhập kho có thể được viết cho nhiều vật liệu cùng loại, cùng một lần giao nhận, nhận cùng một kho hoặc có thể lập riêng cho từng thứ vật liệu cần thiết. Phiếu nhập kho ghi đầy đủ tên hàng, đơn vi tính, số lượng thực nhập kho.
Khi đủ các điều kiện tiêu chuẩn quy định của công ty về giá và về phẩm chất thì cuối ngay kế toán sẽ tổng hợp tất cả số đã được mua trong ngày đối với từng danh điểm NVL. Sau đó kế toán kho tính đơn giá trung bình của tất cả các NVL thực nhập trong ngày đối với từng danh điểm NVL.
Trong CTCP Thực Phẩm Minh Dương các sổ kế toán chi tiết tại phòng kế toán nhà máy được ghi chép gần như Thẻ kho và chủ yếu NVL được theo dõi về mặt số lượng, riêng đối với một số NVL hàng nông – lâm – thủy sản như bột sắn ẩm, bột sắn khô được theo dõi về mặt giá trị.
Sau khi thanh toán, kế toán tổng hợp vào phiếu chi, và cán bộ thu mua Nguyễn Thị Minh tiến hành thanh toán số tiền tới từng hộ xã viên.
Biểu mẫu 2-5: Phiếu chi ngày 11/12/2008
Đơn vị: CTCP Thực Phẩm Minh Dương
Bộ phận:: Hoài Đức-Hà Nội
Mẫu số 02-TT
(theo QĐ số 15/2006/QĐ – BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC
PHIẾU CHI
Ngày 11 tháng 12 năm 2008 Quyển số: 45
Số:16 Nợ TK 152 Có TK 111 Họ tên người nhận tiền: Nguyễn Thị Minh.
Địa chỉ: Bộ phận thu mua
Lí do chi: Trả tiền mua bột sắn ẩm
Số tiền: 62.944.000 Viết bằng chữ: Sáu mươi hai triệu chín trăm bốn mươi
bốn ngàn đồng chẵn.
Đã nhận đủ số tiền (Viết bằng chữ): Sáu mươi hai triệu chín trăm bốn mươi bốn
ngàn đồng chẵn.
Ngày 11 tháng 12 năm 2008
Thủ trưởng đơn vị KT trưởng Kiểm soát Người lập phiếu Người nhận
(kí, họ tên, đóng dấu) (Kí , họ tên) (Kí, họ tên) (Kí, họ tên) (Kí, họ tên)
Xét trường hợp đối với những NVL thu mua mà chịu thuế GTGT, thường đối với các NVL không phải là hàng nông – lâm – thủy sản ví dụ như là than hoạt tính, than đốt 5, enzim SC…. Khi có quyết định mua một số NVL khác phòng vật tư khảo sát được giá của NVL đó rồi nếu giá đó hợp lí công ty tiến hành kí hợp đồng mua NVL.
Sau khi kí hợp đồng, công ty được người bán giao cho công ty hóa đơn. Dựa vào hóa đơn kế toán viết phiếu nhập kho và các chứng từ, sổ sách liên quan đó.
Biểu mẫu 2-6:
Đề xuất duyệt giá nhập vật tư ngày 10/12/2008
CTCP THỰC PHẨM MINH DƯƠNG
Phòng: Kế hoạch - Thị trường
ĐỀ XUẤT DUYỆT GIÁ NHẬP VẬT TƯ
STT Tên khách hàng
Tên vật tư, quy cách,phẩm chất… Đơn vị tính Số lượng hợp đồng Đơn xin duyệt giá chưa có Thuế GTGT
01 Công ty than hoạt tính Trường Phát
Than hoạt tính TL3
• Điều kiện giao hàng: Giao tại công ty, chi phí bốc dỡ công ty chịu
• Thời gian áp dụng: Ngày 10/12/2008
• Thanh toán: Trả chậm.
Ngày 10/12/2008.
Tổng giám đốc Phòng TC-KT Phòng KH-TT Người đề xuất
(ki, họ tên, đóng dấu) (Kí, họ tên) (Kí, họ tên) (Kí, họ tên)
Sau khi thanh toán tới nhà cung cấp, công ty nhận được hóa đơn GTGT. Hóa đơn GTGT: do nhà cung cấp lập, giao cho công ty. Hóa đơn GTGT có 3 liên, trong đó công ty nhận được liên 2 – Giao cho khách hàng (liên màu đỏ) ghi rõ họ tên địa chỉ nhà cung cấp, địa chỉ người mua, hình thức thanh toán, mã số thuế, tên hàng hóa dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất, tiền thuế GTGT, tổng số tiền bằng số và bằng chữ. Hóa đơn GTGT phải có đầy đủ chữ ký của 2 bên, có dấu giáp lai của công ty. Hóa đơn GTGT được coi là chứng từ gốc, là căn cứ để ghi sổ kế toán (phải trả người bán, ghi sổ quỹ …)
Biểu mẫu 2-7:
Hóa đơn GTGT ngày 10/12/2008
Đơn vị: CTCP Thực Phẩm Minh Dương
Bộ phận:: Hoài Đức-Hà Nội
Mẫu số 01 GTKT-3LL
RK/2008B
HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Liên 2: giao khách hàng 0033749
Ngày 10 tháng 12 năm 2008
Đơn vị bán hàng: Công ty than hoạt tính Trường Phát
Địa chỉ : Hòa Yên-Thị Xương- Bắc Giang.
Số TK :
Điện thoại Mã số Thuế: 2400347659
Họ tên người mua hàng: Nguyễn Thị Hạnh.
Tên đơn vị: Công ty CPTP Minh Dương.
Địa chỉ: Di Trạch-Hoài Đức- Hà Nội. Số TK:
Hình thức thanh toán: Trả chậm. Mã số Thuế: 0500141619
TT tính
A B C 1 2 3=1x2
01 Than hoạt tính TL3 Kg 3200 24.300 77.760.000
Cộng tiền hàng 77.760.000
Thuế GTGT (Thuế suất 10%). Tiền thuế GTGT: 7.776.000
Tổng số tiền thanh toán 85.536.000
Tổng tiền bằng chữ: Tám mươi lăm triệu lăm trăm ba mươi sáu ngàn đồng chẵn.
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị
(Kí, ghi rõ họ tên) (Kí, ghi rõ họ tên) (Kí, ghi rõ họ tên)
Hàng về, bộ phận kho tiến hành nhập kho sau khi đã kiểm tra loại vật tư với số lượng và giá trị đúng theo hóa đơn GTGT. Công tác hoàn tất, thủ kho viết phiếu nhập kho. Quy trình tương tự với trường hợp thu mua bột sắn ẩm trên, khác là ghi nhận với giá đúng của vật tư mua từ nhà cung cấp, vì thông thường với những loại vật tư này, chỉ làm việc mua bán với một số ít nhà cung cấp.
Biểu mẫu 2-8:
Phiếu nhập kho ngày 10/12/2008
Đơn vị: CTCP Thực Phẩm Minh Dương
Bộ phận:: Hoài Đức-Hà Nội Mẫu số 01-VT (theo QĐ số 15/2006/QĐ – BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) PHIẾU NHẬP KHO Ngày 10 tháng 12 năm 2008 Số: 34 Nợ TK 152 Có TK 111
- Họ tên người giao hàng: Nguyễn Văn Trọng
- Địa chỉ: Công ty CP Trường Phát - Lí do nhập: Phục vụ sản xuất - Nhập tại kho: Kho Di Trạch
Số TT
Tên, nhãn hiệu, quy cách….của NVL, Mã số Đơn vị tính Số lượng Yêu cầu Thực nhập
01 Than hoạt tính TL3 Kg 3200 24.300 77.760.000
Cộng 3200 77.760.000
Cộng tiền bằng chữ: Bảy mươi bảy triệu bảy trăm sáu mươi nghìn đồng chẵn. Nhập ngày 10 tháng 12 năm 2008.
Thủ trưởng đơn vị KT trưởng Phụ trách cung tiêu Thủ kho
(Kí, họ tên) (Kí, họ tên) (Kí, họ tên) (Kí, họ tên)
Thủ tục nhập kho hoàn tất, chứng từ được lưu làm cơ sở để tiến hành hạch toán chi tiết và hạch toán tổng hợp tại phòng kế toán.