Chứng từ sử dụng chủ yếu trong nghiệp vụ xuất kho gồm có:
- Phiếu đề nghị xuất vật tư
- Phiếu xuất kho
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ
Do quá trình sản xuất phụ thuộc vào nhiều yếu tố như: lượng sản phẩm tiêu thụ, loại sản phẩm tiêu thụ, thời vụ…….Do vậy quá trình sản xuất, việc cung cấp NVL của các ngày không giống nhau. Để biết được số lượng xuất dùng là bao nhiêu thì phải chờ đến cuối ngày.
Xét ví dụ đối với trường hợp xuất kho cho sản xuất là mặt hàng nông – lâm – thủy sản: Bột sắn ẩm phát sinh từ ngày 17/12/2008:
Căn cứ vào kế hoạch sản xuất, kinh doanh các bộ phận sử dụng vật tư viết “Phiếu đề nghị xuất vật tư” (biểu mẫu 2-9). Phiếu này được ghi theo nghiệp vụ xuất phát sinh tại cùng thời điểm.
Căn cứ vào “Phiếu đề nghị xuất vật tư” cùng các chứng từ ghi nhận của thủ kho, kế toán nhà máy sẽ viết “Phiếu xuất kho” (biểu mẫu 2-10) theo đúng lượng thực tế xuất. Phiếu đề nghị xuất vật tư phải được ban giám đốc công ty xét duyệt nếu thấy NVL xin cấp dùng là hợp lý và tuân theo định mức tiêu hao NVL đã lên kế
hoạch. Sau đó Phiếu đề nghị xuất vật tư được gửi lên phòng TC – KT làm căn cứ để viết Phiếu xuất kho
Biểu mẫu 2-9:
Giấy đề nghị xuất vật tư ngày 17/12/2008
Đơn vị: Công ty CPTP Minh Dương. Mẫu số: BM-MD-KHTT-20 Địa chỉ: Hoài Đức – Hà Nội LSĐ:00
GIẤY ĐỀ NGHỊ XUẤT VẬT TƯ
Ngày 17 tháng 12 năm 2008 Số: 98/12
Căn cứ yêu cầu:
Đề nghị xuất cho: Nhà máy nha
Để dùng vào việc: Phục vụ sản xuất nha.
STT Tên vật tư ĐVT Số lượng Ghi chú
01 Bột sắn ẩm Kg 16.250 Xuất trong ngày
Ngày 17 tháng 12 năm 2008
Lãnh đạo duyệt Trưởng bộ phận Người đề nghị
(kí, họ tên ) (Kí, họ tên) (Kí, họ tên)
•Liên 1: Kế toán nhà máy giữ làm căn cứ để ghi bảng tổng hợp chi tiết Nhập – Xuất – Tồn
•Liên 2: Giao cho thủ kho giữ để ghi vào Thẻ kho, Sổ kho, chuyển lên cho phòng KH – TT theo dõi.
•Liên 3: Cuổi ngày chuyển lên phòng TC – KT giữ và kế toán Hàng tồn kho lấy làm căn cứ để ghi sổ kế toán chi tiết NVL và các sổ liên quan và kế toán tổng hợp vào sổ tổng hợp.
Khi các chữ kí đã đầy đủ trong giấy đề nghị xuất kho, Căn cứ vào đó kế toán kho viết phiếu xuất kho được thể hiện ở biểu mẫu 2-10:
Biểu mẫu 2-10:
Phiếu xuất kho ngày 17/12/2008
Đơn vị: CTCP Thực Phẩm Minh Dương
Bộ phận:: Hoài Đức-Hà Nội
Mẫu số 02-VT
(theo QĐ số 15/2006/QĐ – BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
PHIẾU XUẤT KHO
Ngày 17 tháng 12 năm 2008
Số: 65
Nợ TK 621 Có TK 152
- Họ tên người nhận: Anh Thắng Địa chỉ: Nhà máy Nha - Lí do xuất: Phục vụ sản xuất
- Xuất tại kho: Di Trạch
Số Tên, nhãn hiệu, quy cách….của NVL, sản Mã số Đơn vị tính Số lượng Yêu cầu Thực xuất
01 Bột sắn ẩm Kg 16.250 16.290
Cộng tiền 16.290
Cộng tiền bằng chữ:
Ngày 17 tháng 12 năm 2008
Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Phụ trách cung tiêu Người nhận Thủ kho
(Kí, họ tên, đóng dấu) (Kí, họ tên) (Kí, họ tên) (Kí, họ tên) (Kí, họ tên)
Do công ty áp dụng tính giá xuất kho theo phương pháp bình quân cả kì dự trữ cho nên khi viết phiếu xuất kho kế toán chỉ ghi nhận về số lượng, đến cuối tháng khi tính được đơn giá bình quân thì sẽ ghi vào sổ chi tiết xuất vật tư và bảng tổng hợp Nhâp – Xuất – Tồn.
Xét ví dụ với các vật tư thông thường, thủ tục thông qua như sau:
Biểu mẫu 2-11:
Giấy đề nghị xuất vật tư ngày 21/12/2008
Đơn vị: CTCP Thực Phẩm Minh Dương
Bộ phận:: Hoài Đức-Hà Nội Mẫu số :BM-MD-KHTT-20 GIẤY ĐỀ NGHỊ XUẤT VẬT TƯ Ngày 21 tháng 12 năm 2008 Số 176/12
Căn cứ yêu cầu :
Đề nghị xuất cho: Nhà máy đường
Để dùng vào việc: Phục vụ sản xuất đường Gluco
STT Tên vật tư ĐVT Số lượng Ghi chú
01 Enzime SC Kg 42 Xuất ngày 23/12
02 Than hoạt tính TL3 Kg 600 Xuất ngày 23/12
Ngày 21 tháng 12 năm 2008
Lãnh đạo duyệt Trưởng bộ phận Người đề nghị
Khi các chữ kí đã đầy đủ trong giấy đề nghi xuất kho, Căn cứ vào đó kế toán kho viết phiếu xuất kho được thể hiện ở biểu mẫu 2-12:
Biểu mẫu 2-12:
Phiếu xuất kho tháng 12/2008
Đơn vị: CTCP Thực Phẩm Minh Dương
Bộ phận:: Hoài Đức-Hà Nội Mẫu số 02-VT
(theo QĐ số 15/2006/QĐ – BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
PHIẾU XUẤT KHO
Ngày 23 tháng 12 năm 2008
Số: 76 Nợ TK 621Có TK 152
- Họ tên người nhận: Anh Hà Địa chỉ: Nhà máy Đường - Lí do xuất: Phục vụ sản xuất đường Glucô
- Xuất tại kho: Di Trạch
Số Tên, nhãn hiệu, quy cách….của NVL, sản Mã số Đơn vị tính Số lượng Yêu cầu Thực xuất
01 Enzime SC Kg 42 42
02 Than hoạt tính TL3 Kg 600 600
Cộng tiền
Cộng tiền bằng chữ:
Ngày 23 tháng 12 năm 2008
Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Phụ trách cung tiêu Người nhận Thủ kho
(Kí, họ tên, đóng dấu) (Kí, họ tên) (Kí, họ tên) (Kí, họ tên) (Kí, họ tên)
Xét trường hợp xuất kho giữa các kho của công ty kế toán lập Phiếu xuất kho kiêm vận chuyện nội bộ (Biểu mẫu 2-13):
Đây là trường hợp xuất giữa các kho của công ty như: xuất kho NVL từ kho chính Di Trạch đến các kho ở từng nhà máy như kho Cát Quế… thì công ty sử dụng “Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ”. Đây là chứng từ để vận chuyển hàng một cách hợp lệ. Số lượng xuất trên Phiếu này, có giá trị tương tự như Phiếu xuất kho, được lưu và làm căn cứ ghi sổ.
Biểu mẫu 2-13:
Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ
Đơn vị: Công ty CPTP Minh Dương Mẫu số 03PXK-3LL
Địa chỉ: Hoài Đức- Hà Nội
PHIẾU XUẤT KHO KIÊM VẬN CHUYỂN NỘI BỘ
Liên 3: Nội bộ
Ngày 26 tháng 12 năm 2008 Đơn vị bán hàng: CTCP Thực Phẩm Minh Dương Địa chỉ: Xã Di Trạch – Hoài Đức – Hà Nội
Điện thoại: số TK: Số Fax : Mã số:
Căn cứ vào lệnh điều động số 05 ngày 26 tháng 12 năm 2008 của công ty về việc: vận chuyển NVL cho nhà máy Cát Quế.
Họ và tên người vận chuyển: Trần Kiên. Hợp đồng số: 00457 Xuất tại kho: Di Trạch
Nhập tại kho: Cát Quế
Số Tên, nhãn hiệu, quy cách….của NVL, sản Mã số Đơn vị tính Số lượng Yêu cầu Thực xuất
01 Bột sắn ẩm Kg 25.000 25.130
02 Enzim SC Kg 14 14
Cộng tiền
Xuất, ngày 26 tháng 12 năm 2008 Nhập, ngày … tháng … năm 2008
Người lập phiếu Thủ kho xuất Người vận chuyển Thủ kho nhập
Đối với trường hợp xuất kho NVL với mục đích bán thì Phiếu xuất kho sẽ được lập ở ngay thời điểm phát sinh nghiệp vụ đó. Kế toán sẽ lập cả Hóa đơn kiêm phiếu xuất kho :
Biểu mẫu 2-14:
Hóa đơn kiêm phiếu xuất kho
Đơn vị: Công ty CPTP Minh Dương
Địa chỉ: Hoài Đức- Hà Nội
HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Liên 3: Lưu kho Ngày 25 tháng 12 năm 2008 Đơn vị bán hàng: CTCP Thực Phẩm Minh Dương
Địa chỉ: Xã Di Trạch – Hoài Đức – Hà Nội Điện thoại: số TK: Số Fax : Mã số:
Họ và tên người mua hàng: CTCP bánh kẹo Hương Bình Địa chỉ: Dương Liễu – Hoài Đức – Hà Nội
Điện thoại: 0433 669 150 số TK: Số Fax: 0433 668 246 Mã số: Hình thức thanh toán: tiền mặt
Số
TT Tên vật tư Mã số
Đơn vị tính
Số lượng
Đơn giá Thành tiền
01 Bột sắn ẩm K1BSA Kg 2 531 2 212 5 598 572
02 Sắn lát khô K1LSK Kg 1 236 3 400 4 202 400
03 Kem không sữa K1BSD kg 6,5 16 246 105 600
Cộng tiền 9 951 572
Thuế suát GTGT: 10% Tiền thuế GTGT 9 951 57
Tổng cộng tiền thanh toán 10 946 729 Tổng tiền bằng chữ: Mười triệu chín trăm bồn mươi sáu nghìn bày trăm hai mươi chin đồng.
Ngày 25 tháng 12 năm 2008
(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên, đóng dấu)
Hóa đơn này được lập thành 3 liên:
Liên 1: Lưu tại phòng KH – TT để theo dõi.
Liên 2: Giao cho khách hàng, dùng để vận chuyển hàng.
Liên 3: Lưu kho và được copy làm 2 bản. Chuyển cho thủ kho làm căn cứ ghi Thẻ kho, sau đó chuyển lên phòng TC – KT theo dõi, ghi sổ.
Cuối tháng khi tính được giá NVL xuất bán bình quân, kế toán tổng hợp mới vào giá của NVL xuất, cuối kỳ xác định lợi nhuận.
Tính đơn giá của một số NVL vào cuối tháng như sau: Dựa vào bảng tổng hợp Nhập-Xuất –Tồn kho NVL kế toán tính đơn giá (phần trên)