Hàng tuần việc giữa phòng kế toán và kho của từng nhà máy luôn có sự gắn kết qua sự kiểm tra giám sát của kế toán tổng hợp và kế toán trưởng trên cả mặt số lượng và giá trị. Do vậy kiểm kê nhằm đưa ra con số xác thực nhất tình hình NVL đã sử dụng và tồn kho. Từ đó, kế toán đưa ra được định mức dự trữ NVL, đưa ra được tỉ lệ hao hụt đối với từng vật tư. Đặc điểm kho phân tán, vì thế việc kiểm kê đánh giá lại NVL được tiến hành vào cuối tháng với sự tham gia của:
- Giám đốc ( Phó giám đốc nhà máy)
- Kiểm soát viên
- Kế toán nhà máy
- Thủ kho
- Nhân viên KCS
Mỗi kho sẽ tiến hành lập một Biên bản kiểm kê.
Việc kiểm kê cho ra kết quả là cơ sở để quản lý tốt NVL, tránh tình trạng mất mát NVL, hao hụt quá mức, phát hiện NVL hư hỏng và đưa ra cách bảo quản tốt hơn. Sau khi kết thúc kiểm kê, ban kiểm kê lập Biên bản kiểm kê NVL. Con số trên Biên bản sẽ được đối chiếu với giá trị trên sổ sách và tính ra chênh lệch , phân thành chênh lệch trong định mức và ngoài định mức. Từ đó tính ra giá trị NVL thừa thiếu
để định khoản. Từ đó ứng với mỗi đặc điểm tính chất của NVL kế toán có biện pháp quản lý thích hợp.
Biểu mẫu 2-23:
Biên bản kiểm kê nguyên vật liệu BIÊN BẢN KIỂM KÊ NGUYÊN VẬT LIỆU
Kho Di Trạch
Ngày 31/12/2008
Stt Tên vật tư ĐVT Số lượng sổ sách Số lượng thực tế Chênh lệch Thừa Thiếu 1 Bột sắn ẩm kg 1 100 612 1 100 500 112 2 Sắt lát khô kg 142 947 142 931 16 3 Bột sắn khô kg 6 195,5 6 201 5.5 4 Enzim kg 3 470,61 3 470,61 5 Bột biến tính kg 15 300 15 300 … ….
Với trường hợp kiểm kê thừa, kế toán tiến hành vào Chứng từ ghi sổ số 01: Ghi Nợ TK 152, Ghi có các TK 338 ghi trên một dòng với giá trị là 232 479đ (= 112 x 2.075.7). Đồng thời tiến hành vào sổ Cái nguyên liệu, vật liệu, ghi Nợ TK 152: 232.479đ. Kế toán tổng hợp vào sổ Cái TK 338, ghi Có TK 338: 232.479đ.
Với trường hợp kiểm kê phát hiện thiếu, kế toán tiến hành vào Chứng từ ghi sổ số 02: Ghi Có TK 152, Ghi Nợ TK 138 với giá tri là 57.750đ (= 10.500 x 5,5). Đồng thời ghi vào Sổ Cái TK 152: Ghi Nợ TK 152: 57.750đ. Kế toán tổng hợp vào Sổ Cái TK 138, ghi Nợ TK 138: 57.750đ
Hoàn tất việc kiểm kê, đánh giá lại, cuối tháng kế toán hàng tồn kho và kế toán tổng hợp tiến hành tổng hợp số liệu từng tháng, cộng dồn các sổ chi tiết và sổ tổng hợp. Đối chiếu số liệu sao cho khớp, kiếm tra sai sót. Cuối cùng tiến hành lên các báo cáo giải trình lên kế toán trưởng và tổng giám đốc.
Biểu mẫu 2-24
Bảng tổng hợp tình hình thanh toán với người bán
Đơn vị: CTCP Thực Phẩm Minh Dương
Địa chỉ: Hoài Đức – Hà Nội
Mẫu số S06-DN (theo QĐ số 15/2006/QĐ – BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
BẢNG TỔNG HỢP TÌNH HÌNH THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN Tháng 12 năm 2008
STT Mã nhà
cung cấp
Tên đối tượng Số dư đầu kỳ Số phát sinh trong kỳ Số dư cuối kỳ
Nợ Có Nợ có Nợ Có …. 5 DPT CTCP Thiết bị Xăng dầu Petrolimex 112 165 400 150 256 000 186 560 000 148 494 400 …. 13 THTP CTCP Than hoạt tính Trường Phát. 100.523.000 206 523 000 261.448.055 155 448 055 …. 27 XNTD Xí nghiệp Thành Đạt 15 520 230 500 560 230 590 261 300 74 180 840 28 XNAP Xí nghiệp An Phú 10 120 000 850 590 000 790 120 000 70 590 000 … …….. Cộng 1 327 183 656 12 495 729 460 8 499 891 495 6 593 742 593 599 097 409 9 861 494 311 Ngày 31 tháng 12 năm 2008
Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
Biểu mẫu 2-25 Sổ cái tài khoản 331
Đơn vị: CTCP Thực Phẩm Minh Dương
Địa chỉ: Hoài Đức – Hà Nội
Mẫu số S02c2-DN (theo QĐ số 15/2006/QĐ – BTC ngày
20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
SỔ CÁI
Tên tài khoản: Phải trả nhà cung cấp Số hiệu: TK 331 Ngày 31 tháng 12 năm 2008 NT GS Chứng từ Diễn giải TK Đ Ư
Số tiền Tài khoản cấp 2 Số
hiệu NT Nợ Có TK TK 331- THTP TK 331- XNTD
TK331- …
Nợ Có Nợ Có Nợ Có
31/12 Số dư đầu năm 1 327 183 656 12 495 729 460 100.523.000 15 520 230 Số phát sinh trong tháng …. …. … …. …. Cộng số phát sinh tháng 8 499 891 495 6 593 742 593 206 523 000 261.448.055 500 560 230 590 261 300 Số dư cuối tháng 599 097 409 9 861 494 311 155 448 055 74 180 840 Cộng lũy kế từ đầu quý 9 861 494 311 155 448 055 74 180 840
-Sổ này có .. trang, đánh từ trang số 01 đến trang… Ngày mở sổ: …
Ngày 31 tháng 12 năm 2008
Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
PHẦN III: MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN LIỆU, VẬT LIỆU TẠI
CÔNG TY CỔ PHÀN THỰC PHẨM MINH DƯƠNG. 3.1. Một số nhận xét đánh giá về công tác kế toán nguyên vật liệu tại CTCP Thực Phẩm Minh Dương.
Trải qua quá trình xây dựng và phát triển đến nay CTCP Thực Phẩm Minh Dương đã từng bước lớn mạnh và đạt được nhiều thành công. Để đạt được điều đó bộ máy quản lý của công ty đã không ngừng được củng cố hoàn thiện. Do vậy công ty luôn biết cách đầu tư, nắm bắt thời cơ và vượt qua mọi chở ngại khó khăn để chèo lái công ty mình lớn nhanh, tiến mạnh, và tiến vững chắc trong nền kinh tế thị truờng vốn nhiều biến động. Là doanh nghiệp kinh doanh trong lĩnh vực thực phẩm nên việc nâng cao chất lượng sản phẩm, tìm đầu ra cho sản phẩm là điều doanh nghiệp luôn quan tâm chú ý. Do đó trong những năm gần đây công ty đã rất tích cực đầu tư, cải tiến kỹ thuật, áp dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật mới vào sản xuất, vì thế số lượng sản phẩm doanh nghiệp ngày càng tăng, với chất luợng ngày càng cao, mẫu mã bao bì đẹp; điều đó đã tạo cho sản phẩm của doanh nghiệp có được vị thế cạnh tranh cao trên thị truờng.
Để công ty đạt được những thành công bước đầu đó, ta không thể không khẳng định vai trò của công cụ quản lý tài chính rất hiệu quả đó là bộ máy kế toán của công ty. Với hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung, đã tạo điều kiện cho kế toán trưởng kiểm tra, chỉ đạo nghiệp vụ và đảm bảo sự lãnh đạo tập trung thống nhất đối với mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Hơn nữa với hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung còn rất thuận tiện trong việc phân công, phân nhiệm, chuyên môn hóa công việc đối với từng nhân viên kế toán trong công ty. Đặc biệt là khâu quản lý và kế toán NVL đã không ngừng được hoàn thiện, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của hoạt động sản xuất kinh doanh.
3.1.1. Ưu điểm.
Như đã thấy vai trò quan trọng của NVL trong một doanh nghiệp sản xuất. Chính vì vậy công tác tổ chức quản lí NVL yếu tố đầu vào rất quan trọng. Trong
thời điểm cạnh tranh việc doanh nghiệp phải đặt ra mục tiêu tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm là nhiệm vụ cơ bản, lâu dài và đặc biệt quan trọng. Công ty CTCP Minh Dương không ngừng cố gẳng công tác quản lí và hoàn thiện mình trong việc hạch toán quản lí NVL.
Hiện nay công ty áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ. Hình thức này khá phù hợp với đặc điểm quy mô của công ty - do đội ngũ kế toán của công ty chưa có trình độ cao và việc ghi chép còn thủ công. Tuy nhiên ở họ có sự say mê nghề, năng động, nhiệt tình góp phần nâng cao hiệu quả công tác kế toán cũng như công tác quản lý trong công ty. Sau đây là những ưu điểm nổi bật của công ty:
3.1.1.1.Về việc ghi chép ban đầu.
Thông qua việc theo dõi công tác ghi chép ban đầu công ty đã quản lí rất chặt chẽ từ khâu thu mua đến khâu lập các chứng từ liên quan.Các chứng từ này được sủ dụng theo đúng quy định và chế độ kế toán. Việc quản lí và sử dụng chứng từ một cách nghiêm ngặt, cùng quá trình luân chuyển cùng trình tự ghi chép hợp lí, giúp cho việc quản lý NVL của công ty được đảm bảo chất lượng, số lượng. Giúp cho việc hạch toán được thận trọng và chính xác.
Việc giám sát tình hình nhập - xuất - tồn kho NVL được phản ánh kịp thời. Điều này tạo điều kiện thuận lợi cho việc cung cấp thông tin kịp thời cần thiết cho các bộ phận liên quan.
3.1.1.2. Về tổ chức quản lý nguyên vật liệu.
Công ty đặc biệt quan tâm tới công tác tổ chức quản lý NVL từ khâu thu mua, dự trữ và bảo quản đến khâu sử dụng. Có sự phối hợp giữa các phòng ban, phân xưởng sản xuất phối hợp chặt chẽ với phòng TC – KT từ việc lên kế hoạch thu mua phù hợp với sản xuất đến việc kiểm soát từng quá trình góp phần sử dụng đúng mục đích, tránh lãng phí, tăng hiệu quả sử dụng vốn lưu động của công ty.
- Ở khâu thu mua: Bộ phận thu mua đáp ứng về cơ bản các yêu cầu như chất lượng, giá cả, tính ổn định, nhanh chóng, kịp thời của NVL. Trên cơ sở các kế hoạch đặt ra hợp lý cho hệ thống NVL sử dụng khối lượng lớn, chủng loại khác nhau, việc đáp ứng cho sản xuất được kịp thời và đầy đủ.
- Ở khâu bảo quản dự trữ: Vì đặc điểm các NVL của doanh nghiệp rất khác nhau. Do đó với từng loại NVL và đặc điểm của chúng doanh nghiệp đã có cách bảo quản hợp lí. Công ty đã trang bị đầy đủ các thiết bị hỗ trợ, đáp ứng yêu cầu bảo quản NVL theo tính năng công dụng cũng như phù hợp với tính chất lý hóa của từng vật tư. Đối với NVL chính là bột sắn ẩm có đặc tính không thể để được trong thời gian dài sẽ làm giảm bớt chất lượng, do đó công ty đã tổ chức thu mua bột sắn trong từng ngày sản xuất và đã tạo mối quan hệ tốt và uy tín với các nhà cung cấp để đảm bảo nguồn cung cấp được kịp thời. Đối với các NVL khác, doanh nghiệp dự trữ trong các kho hợp lí gần các nhà máy để đảm bảo quá trình nhập - xuất NVL nhanh chóng. Đặc biệt doanh nghiệp luôn nắm bắt tinh hình của các nhà cung cấp và giá cả NVL biến động do đó đã xác định cho mình mức tồn kho hợp lí, để tránh tình trạng ứ đọng vốn hàng tồn kho.
- Ở khâu sử dụng: Công ty luôn cố gắng tìm biện pháp hạ thấp định mức tiêu hao NVL mà chất lượng sản phẩm vẫn đảm bảo, đây là một trong những biện pháp công ty áp dụng để hạ giá thành, tăng thế cạnh tranh cho sản phẩm của công ty trên thị trường.
3.1.1.3. Về đánh giá nguyên vật liệu.
Công ty áp dụng đánh giá NVL nhập kho theo giá trị giá thực tế, sử dụng theo đúng nguyên tắc là nhất quán trong tất cả các kì kế toán. Đây là cách tính đơn giản và hợp lý, đồng thời cũng phản ánh đúng giá trị NVL nhập kho.
Do nguồn cung cấp chủ yếu là người sản xuất trực tiếp sản xuất. Doanh nghiệp đã sử dụng bảng kê thu mua hàng nông - lâm - thủy sản và giá bình quân của tất cả các nguồn cung cấp đươc liệt kê trên bảng để ghi trên đơn giá phiếu nhập kho và vẫn đảm bảo là tổng giá trị NVL nhập kho. Đối với NVL xuất kho công ty sử dụng đơn giá bình quân cả kì dự trữ thuận tiện cho việc giảm nhẹ việc hạch toán chi tiết. Số lần nhập - xuất của công ty là nhiều, chủng loại NVL hết sức phong phú nên điều này là hợp lí. Tuy nhiên cũng có những điểm hạn chế.
3.1.1.4. Về hệ thống chứng từ kế toán.
Hiện nay công ty sử dụng các tài khoản và các sổ kế toán theo đúng biểu mẫu và theo đúng chế độ tài chính ban hành. Đồng thời công ty sử dụng hình thức chứng từ ghi sổ, nó phù hợp với quy mô và tổ chức quản lí của doanh nghiệp.
Việc luân chuyển các chứng từ được thực hiện hợp lí và chặt chẽ, giúp cho quá trình quản lí và kiểm tra giám sát được tỉ mỉ và thận trọng. Thủ tục nhập – xuất kho NVL được tiến hành nhanh chóng, hợp lý, đảm bảo cung cấp hợp lý và đầy đủ, kịp thời cho sản xuất cả về số lượng và chất lượng.
Không những vậy công việc luân chuyển chứng từ phân bố cho từng nhân viên rất khoa học, giúp kế toán trưởng dễ theo dõi, điều hành và nhận ra được những sai sót để sửa chữa kịp thời.
3.1.1.5. Về kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại công ty.
Công ty áp dụng kế toán chi tiết NVL theo phương pháp ghi thẻ song song. Đây là một phương pháp phù hợp nhất đối với doanh nghiệp, phù hợp với đặc điểm nhâp - xuất NVL thường xuyên cũng như việc tổ chức, quản lý, kiểm tra, đối chiếu được chặt chẽ, nhanh chóng thuận tiên. Kịp thời phát hiện những sai sót để sửa chữa.
3.1.1.6. Về các trường hợp khác.
Trong quá trình thu mua NVL của công ty không chỉ thuận tiện là nằm trong khu vực làng nghề làm bột sắn nhiều mà công ty không xảy ra những trường hợp như trả lại hàng mua kém phẩm chất hoặc giảm giá hàng mua…Mua bán theo phương thức “thuận mua vừa bán”do đó đảm bảo uy tín đối với người cung cấp cũng như thuận tiện cho việc hạch toán NVL.
Khi mua NVL chưa thanh toán kế toán theo dõi tình hình công nợ với nhà cung cấp trên sổ chi tiết TK 331; với đối tượng công nợ là các xã viên thì công ty mở riêng trên một sổ và mỗi đối tượng được theo dõi trên một vài trang sổ; với đối tượng công nợ là các công ty, nhà cung cấp thường xuyên thì kế toán theo dõi tình hình thanh toán với nhà cung cấp, mỗi nhà cung cấp được lập trên một quyển sổ theo dõi theo năm. Với việc mở sổ chi tiết như vậy nên việc theo dõi tình hình công nợ của công ty thuận lợi hơn và rất dễ kiểm tra đối chiếu.
Các nhân viên kế toán với tinh thần trách nhiệm của họ với công việc là cao, cận trọng nên công tác ghi chép sổ sách rất ít bị sai sót. Khi có sai sót trong việc ghi sổ công ty thực hiện phương pháp chữa sổ là ghi âm đó là phương pháp dễ làm và phù hợp với doanh nghiệp.
Nhờ có đường lối lãnh đạo của ban giám đốc chặt chẽ, hợp lí và nhân viên trong công ty có tinh thần trách nhiệm cao nên công ty đã đạt được một số thành tựu dáng kể như: Được nhà nước trao tặng huân huy chương lao động hạng 1,2,3. Đặc biệt công ty đã phấn đấu đạt tiêu chuẩn ISO9001 năm 2000 và HACCP CODE năm 2003.
3.1.2. Những tồn tại
Bên cạnh những mặt thuân lợi công ty còn có những mặt tồn tại cần được lưu ý như sau:
3.1.2.1. Về tổ chức quản lý bảo quản nguyên vật liệu.
Tuy hệ thống kho tàng được xây dựng tương đối đầy đủ và chứa dựng hết số NVL nhưng có nhiều loại được bảo quản chung trong cùng một kho nên công việc vận chuyển khó khăn và cũng ảnh hưởng đến chất lượng NVL. Có một số NVL tập chung ở một số NVL chỉ tập trung tại nhà máy chính, việc quản lí nhập, xuất được