mại Sông Đà
2.2.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán
Hiện nay công ty đang tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tập trung. Toàn bộ công việc kế toán từ việc lập chứng từ, ghi sổ chi tiết đến tổng hợp số liệu, lập báo cáo tài chính... đều được thực hiện tại phòng kế toán tài chính của công ty. Ở mỗi phân xưởng đều có bộ phận thống kê làm nhiệm vụ ghi chép những thông tin kinh tế ban đầu về nguyên vật liệu, sản phẩm, tiền lương...sau đó định kỳ bộ phận này sẽ lập báo cáo theo từng chỉ tiêu để gửi về phòng kế toán tài chính để các nhân viên kế toán xử lý số liệu và lập các sổ sách, báo cáo cần thiết.
Năm 2007 công ty áp dụng chuẩn mực và chế độ kế toán theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 3 năm 2006 và các quy định của kế toán Việt Nam như:
VAS 11: hợp nhất kinh doanh
VAS 17: thuế thu nhập doanh nghiệp
VAS 18: các khoản dự phòng, tài sản và nợ tiềm tàng
VAS 23: các sự kiện phát sinh sau ngày kết thúc kỳ kế toán năm VAS 27: báo cáo tài chính giữa niên độ
VAS 28: báo cáo bộ phận
VAS 30: Lãi trên cổ phiếu
Phòng kế toán có 5 người trong đó có 1 kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp, 1 thủ quỹ và 3 kế toán còn lại thực hiện các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong công ty.
Sơ đồ 2.3: Bộ máy kế toán của công ty
Kế toán trưởng: điều hành bộ máy kế toán, thực thi theo đúng chế độ đồng thời là người đề xuất với các giám đốc về các chính sách tài chính, các quy định kế toán riêng cho công ty, các chiến lược kinh doanh... nhưng cũng phải chịu trách nhiệm trước Ban giám đốc công ty, trước pháp luật, các bên có liên quan đến số liệu mà kế toán cung cấp như công ty kiểm toán, nhà đầu tư, khách hàng, nhà cung cấp...
Kế toán vật tư và tài sản cố định: hàng ngày giám sát tình hình nhập-xuất-tồn vật tư và ký xác nhận về số lượng, chủng loại vật tư thực nhập, thực xuất, đối chiếu phiếu xuất kho cho từng phân xưởng với bảng định mức vật tư cấp, phát hiện và đề xuất biện pháp xử lý với lãnh đạo những trường hợp vật tư nhập kho không đảm bảo chất lượng Đồng thời kiêm luôn kế toán tài sản cố định: có nhiệm vụ theo dõi tình hình biến động của tài sản cố định hàng tháng và tiến hành trích khấu hao tài sản cố định, phân bổ cho từng đối tượng có liên quan và ghi sổ kế toán
Kế toán tiền lương: có nhiệm vụ tính tiền lương và các khoản trích theo lương (bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn), phụ cấp, tiền thưởng cho từng người ở từng bộ phận, phòng ban sau đó lập bảng tổng hợp tiền lương từng phân xưởng và toan bộ công ty Kế toán trưởng Kế toán tiền lương Kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành Kế toán vật tư và tài sản cố định Thủ quỹ
Nhân viên thống kê ở các phân xưởng
Kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm: có nhiệm vụ hàng tháng tập hợp và phân bổ chi phí sản xuất, tính giá thành thực tế cho sản phẩm hoàn thành
Thủ quỹ: hàng ngày căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi, kế toán thực hiện việc thu, chi đối với khách hàng và cuối ngày kế toán sẽ vào sổ thu chi tồn quỹ
Các nhân viên thống kê ở phân xưởng: có nhiệm vụ hướng dẫn và thực hiện hạch toán ban đầu, thu nhận và kiểm tra sơ bộ chứng từ phản ánh nghiệp vụ phát sinh ở phân xưởng, rồi gửi chứng từ về phòng kế toán để phòng kế toán vào sổ sách và tổng hợp báo cáo.
2.2.2.Đặc điểm tổ chức hình thức sổ kế toán
Bắt đầu niên độ kế toán, kế toán sẽ mở một bộ sổ mới và cuối niên độ thì thực hiện khóa sổ sau khi đã cộng sổ, tính số phát sinh và số dư cuối kỳ. Niên độ kế toán tại công ty bắt đầu từ ngày 01/12 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm.
Công ty cổ phần công nghiệp thương mại Sông Đà là một công ty cổ phần có quy mô vừa. Để thuận tiện cho việc ghi chép, hệ thống hóa số liệu, hiện nay công ty đang sử dụng hình thức sổ kế toán là “Nhật ký chung” tức là: tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ nhật ký, mà trọng tâm là sổ nhật ký chung theo trình tự thời gian phát sinh và định khoản kế toán của nghiệp vụ đó, sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi sổ cái theo từng nghiệp vụ phát sinh. Đồng thời sử dụng phần mềm kế toán của trung tâm UNESCO Phát triển công nghệ thông tin để hỗ trợ quá trình ghi chép, lập sổ sách. Công ty hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên, tính thuế Giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ. Trình tự ghi sổ theo hình thức “Nhật ký chung” kết hợp với phần mềm kế toán như sau:
Sơ đồ 2.4: Sơ đồ luân chuyển chứng từ theo hình thức Nhật ký chung tại công ty
Chứng từ gốc
Sổ nhật ký chung Sổ chi tiết tài khoản
Sổ cái tài khoản Chứng từ gốc Bảng cân đối thử
Báo cáo kế toán
Ghi chú:
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu
Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ nhật ký chung, sau đó tự phần mềm kế toán sẽ ghi vào sổ cái theo các tài khoản kế toán phù hợp, rồi ghi vào các sổ chi tiết có liên quan. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập các Báo cáo tài chính. Về nguyên tắc tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có trên bảng cân số phát sinh phải bằng tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có trên sổ Nhật ký chung cùng kỳ. Công ty không lập nhật ký đặc biệt