II. Phân tích thực trạng quản lý và sử dụng tài sản
1. Khái quát về cơ cấu tài sản và nguồn vốn kinh doanh của công ty.
hao và phân bổ khấu hao tài sản cố định vào chi phí kinh doanh, tập hợp chi phí kinh doanh.
- Bộ phận kế toán tổng hợp máy tính: Kế toán tổng hợp kiểm tra, đối chiếu, lập báo cáo, kế táon bộ phận máy tính lu trữ số liệu trên cơ sở chứng từ nhập vào máy tính và máy sẽ tiến hành kết chuyển lên các sổ kế toán, cho ra các báo cáo kế toán phục vụ cho nhu cầu quản lý và báo cáo lên cấp trên.
Hàng ngày khi phát sinh nghiệp vụ ở các kho, các cửa hàng, đại lýnhân viên cửa hàng lập hoá đơn kiêm phiếu xuất kho xi măng và thu tiền. Cuối ngày lập báo cáo bán hàng nộp lên phòng kế toán và đến ngân hàng để nộp tiền bán hàng. Các chứng từ, các báo cáo bán hàng của các cửa hàng bán lẻ, các đại lý đều đợc gửi lên phòng kế toán để các bộ phận tơng ứng ghi sổ.
II. P hâ n tí c h t hực tr ạ ng quả n lý và sử dụng tà i sả n lu độn g ở c ông ty vậ t t kỹ thuậ t xi tà i sả n lu độn g ở c ông ty vậ t t kỹ thuậ t xi mă ng.
1. Khái quát về cơ cấu tài sản và nguồn vốn kinh doanh của công ty. ty.
Tình hình về tài sản và nguồn hình thành ở Công ty vật t kỹ thuật xi măng trong 3 năm 1997, 1998, 1999 nh sau:
Bảng 1 : Tình hình tài sản và nguồn vốn (ngày 31/12/N)
Đơn vị tính: Triệu đồng
Năm Chỉ tiêu
1997 1998 1999
Giá trị % Giá trị % Giá trị %
I. Tài sản 53.361,87 100 72.547,2 100 108.337,887 100 1. TSLĐ&ĐTNH 32.041,70 60 47.250,97 65, 1 83.441,608 77 2. TSLĐ&ĐTDH 21.320,17 40 25.296,23 34,9 24.96,279 23 II. Nguồn vốn 53.361,87 100 72.547,2 100 108.337,887 100 1. Nợ phải trả 15.698,82 29,42 25.647,1 35,35 67.357,456 62,17 - Nợ ngắn hạn 9.154,70 17,16 22.213,7 30,62 63.742,367 58,83 - Nợ dài hạn - Nợ khác 5.544,12 12,12 3.430,4 4,73 3.615,089 3,34 2. Nguồn vốn CSH 37.663,06 70,58 46.903,1 64,65 40.980,431 37,83
Về qui mô tài sản của doanh nghiệp tăng với tốc độ khá cao. - Năm 1998 so với năm 1997 giá trị tài sản tăng.
72.547,2tr - 53.361,87tr = 19.185,33 triệu Về số tơng đối tăng x 100 = 35,95%
- Năm 1999 so với 1998 giá trị tài sản tăng:
108.337.887 tr - 72.547,2 tr = 35.790,687 Triệu. Về số tơng đối tăng x 100 = 49,33%
Để hiểu rõ nguyên nhân của tốc độ tăng trởng qui mô tài sản với tốc độ "Chóng mặt" nh trên ta sẽ phải đi sâu phân tích các khoản mục của "bảng cân đối kế toán". Nếu chỉ xét riêng về việc mở mang hoạt động sản xuất kinh doanh thì sự tăng trởng về qui mô của Công ty vật t kỹ thuật xi măng nh vậy là rất tốt. Tuy nhiên ở đây cha thể kết luận bất kỳ điều gì mà ta hãy tiếp tục xem xét cơ cấu tài sản của công ty.
Về cơ cấu tài sản, năm 1997 giá trị của TSLĐ và đầu t ngắn hạn mới chỉ chiếm 60% tổng giá trị tài sản thì năm 1998 chiếm 65,1% và tới năm 1999 con số này là 77%. Trong khi đó tỷ trọng của TSCĐ và đầu t dài hạn giảm theo các năm từ 40% năm 1997 xuống còn 34,9% năm 1998 và chỉ còn lại 23% trong năm 1999.
Đối với một Công ty kinh doanh nh Công ty vật t kỹ thuật xi măng thì việc tăng tỷ trọng của TSLĐ là xu hớng tốt. Tuy nhiên nếu xem xét kỹ một chút ta thấy rằng từ năm 1998 sang năm 1999, trong khi qui mô hoạt động kinh doanh (qui mô tài sản) tăng tới 49,33% thì qui mô của tài sản cố định lại giảm đi về giá trị là:
25.296,23 - 24.896,28 = 399,95 (Triệu đồng) tơng đơng 1,58% Đây là vấn đề đáng lu tâm bởi vì tài sản sản cố định của Công ty vật t kỹ thuật xi măng chủ yếu là hệ thống kho tàng và phơng tiện vận tải lẽ ra nó cũng phải tăng lên để đáp ứng yêu cầu của hoạt động kinh doanh nhng thực tế lại giảm đi. Điều này có thể dẫn tới việc Công ty phải đi thuê phơng tiện vận tải hoặc kho tàng, không chủ động đợc trong hoạt động kinh doanh.
Cũng nh tài sản về qui mô nguồn vốn ta sẽ không nghiên cứu thêm. ở đây ta sẽ xem xét sự biến động về cơ cấu nguồn vốn của Công ty qua các thời kỳ nghiên cứu (1997, 1998, 1999).
Một điều tơng đối lạ là Công ty vật t kỹ thuật xi măng hiếm khi sử dụng các khoản vay ngân hàng. Đặc biệt trong ba năm 1997 1998, 1999 Công ty không hề sử dụng hình thức "tín dụng ngân hàng" mà chỉ sử dụng vốn chủ sở hữu và tín dụng thơng mại.
Căn cứ vào những số liệu thực tế đợc thể hiện trên Bảng 1 ta có thể thấy rằng năm 1997 và 1998, Công ty vật t kỹ thuật xi măng hoạt động chủ yếu dựa trên nguồn vốn chủ sở hữu, năm 1997 vốn chủ sở hữu chiếm 70,58% tỷ trọng nguồn vốn, năm 1998 có giảm đi nhng vốn chủ sở hữu chiếm tới 64,65% tỷ trọng nguồn vốn. Điều này cũng dễ hiểu bởi vì Công ty vật t kỹ thuật xi măng mới đợc chuyển đổi cơ chế hoạt động từ cơ chế làm đại lý tiêu thụ xi măng cho các đơn vị sản xuất xi măng thuộc Tổng công ty xi măng Việt Nam sang cơ chế
hạch toán kinh doanh, mua đứt bán đoạn từ năm 1998. Do đó sau một thời gian làm quen với cơ chế hoạt động mới, Công ty đã khẳng định đợc vị trí, uy tín của mình nên đã đợc các nhà cung cấp tin tởng cấp cho lợng tín dụng thơng mại lên tới 63.742,367 triệu đồng (ngày 31/12/1999) chiếm tới 62,17% tỷ trọng nguồn vốn. Đây là một yếu tố rất thuận lợi cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty vì nguồn tín dụng thơng mại không phải trả lãi vay. Tuy nhiên sử dụng hình thức tín dụng thơng mại cũng nh một con dao hai lỡi, nó có thể làm doanh nghiệp mất khả năng thanh toán nếu công tác tác quản lý tài chính không tốt. Điều này đã không xảy ra ở Công ty vật t kỹ thuật xi măng vì nh ta thấy trên Bảng một khoản mục "TSLĐ & Đàu t tài chính ngắn hạn" luôn có số d lớn hơn rất nhiều so với hạng mục "Nợ phải trả" bên nguồn vốn, nghĩa là trong thời kỳ nghiên cứu, Công ty vật t kỹ thuật xi măng luôn duy trì đợc tình hình tài chính lành mạnh, đảm bảo khả năng thanh toán cho khách hàng.
Tỷ trọng của "Nợ phải trả" trong nguồn vốn không ngừng tăng lên từ 29,42% năm 1997 lên 33,35% năm 1998 và vọt lên đến 62,17% vào năm 1999, đến nay là tất yếu vì đối với các doanh nghiệp làm ăn có hiệu quả thì uy tín của doanh nghiệp giúp nó đợc hởng nhiều khoản tín dụng thơng mại, và đối với những nhà quản lý tài chính giỏi thì việc sử dụng nợ sẽ có hiệu quả và đợc a thích hơn việc sử dụng vốn chủ sở hữu.
Sự biến động nguồn vốn chủ sở hữu lại hơi khác biệt so với "Nợ phải trả". Từ năm 1997 sang năm 1998, nguồn vốn chủ sở hữu vẫn tăng lên về số tuyệt đối một lợng là 46.903,1 triệu - 37.66306 triệu = 9.240,04 triệu nhng tính về cơ cấu trong tổng nguồn vốn lại giảm đi gần 6%. Sang năm 1999, nguồn vốn chủ sở hữu lại giảm đi một lợng là 46.903,1 triệu - 40.980,431 triệu = 5.922,699 triệu, cộng với sự tăng lên của "Nợ phải trả" khiến tỷ trọng vốn chủ sở hữu trong tổng nguồn vốn giảm từ 64,65% năm 1998 xuống còn 37,83% năm 1999. Với tình hình kinh doanh của Công ty nh hiện nay thì có lẽ tỷ trọng vốn chủ sở hữu sẽ tiếp tục giảm trong những năm tới. Tuy vậy, Công ty nên giữ tỷ lệ này ở mức 25 ữ 30% để giảm bớt nguy cơ xảy
ra những rủi ro về tài chính, đồng thời luôn chú ý đảm bảo khả năng thanh toán để củng cố lòng tin của các nhà cung cấp và khách hàng.
2. Tình hình tài sản lu động ở Công ty:
Nh ở trên ta thấy, do đặc điểm của Công ty vật t kỹ thuật xi măng là một công ty kinh doanh nên phần lớn nguồn vốn của công ty đợc đầu t cho tài sản lu động. Năm 1997 tài sản lu động chiếm 60% tổng giá trị tài sản và tới năm 1999 con số này đã là 77%.
Trớc khi đi vào xem xét hiệu quả của việc sử dụng tài sản lu động ta hãy xem xét một cách chi tiết sự biến động về qui mô và cơ cấu TSLĐ của Công ty trong thời kỳ nghiên cứu.
Bảng 2: Bảng cân đối kết toán (trích phần tài sản) Ngày 31/12/N (đơn vị: triệu đồng)
Năm Chỉ tiêu
1997 1998 1999
Giá trị % Giá trị % Giá trị %
A.TSLĐ&ĐTTCNH 32.041,701 60 47.250,965 65,1 83.441,608 77
I.Vốn bằng tiền 13.458,836 25,2 21.938,715 30,24 72.253,259 66,7
- Tiền mặt 526,801 0,99 693,957 0,96 1.187,057 1,1
- TGHN 12.701,770 23,8 21.204,235 29,23 65.91 5,504 60,84
- Tiền đang chuyển 230,265 0,43 40,523 0,05 5.150,698 4,76
II. Đầu t CKNH
III. Các khoản phải thu 17.409,550 32,63 9.884,323 13,62 6.320,227 5,83
- Phải thu KH 14.707,608 27,56 7.224,499 9,96 4.624,567 4,27
- Trả trớc ngời bán 30,982 0,06 1.304,225 1,8 1.573,328 1,45
- Phải thu nội bộ
- Phải thu khác 2.670,960 5 1355,598 1,87 122,332 0,11 - Dự phòng phải thu khó đòi IV. Hàng tồn kho 506,602 0,95 15.165,980 20,9 4.638,285 4,28 - Hàng mua đi đờng 575,680 0,79 1.227,053 1,13 - NVL liệu tồn kho 442,112 0,83 453,230 0.62 348,922 0.32
- Công cụ dụng cụ 64.490 0,12 47,148 0,07 39,827 0,04
- Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang - Thành phẩm - Hàng hoá 14.089,923 19,42 3.022,484 2,79 - Hàng gửi bán - Dự phòng giảm giá V-Tài sản lu động khác 666,714 1,25 261,946 0,36 229,836 0,21 - Tạm ứng 666,714 240,139 0,33 193,413 0,18 - Chi phí trả trớc 21,807 0,03 36,423 0,03 VI - Chi sự nghiệp B- TSCĐ và ĐTTCDH 21.320,171 40 25.296,228 34,87 24.896,280 22,98 I - TSCĐ 21.234,494 39,79 25.014,538 34,48 24.146,364 22,29 1.TSCĐhữu hình 21.234,494 24.313,372 33,51 23.519,005 27,71 - Nguyên giá 37.817,608 40.455,798 40.961,341 - Hao mòn luỹ kế (16.583,114) (16.142,426) (17.442,336) 2.TSCĐ thuê TC 3.TSCĐ vô hình 701,167 0,97 627,359 0,58 II - Đầu t TC dài hạn 525,0 0,48 III - Chi phí XDCBDD 85,677 0,21 281,690 0,39 Tổng cộng TS 53.361,873 100 72.547,193 100 108.337,887 100
* Tiền và các khoản đầu t tài chính ngắn hạn
ở trên ta đã thấy sự tăng trởng rất nhanh chóng của tài sản lu động qua hai năm 1998 và 1999. Từ ngày 31/12/1997 đến 31/12/1998 về giá trị tài sản lu động của Công ty đã tăng hơn 15 tỷ đồng trong đố "vốn bằng tiền" tăng 8.479,88 triệu đồng. Nh đã phân tích trong Chơng I, việc doanh nghiệp giữ quá nhiều tiền mặt sẽ làm doanh nghiệp mất đi các cơ hội thu lợi nhận so với đầu t vào chứng khoán ngắn hạn nhng trên thực tế thị trờng tài chính Việt Nam cha phát triển nên vấn đề đầu t bao nhiêu tiền vào loại chứng khoán nào để khi cần tiền có thể bán ngay mà vẫn có lợi nhuận là một câu hỏi hóc búa. Trong khi phần lớn tiền của Công ty đợc gửi tại ngân hàng theo hình thức không kỳ hạn với lãi xuất hiện nay là 0,2%/tháng và
số d trong tài khoản của Công ty tại ngân hàng lên tới vài chục tỷ đồng thì "thu nhập hoạt động tài chính" hàng tháng Công ty đợc h- ởng cũng không phải là nhỏ.
ở trên ta cũng đã đề cập tới việc trong bảng CĐKT năm 1997, 1998, 1999 không hề có số d trên các khoản mục "Vay ngắn hạn" hoặc "Vay dài hạn" ngân hàng. Qua tìm hiểu đợc biết Công ty vật t kỹ thuật xi măng đợc Tổng Công ty xi măng Việt Nam giao nhiệm vụ kinh doanh xi măng trên địa bàn Hà Nội và một số tỉnh phía Bắc. Xi măng do các công ty thành viên của Tổng công ty Xi măng Việt Nam nh Hoàng Thạch, Bỉm Sơn, Bút Sơn sản xuất đợc cung cấp cho Công ty vật t kỹ thuật xi măng với thời gian chậm trả là 40 ngày và giá bán do Tổng Công ty quy định. Đây là lợi thế rất lớn đối với Công ty và chính lợng vốn tín dụng thơng mại này là nguyên nhân chính dẫn sự tăng lên của lợng tiền gửi ngân hàng ở trên. Cụ thể số d trên tài khoản " tiền gửi ngân hàng" của Công ty vào ngày 31/12/1997 là 12.701,77 triệu đồng đã tăng lên 21.204,235 triệu đồng vào ngày 31/12/1998 và con số này lên tới 65.915,504 triệu đồng vào ngày 31/12/1999. Tất nhiên số d này không giữ đợc lâu nhng với lãi suất 0,2%/ tháng và không phải mất chi phí thì đây cũng là khoản thu nhập không nhỏ. Vả lại xét trong điều kiện số tiền gửi ngân hàng đó là tiền thờng xuyên luân chuyển, chủ yếu dùng để thanh toán cho nhà cung cấp khi đến hạn thì việc quản lý tài sản lu động của Công ty dới dạng tiền trong các năm 1997, 1998, 1999 ngày càng tốt hơn, lợng tiền doanh nghiệp có tại các thời điểm báo cáo đều lớn hơn số d tài khoản "phải trả nhà cung cấp". Dới đây là số liệu cụ thể.
Thời điểm
Khoản mục 31/12/1997 31/12/1998 31/12/1999
Vốn bằng tiền(TS) 13.458.835.727 21.938.715.299 72.253.259.203 Nợ ngắn hạn (NV) 9.154.619.722 22.213.662.014 63.742.367.029 - Phải trả nhà cung cấp 6.064.095.242 16.960.535.136 56.75.171.858
Nh ta thấy trên bảng, giá trị TSLĐ dới dạng tiền của Công ty phần lớn sẽ đợc dùng để trả cho ngời bán. Do đó có thể kết luận rằng công tác quản lý TSLĐ của công ty dới dạng tiền đợc thực hiện tốt trong thời gian qua.
* Các khoản phải thu :
Khoản mục tiếp theo của TSLĐ là "Các khoản phải thu". Chiếm tỷ trọng lớn nhất trong khoản mục này là lợng vốn tín dụng thơng mại cấp cho khách hàng. Nh ta đã biết, việc bán hàng trả chậm là một yếu tố cạnh tranh trong kinh doanh, nó có thể làm tăng khối lợng hàng hoá tiêu thụ, tăng lợi nhuận nhng cũng đồng thời tăng những rủi ro về tài chính nếu khách hàng mất khả năng thanh toán.
Trên Bảng 2 ta thấy rằng các khoản phải thu của Công ty lần l- ợt giảm qua các năm cả về số tuyệt đối và số tơng đối. Ngày 31/12/1997 tổng số tiền phải thu là 17.409,55 triệu đồng - chiếm 32,63% tổng giá trị tài sản của doanh nghiệp trong đó "Phải thu khách hàng" chiếm tới 25,56% tổng giá trị tài sản. Sau 1 năm tới ngày 31/12/98 số tiền phải thu giảm xuống còn 9.884,323 triệu đồng, chiếm 13,62% tổng giá trị tài sản của doanh nghiệp. Và tới ngày 31/12/99 số tiển phải thu còn là 6.320,227 triệu đồng chiếm 5,83% tổng giá trị tài sản.
Trong khi đó, doanh thu bán hàng của công ty tăng liên tục từ 64.355,482 triệu đồng năm 1997 lên 362.120,763 triệu đồng năm 1998 và 497.259,596 triệu đồng năm 1999. Sở dĩ có sự tăng vọt của doanh thu giữa năm 1998 so với 1997 chủ yếu là do doanh thu 1997 chỉ là phần hoa hồng đại lý mà công ty đợc hởng còn doanh thu năm 1998 bao gồm cả giá vốn xi măng. Bên cạng đó, việc mở rộng địa bàn tiêu thụ cũng là một yếu tố làm tăng doanh thu. Điều ta cần lu ý đây là bán hàng trả chậm đợc coi là một yếu tố làm tăng doanh thu nhng ở Công ty vật t kỹ thuật xi măng thì số tiền "phải thu khách hàng" lại giảm đi trong khi doanh thu tiêu thụ tăng cao. Đây cũng là một thành tựu của công ty trong việc quản lý tài chính chung và quản lý tài sản nói chung. Thành tựu này góp phần tăng nhanh tốc độ quay vòng của vốn, giảm tới mức thấp nhất lợng vốn bị chiếm dụng và các rủi ro tín dụng, tăng hiệu quả kinh doanh.
* Hàng tồn kho : Đây là một hạng mục mà giá trị của nó chiếm tỷ trọng tơng đối lớn trong TSLĐ dù là đối với doanh nghiệp sản