II. Phân tích thực trạng quản lý và sử dụng tài sản
2. Trên cơ sở kế hoạch kinh doanh, các bộ phận liên quan lập kế
hoạch sử dụng vốn, kế hoạch đầu t tài sản lu động.
- Kế hoạch tiền mặt: nh ta đã thấy trên bảng cân đối kế toán, trong mấy năm vừa qua Công ty luôn ở trong tình trạng d thừa tiền mặt, tuy nhiên lợng tiền mặt này không thể dùng để đầu t vào các tài sản khác vì nguồn tài trợ cho nó chủ yếu là nguồn tín dụng thơng mại của các nhà sản xuất có thời hạn 40 ngày (theo quyết định của Tổng Công ty Xi măng Việt Nam). Do đó nếu công tác thu hồi của Công ty luôn đợc thực hiện tốt nh trong năm vừa qua thì lợng tiền mặt sẽ luôn d thừa để thanh toán. Theo tôi, sau khi cân đối lợng tiền mặt hiện có với lợng tiền mặt cần để trả lơng, trả tiền hàng hóa dịch vụ mua ngoài,... lợng tiền mặt thừa có thể dùng để đầu t vào các loại chứng khoán ngắn hạn - loại tài sản có tính lỏng cao và khả năng sinh lời cao hơn tiền mặt. Tất nhiên việc này có thể thực hiện đợc trong thời gian tới, khi thị trờng chứng khoán Việt Nam phát triển.
Trong trờng hợp tiền mặt của Công ty không đảm bảo đợc khả năng thanh toán, thì kế hoạch tiền mặt chính xác sẽ giúp các nhà quản lý có quyết định đúng đắn là sẽ sử dụng nguồn vốn nào để tài trợ cho nó để hiệu quả đạt đợc cao nhất.
Kế hoạch dự trữ hàng hóa: kế hoạch dự trữ hàng hóa có liên quan mật thiết đến kế hoạch vận chuyển hàng hóa và do đó có tác động rất lớn đến chi phí vận chuyển. Hiện nay chi phí vận chuyển đang chiếm khoảng 70 % chi phí bán hàng, còn lại là chi phí xếp dỡ, lu kho bãi, lơng bộ phận bán hàng,...do đó quản lý tốt việc dự trữ hàng hoá sẽ góp phần giảm chi phí vận tải, tăng lợi nhuận của hoạt động kinh doanh.
Với địa bàn hoạt động hiện nay gồm có thành phố Hà Nội và 13 tỉnh phía Bắc thì sẽ tiết kiệm đợc rất nhiều chi phí vận chuyển. Thực tế hiện nay hàng hóa đợc mua tại kho của nhà sản xuất, Công ty Vât t kỹ thuật xi măng sẽ tổ chức đa về kho chính của mình bằng đờng sắt (đối với xi măng Bỉm Sơn, Bút Sơn) bằng đờng sông (đối với xi măng Hoàng Thạch) sau đó mới phân phối về các kho bán lẻ hoặc chuyển tới các kho của khách hàng, nh vậy nhiều khi rất lãng phí chi phí vận tải, bốc xếp. Công ty nên tổ chức lại nh sau:
+ Địa bàn hoạt động gồm 14 tỉnh, thành phố mà chỉ có một trụ sở chính và 6 chi nhánh nên tại 6 chi nhánh cần xây dựng hệ thống kho đủ lớn để cung cấp xi măng cho cả các tỉnh lân cận. Hàng tháng các chi nhánh cần lập kế hoạch về số lợng tiêu thụ, chủng loại sản phẩm, từ đó Công ty sẽ đề ra kế hoạch vận chuyển hợp lý nhất. Vận chuyển bằng đờng sắt, đờng sông có u điểm là vận chuyển đợc khối lợng lớn, cớc phí vận tải rẻ nhng hầu hết phải trung chuyển sang vận tải đờng bộ nên sẽ rất tốn chi phí xếp dỡ, lu kho bãi. Vận chuyển đ- ờng bộ có u điểm là nhanh, không phải trung chuyển qua phơng tiện khác nên tiết kiệm đợc chi phí xếp dỡ, lu kho, bảo quản nhng cớc vận chuyển lại khá cao. Do đó Công ty nên so sánh để đề ra kế hoạch vận chuyển hợp lý nhất, chẳng hạn nếu vận chuyển xi măng từ Hoàng Thạch hoặc Bút Sơn cho chi nhánh Hoà Bình hoặc Bắc Ninh thì chỉ nên dùng phơng tiện vận tải đờng bộ. Điều cần nhấn mạnh ở đây, là kế hoạch vận chuyển hàng hóa không nên cứng nhắc mà cần phải áp dụng linh hoạt để phù hợp với thực tế, giảm chi phí vận chuyển, tăng lợi nhuận.
+ Tại các tỉnh chủ yếu là bán lẻ cho khách hàng còn tại Hà Nội thị trờng tiêu thụ xi măng lớn nhất thì nớc thì lợng xi măng trong kho chỉ nên giữ ở mức đủ cung cấp cho các hàng hóa bán lẻ còn đối với các khách hàng tiêu thụ khối lợng lớn có lẽ nên dùng phơng tiện vận tải đờng bộ vận chuyển thẳng từ nhà máy về kho của khách hàng. Việc tổ chức vận chuyển nh vậy sẽ giảm đợc chi phí trung chuyển, xếp dỡ, lu kho và có thể góp phần tăng thu nhập bất thờng từ hoạt động cho thuê kho. Năm 1999 thu nhập bất thờng của Công ty là 1.968.306 đồng chủ yếu là do thuê kho và thanh lý tài sản. Năm 2000, thu nhập từ việc cho thuê kho của Công ty lên tới gần 4 tỷ đồng - lớn hơn rất nhiều so với thu nhập từ hoạt động kinh doanh chính của Công ty.
Tóm lại kế hoạch dự trữ hàng hóa, kế hoạch vận chuyển nếu đ- ợc làm tốt kết hợp hài hoà với nhau sẽ góp phần làm giảm chi phí vốn, chi phí bảo quản, lu kho, xếp dỡ, chi phí vận chuyển, tác động trực tiếp đến hiệu quả kinh doanh của Công ty.