III. Tổ chức bộ máy quản lý của công ty TSQ Việt Nam
a) Chức năng, quyền hạn của hội đồng quản trị
- HĐQT có đầy đủ quyền hạn cần thiết trong việc đề ra các chính sách chung và riêng của doanh nghiệp. HĐQT phải hành động phù hợp với các điều khoản đã đề ra.
- Tuỳ thuộc điều khoản đã đề ra của công ty và luật đầu tư nước ngoài, HĐQT có thể giao bất kỳ quyền nào của mình cho tổng giám đốc hoặc phó tổng giám đốc. HĐQT cũng được phép uỷ quyền cho tổng giám đốc và phó tổng giám đốc, hành động trong mọi vấn đề thuộc phạm vi những chính sách chung hay riêng biệt do hội đồng quản trị đề ra.
- HĐQT cũng có quyền thành lập các ban gồm những thành viên HĐQT và những người khác mà HĐQT cho là thích hợp. HĐQT có quyền giao quyền của mình hay uỷ quyền, khi HĐQT cho là hợp lý cho các ban đó trong việc giám sát và thực hiện mọi vấn đề liên quan đến đầu tư, kinh doanh,
hoạt động của doanh nghiệp và thuộc phạm vi những chính sách chung và riêng do HĐQT đề ra.
- HĐQT có thể quyết định dành một khoản tiền riêng, cố định để trang trải các chi phí cho việc các thành viên HĐQT tham dự các cuộc họp định kỳ hoặc đặc biệt của HĐQT. Những chi phí đó tính vào chi phí ăn ở, đi lại. Trừ trường hợp nói trên ra, sẽ không có một khoản tiền nào dành để trả lương hay để hoàn trả các chi phí khác cho các thành viên HĐQT khi họ làm nhiệm vụ với tư cách thành viên HĐQT. Điều này không có nghĩa là ngăn không cho các thành viên làm việc cho doanh nghiệp với một tư cách khác và nhận thù lao trả cho việc đó.
- HĐQT có thể ra nghị quyết thay đổi số lượng thành viên của HĐQT
b ) Trách nhiệm, quyền hạn của tổng giám đốc
- Tổng giám đốc và phó tổng giám đốc do hội đồng quản trị bổ nhiệm để điều hành các công việc hàng ngày của doanh nghiệp và chịu trách nhiệm trước hội đồng quản trị về việc quản lý, điều hành công việc hàng ngày của doanh nghiệp.
- Tổng giám đốc là người đại diện có thẩm quyền trước pháp luật của doanh nghiệp và là người đứng đầu điều hành doanh nghiệp. Tất cả các cán bộ của doanh nghiệp có trách nhiệm phải báo cáo trước tổng giám đốc, đặc biệt tổng giám đốc có quyền và trách nhiệm phải:
- Báo cáo với hội đồng quản trị về công việc của doanh nghiệp
- Giám sát và chỉ đạo công việc của tất cả các cán bộ thuộc doanh nghiệp
- Thay mặt doanh nghiệp thương thảo, ký kết và giải quyết các hợp đồng, các tài liệu, văn bản và thư từ liên quan đến công việc quản trị kinh doanh hàng ngày của doanh nghiệp như đã được hội đồng quản trị uỷ quyền toàn bộ hoặc riêng từng việc.
- Đại diện doanh nghiệp trước toà án, trước các cơ quan có thẩm quyền Việt Nam, trước các bên thứ ba và trong các vấn đề khác đã được HĐQT uỷ quyền toàn bộ hoặc riêng từng việc.
Ngoài ra, Tổng giám đốc có thể thực hiện tất cả các nhiệm vụ khác liên quan đến chức vụ của mình hoặc các nhiệm vụ do hội đồng quản trị yêu cầu chung hay riêng từng việc với điều kiện là một bên thứ ba khi giao dịch với tổng giám đốc ( không kể bên thứ ba là bên đã biết hoặc lẽ ra đã biết việc thiếu thẩm quyền ) sẽ không bắt buộc phải tìm hiểu xem tổng giám đốc đã được hội đồng quản trị mở rộng thẩm quyền cần thiết hay chưa. Bên thứ ba đó có quyền tin tưởng vào thẩm quyền thực tế hay thẩm quyền thể hiện bên ngoài của tổng giám đốc.
- Bất kể một khoản chi nào không nằm trong kế hoạch chi phí của hội đồng quản trị thì tổng giám đốc phải được sự chấp thuận của hội đồng quản trị.
- Tổng giám đốc và phó tổng giám đốc chịu trách nhiệm về việc bảo đảm cho tất cả các quyết định của hội đồng quản trị được thực hiện, với điều kiện các quyết định đó không mâu thuẫn với các điều khoản của điều lệ này và luật đầu tư nước ngoài tại Việt Nam.
- Tổng giám đốc phải thảo luận với phó tổng giám đốc việc thực hiện tất cả các quyết định quan trọng về quản lý và điều hành công việc hàng ngày của doanh nghiệp. Trong trường hợp có ý kiến khác nhau giữa tổng giám đốc và phó tổng giám đốc về bất kỳ vấn đề nào liên quan đến quản lý và điều hành công việc của doanh nghiệp thì quyết định của tổng giám đốc sẽ được thực hiện. Nhưng ý kiến của phó tổng giám đốc sẽ được bảo lưu và đưa ra hội đồng quản trị để quyết định tại cuộc họp hội đồng quản trị sắp tới hoặc tại một cuộc họp HĐQT do chủ tịch triệu tập theo đề nghị của phó tổng giám đốc.
toàn bộ hay từng nhiệm vụ hoặc quyền hạn cá biệt cho phó tổng giám đốc hoặc các nhân viên chủ chốt khác. Trong khi tổng giám đốc vắng mặt hoặc không có khả năng giải quyết công việc thì phó tổng giám đốc theo thứ tự ( do hội đồng quản trị quy định ) sẽ thực hiện các chức năng đã được quy định cho tổng giám đốc.
- Thư ký phải phát hành tất cả các thông báo cuộc họp, ghi biên bản diễn biến cuộc họp, chịu trách nhiệm quản lý con dấu, sổ sách công ty và làm báo cáo hoặc thực hiện các nhiệm vụ khác khi hội đồng quản trị có yêu cầu cụ thể.
- Kế toán trưởng phải quản lý, cất giữ tất cả tiền bạc, trái phiếu của doanh nghiệp và ghi chép sổ sách kế toán chuyên môn. Kế toán trưởng chi tiền từ quỹ của doanh nghiệp để trả cho các nhu cầu chi tiêu chính đáng của doanh nghiệp hoặc theo lệnh của tổng giám đốc hoặc hội đồng quản trị, và lấy các chứng từ hợp lệ cho các khoản chi đó. Khi có yêu cầu, kế toán trưởng phải nộp cho tổng giám đốc hoặc hội đồng quản trị một bản quyết toán về tất cả các giao dịch của mình và tình hình tài chính của doanh nghiệp. Kế toán trưởng phải thực hiện mọi nhiệm vụ có liên quan đến chức vụ của mình hoặc theo yêu cầu cụ thể của hội đồng quản trị.
- Khi thấy cần thiết, hội đồng quản trị có thể bổ nhiệm các cán bộ hoặc nhân viên khác vào các chức vụ theo nhiệm kỳ. Các cán bộ đó phải thực hiện các quyền hạn và nghĩa vụ do hội đồng quản trị quy định.
c .Phó tổng giám đốc kinh doanh
Phó tổng giám đốc kinh doanh có trách nhiệm giúp giám đốc công ty lãnh đạo mặt kinh doanh
Mở rộng thị trường, tăng cường mối quan hệ với khách hàng cũ của công ty cũng như là với các đối tác của TSQ. Xây dựng phương án tốt nhất cho việc tiêu thụ các sản phẩm sản xuất ra của công ty, mở rộng thị trường trong nước
và ngoài nước. Thông qua buôn bán giao dịch, quảng cáo tiếp thị để tạo hình ảnh tốt đẹp của công ty. Sử dụng vòng quay của vốn sao cho đạt hiệu quả cao nhất, đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh bình thường của công ty.
Phó giám đốc kinh doanh lãnh đạo việc phân tích hoạt động kinh tế của công ty, lãnh đạo công tác tiết kiệm, kiểm kê theo định kỳ. Đồng thời, lãnh đạo việc mua bán vật tư hàng hoá theo nhu cầu của sản xuất kinh doanh. Mặt khác, phó giám đốc kinh doanh lãnh đạo việc xây dựng quản lý vật tư, đảm bảo sử dụng hợp lý và tiết kiệm các nguyên vật liệu thông qua việc rà soát định mức vật tư và biện pháp kiểm tra định kỳ, cân đối vốn cho hoạt động sản xuất kinh doanh.
d ) Phó tổng giám đốc kế hoạch - kỹ thuật
Lãnh đạo việc xây dựng các phương án kinh doanh kỹ thuật, dự trữ các vật tư hợp lý, sản xuất kinh doanh phải đi sát với đòi hỏi của thị trường, tham mưu cho giám đốc chiến lược kinh doanh đạt hiệu quả cao nhất.
- Phó tổng giám đốc kỹ thuật có trách nhiệm giúp tổng giám đốc điều hành trực tiếp toàn bộ về công nghệ, kỹ thuật xây dựng
- Phó tổng giám đốc kế hoạch - kỹ thuật thay mặt tổng giám đốc điều hành việc xây dựng, thuê nhà thầu xây dựng, giám sát và kiểm tra các công trình xây dựng theo kế hoạch công ty giao cho hàng tháng, quý, năm. Đảm bảo đúng tiến độ, chất lượng công trình mà công ty đề ra.
Đồng thời phó tổng giám đốc kỹ thuật lãnh đạo việc quản lý, bảo dưỡng các công trình hạ tầng của công ty
e ) Các phòng ban chuyên môn, nghiệp vụ * Phòng hành chính, pháp chế
Phòng hành chính pháp chế có tổng số cán bộ công nhân viên là 26 người, đã tốt nghiệp các lớp đại học trong và ngoài nước hoặc đã được học qua các lớp đào tạo nghiệp vụ ngắn hạn.
Chức năng , nhiệm vụ của phòng hành chính pháp chế là:
- Tham mưu cho tổng giám đốc và ban lãnh đạo công ty về tổ chức lao động tiền lương, đào tạo và công tác văn phòng. Với chức năng tham mưu cho tổng giám đốc về công tác tổ chức, sắp xếp, bố trí nhân viên hợp lý trong toàn công ty một cách hiệu quả với tình hình sản xuất kinh doanh hiện nay. Đồng thời, thực hiện các chế độ chính sách của nhà nước đối với cán bộ nhân viên trong công ty.
- Tham mưu cho tổng giám đốc tổ chức cho công nhân viên ký kết hợp đồng lao động, thoả ước lao động tập thể, giải quyết các chế độ nâng bậc lương và các chế độ, chính sách cho cán bộ công nhân viên, lập kế hoạch lao động tiền lương theo tháng, quý, năm trên cơ sở các yêu cầu thực tiễn của kế hoạch sản xuất.
- Phòng tổ chức hành chính còn có chức năng xây dựng lịch trình làm việc của giám đốc, đón tiếp khách của giám đốc và công ty, quản lý hệ thống điện thoại, quản lý các công văn giấy tờ...
- Ngoài ra, phòng tổ chức hành chính còn có trách nhiệm làm các thủ tục về mặt hành chính, tiếp tân, tiếp khách, phục vụ hội nghị, thư ký các hội nghị và thi đua.
- Trưởng phòng có chức năng tham mưu cho giám đốc về các chính sách, công tác tổ chức sắp xếp điều chỉnh lại lao động trong công ty, nghiên cứu các đề suất ý kiến về tình hình sản xuất kinh doanh của công ty.
- Phó phòng có nhiệm vụ giúp trưởng phòng các công việc kế hoạch và điều hành các công việc sao cho có kết quả tốt nhất.
- Nhân viên lao động tiền lương giúp trưởng phòng và phó phòng phụ trách công tác tiền lương trong toàn công ty.
- Nhân viên quản lý nhân sự giúp trưởng phòng và phó phòng phụ trách về công tác tổ chức bố trí nhân sự cho hợp lý.
Còn các nhân viên khác thực hiện các công việc do trưởng phòng và phó phòng giao cho.
- Bộ phận lái xe có chức năng nhiệm vụ đưa đón tổng giám đốc và phó tổng giám đốc theo yêu cầu.
- Bộ phận bảo vệ có nhiệm vụ bảo vệ toàn bộ tài sản của công ty, xây dựng đội dân quân tự vệ kết hợp với quân đội khu đô thị Mỗ Lao đăng ký dự bị động viên , duy trì trật tự an ninh trong công ty, theo dõi việc chấp hành nội quy quy chế đã đề ra của cán bộ công nhân viên trong công ty.
- Bộ phận vệ sinh tạp vụ có nhiệm vụ đảm bảo vệ sinh trong khu vực công ty, có chức năng cung cấp các đồ dùng văn phòng cho các phòng ban và gửi các công văn, giấy tờ đến các phòng ban khi được yêu cầu.
* Phòng kế hoạch kỹ thuật
Phòng kế hoạch kỹ thuật có tổng số 54 người. Họ đều là những người có trình độ, chịu trách nhiệm về phần thi công cơ giới, kỹ thuật xây dựng, giám sát và xây dựng .
Phòng này có chức năng nhiệm vụ : tổng hợp kế hoạch sản xuất kỹ thuật tài chính hàng năm và theo dõi thực hiện mua bán vật tư, nguyên vật liệu cho công trình xây dựng. Căn cứ vào nhu cầu thông tin trên thị trường mà phòng kế hoạch kỹ thuật đưa ra kế hoạch giá thành, kế hoạch mua vật liệu nhập kho đảm bảo cung ứng vật tư kịp thời cho sản xuất với giá cả thấp nhất, giảm bớt được chi phí thu mua, chi phí lưu kho.
Trưởng phòng có trách nhiệm báo cáo với phó tổng giám đốc phụ trách về kỹ thuật hoặc với tổng giám đốc về các kế hoạch sản xuất, kế hoạch mua vật tư cung cấp cho xây dựng của các đơn vị hàng tháng, quý, năm.
Phó phòng có trách nhiệm giúp trưởng phòng về mặt nghiệp vụ theo dõi tiến độ thi công của các đội xây dựng, giám sát các đội xây dựng về tiến độ
Nhân viên phòng kế hoạch kỹ thuật là những tổ trưởng tổ xây dựng, giám sát, tổ kỹ thuật xây dựng, tổ thi công cơ giới.
* Phòng vật tư
Phòng vật tư bao gồm 3 người có những hiểu biết nhất định về nguyên vật liệu. Trong đó trưởng phòng là kỹ sư, hai thủ kho là cử nhân kinh tế, có khả năng lập báo cáo về vật tư, nguyên vật liệu trong kho và các chi phí cần thiết. Phòng vật tư có chức năng trợ giúp phòng kế hoạch kỹ thuật về mặt nghiệp vụ như theo dõi và quyết toán vật tư hàng tháng, quý, năm.
Trưởng phòng vật tư phụ trách về kế hoạch cung ứng vật tư theo kế hoạch của phòng kế hoạch kỹ thuật, đảm bảo kế hoạch cung ứng vật tư kịp thời với giá cả thấp nhất và chất lượng cao nhất.
Tổ kho gồm có 02 người, phụ trách quản lý nguyên vật liệu trong kho, phụ trách về nhập kho và xuất kho nguyên vật liệu.
* Phòng kinh doanh và phát triển dự án
Phòng kinh doanh và phát triển dự án có 7 nhân viên đã tốt nghiệp đại học trong và ngoài nước. Phòng này có chức năng và nhiệm vụ nghiên cứu xúc tiến đầu tư, tổng hợp kế hoạch sản xuất, kỹ thuật, tài chính hàng năm và theo dõi thực hiện mua bán vật tư thiết bị cho sản xuất, marketing cho những sản phẩm mà công ty làm ra. Điều hành sản xuất kinh doanh trên cơ sở tiêu thụ của khách hàng. Căn cứ vào nhu cầu thông tin trên thị trường mà phòng kinh doanh và phát triển dự án đưa ra kế hoạch giá thành, kế hoạch giao dịch với khách hàng để có thể tiến hành mọi công việc một cách thuận lợi nhất.
Trưởng phòng kinh doanh và phát triển dự án có nhiệm vụ lập kế hoạch và theo dõi tất cả các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Nhân viên trong phòng kinh doanh và phát triển dự án có nhiệm vụ: nghiên cứu việc xúc tiến những kế hoạch đầu tư của doanh nghiệp, lập các dự án đầu tư.
Bộ phận kinh doanh trong phòng có trách nhiệm quản lý thông tin khách hàng và tiến hành ký hợp đồng với các khách hàng của công ty, thay mặt công ty giải quyết những thắc mắc, khiếu nại của khách hàng trong quyền hạn của mình.
* Phòng tài chính kế toán
Phòng tài chính kế toán có tổng số cán bộ công nhân viên là 6 người, phòng có nhiệm vụ thông tin và kiểm tra tài sản của công ty với hai mặt của nó là vốn và nguồn hình thành tài sản đó. Phòng tài chính kế toán cho biết thực trạng tài chính của công ty, khả năng thanh toán cũng như khả năng chi trả của công ty với bạn hàng.
Phòng tài chính kế toán cho biết mối quan hệ giữa công ty ( thông qua các khoản thu nộp ngân sách ) với khách hàng, công nhân viên, các khoản thanh toán với người bán, người mua, các khoản phải thu, phải trả.
Như vậy, chức năng của tài chính kế toán là thông tin và kiểm tra tài