Để phù hợp với điều kiện thực tế của Công ty thì kế toán chi tiết vật tư áp dụng phương pháp thẻ song song. Vì phương pháp này theo dõi thường xuyên, liên tục biến động của từng mặt hàng tồn kho cả về số lượng và trị giá.
Tại kho: Hàng ngày thủ kho căn cứ vào chứng từ nhập, xuất vật liệu, tiến hành ghi vào thẻ kho cho từng loại vật liệu. Mỗi thứ vật liệu có một thẻ kho.
Tại phòng kế toán: Kế toán sử dụng sổ chi tiết vật liệu để theo dõi tình hình nhập xuất, tồn kho vật liệu. Sổ theo dõi bao gồm số lượng và giá trị. Cơ sở để ghi vào sổ chi tiết là các chứng từ nhập xuất phát sinh trong tháng sau khi đã được kiểm tra hoàn chỉnh. Cuối tháng cộng số phát sinh và tiến hành kiểm tra, đối chiếu với thủ kho. Do đó, kế toán chi tiết tổng hợp chứng từ ghi sổ và tiến hành ghi bảng tổng hợp chi tiết
3.4.1 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu
Căn cứ vào phiếu yêu cầu mua hàng số 97/10-PYCMH-647 ngày 07/09/2010 tại công trình sân bay Cần Thơ đã được xét duyệt, phòng vật tư tiến hành lập đơn đặt hàng gửi cho nhà cung cấp : DNTN Thương Mại Phan Thông một số vật tư yêu cầu như sau: Cát M23 : số lượng 2000 m3, đơn giá 150.000đ/m3 ; Cát M15 : số lượng 1200m3, đơn giá 80.000đ/m3 ; Đá 0x4 : số lượng 1000m3, đơn giá 300.000đ/m3. Thuế GTGT 10%.
Xem phiếu yêu cầu mua hàng : bảng biểu 1 Xem đơn đặt hàng : bảng biểu 2
Nguyên vật liệu nhập kho: Đến ngày 11/09/2010, khi hàng được chuyển đến kho, thủ kho kiểm tra hàng xem đúng số lượng, chủng loại, quy cách hàng kèm với đơn đặt hàng số 89/10-ĐĐH-647 từ người giao hàng. Sau khi kiểm tra đầy đủ, thủ kho lập phiếu nhập kho 03 liên, liên 02 giao cho người giao hàng, liên 01 chuyển về phòng kế toán, liên 03 thủ kho lưu lại để tiến hành ghi thẻ kho.
Nguyên vật liệu xuất kho : Khi có nhu cầu vật tư cho quá trình thi công, đội trưởng viết giấy đề nghị xuất nguyên vật liệu có chữ ký xét duyệt của chỉ huy trưởng chuyển cho thủ kho xuất nguyên vật liệu. Phiếu xuất kho được viết cho một hay nhiều thứ vật liệu. Khi lập phiếu xuất kho thủ kho sẽ ghi đầy đủ các chỉ tiêu trên phiếu xuất kho như xuất cho ai, đội sản xuất, ngày tháng, lý do sử dụng và xuất từ kho nào. Phiếu xuất kho được lập thành 02 liên, liên 01 giao cho phòng kế toán, liên 02 thủ kho lưu giữ ghi vào thẻ kho.
Ngày 15/09/2010 xuất kho Cát M23: 1700 m3, Cát M15: 1200 m3, Đá 0x4: 900 m3 để thi công khoan cọc đất gia cố xi măng. Phiếu xuất kho số 57, xuất theo đơn giá thực tế đích danh.
Xem phiếu xuất kho: Bảng biểu 4
Ta có các thẻ kho : xem bảng biểu 5 và bảng biểu 6, 7
Phiếu nhập kho ngày 11/09 và phiếu xuất kho 15/09 được thủ kho lần lượt phản ánh vào thẻ kho như trên.
+ Cuối tháng cộng số lượng vật liệu thực nhập, thực xuất trên từng thẻ kho đối chiếu với sổ kế toán chi tiết vật liệu.
+ Tại phòng kế toán định kỳ căn cứ vào phiếu nhập, phiếu xuất mà thủ kho chuyển sang, kế toán phản ánh về mặt số lượng và giá trị vào sổ chi tiết nguyên vật liệu.
Sổ chi tiết vật liệu xem ở bảng biểu 8, 9 , bảng biểu 10
Căn cứ vào phiếu yêu cầu mua hàng số: 98/10-PYCMH-647 và đơn đặt hàng số: 90/10-ĐĐH-647. Ngày 12/08/2010 tại công trình sân bay Đà Nẵng, Công ty mua thép của Công ty cổ phần xây dựng và kinh doanh vật tư theo hoá đơn số: 002818, seri AA/2010-T, thuế GTGT 10%, với số lượng như sau:
Thép D10 GR60 : 21.506 tấn, đơn giá 14.863,636 đ/tấn Thép D16 GR60 : 33.127 tấn, đơn giá 14.818,182 đ/tấn
Xem phiếu yêu cầu mua hàng : Bảng biểu 11 Xem đơn đặt hàng : Bảng biểu 12
Đến ngày 12/09/2010, hàng vẫn chưa về tới công trường, hoá đơn số 002818 đã được chuyển về đến công ty 647. Kế toán căn cứ vào hoá đơn tiến hành lưu vào tiệp hồ sơ "hàng mua đang đi đường".Hóa đơn xem bảng biểu 13
Đến ngày 15/09/2010, hàng về đến chân công trình, thủ kho tiến hành lập phiếu nhập kho. Xem phiếu nhập kho : Bảng biểu 14
Số lượng nguyên vật liệu này vẫn chưa được xuất dùng trong tháng 09, thủ kho căn cứ vào phiếu nhập kho để ghi thẻ kho. Xem thẻ kho : Bảng biểu 15 và bảng biểu 16, 17
Sau khi kế toán định kỳ nhận được chứng từ phiếu nhập, phiếu xuất (trường hợp này chưa xuất) làm căn cứ ghi về mặt số lượng và giá trị vào sổ chi tiết vật liệu. Xem sổ chi tiết vật liệu : Bảng biểu 18 và bảng biểu 19, 20
Căn cứ vào sổ chi tiết nguyên vật liệu kế toán lập bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn hàng hóa, vật tư : Xem ở bảng biểu 21
3.4.2 Kế toán chi tiết công cụ dụng cụ
Căn cứ vào phiếu yêu cầu mua hàng số 101/10-PYCMH-647 ngày 18/09/2010 tại công trình sân bay Đà Nẵng đã được xét duyệt, phòng vật tư tiến hành lập đơn đặt hàng số 93/10-ĐĐH-647 gửi cho nhà cung cấp : Công ty TNHH SX-TM cơ khí An Nhơn một số mặt hàng yêu cầu như sau : Côn neo : số lượng 1000 cái, đơn giá 13.640đ/cái; Đai thép : số lượng 500 bộ, đơn giá23.640đ/bộ ; Ty M10 : số lượng 500 bộ, đơn giá 11.800đ/bộ. Thuế GTGT 10%.
Sau khi phiếu yêu cầu mua hàng đã được duyệt, phòng vật tư – thiết bị lập đơn đặt hàng gửi đến Công ty TNHH SX-TM cơ khí An Nhơn. Đến ngày 22/09/2010 Công ty TNHH SX-TM cơ khí An Nhơn cho người giao hàng tận nơi tại công trường Đà Nẵng kèm theo hoá đơn GTGT số 0131496, ngày 22/09/2010, seri BU/2010N, thủ
Xem phiếu nhập kho : Bảng biểu 22
Ngày 30/09/2010 có lệnh xuất kho của chỉ huy trưởng sân bay Đà Nẵng, thủ kho tiến hành lập phiếu xuất kho. Xem ở bảng biểu 23 trang 62
Căn cứ vào phiếu nhập và phiếu xuất trên thủ kho tiến hành ghi vào thẻ kho tương ứng với từng thứ, từng loại công cụ, dụng cụ Xem ở bảng biểu 24 ; bảng biểu 25 và 26
Phiếu nhập, phiếu xuất được chuyển về phòng kế toán làm căn cứ ghi sổ chi tiết công cụ, dụng cụ.Xem ở bảng biểu 27 ; bảng biểu 28 và bảng biểu 29
Ngày 23/07/2010 Công ty lập đơn đặt hàng gửi đến Công ty ứng dụng kỹ thuật & SX Tecapro đặt gia công 38 tấm ván khuôn theo hoá đơn : 0135141, seri: VP/2009N, ngày 28/09/2010. Thuế GTGT 10%.
Xem phiếu nhập kho: Bảng biểu 30
Ngày 28/09/2010 có lệnh xuất kho của chỉ huy trưởng sân bay Cần Thơ, thủ kho tiến hành lập phiếu xuất kho: Xem bảng biểu 31
Đồng thời thủ kho căn cứ vào số lượng gia công ván khuôn đã được lắp ráp tại công trường do Công TNHH SX-TM Hoàng Phố gia công lắp ráp, thủ kho lập bảng nghiệm thu bàn giao số lượng CCDC : ván khuôn hoàn thành. ( Xem bảng biểu 32 )
Căn cứ vào phiếu nhập và phiếu xuất trên thủ kho tiến hành ghi vào thẻ kho tương ứng với từng thứ, từng loại công cụ, dụng cụ. ( Xem bảng biểu 33 và bảng biểu 34 )
Phiếu nhập, phiếu xuất và bảng nghiệm thu CCDC hoàn thành được chuyển về phòng kế toán làm căn cứ ghi sổ chi tiết công cụ, dụng cụ: Xem bảng biểu 35 và bảng biểu 36
Căn cứ vào sổ chi tiết công cụ, dụng cụ kế toán lập bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn CCDC .Xem bảng biểu 37