- Thoát nước thả
2.2.4.Giải pháp về thu thập thông tin
THƯƠNG MẠI HOÀN CẦU 2.1 Định hướng phát triển công ty trong tương la
2.2.4.Giải pháp về thu thập thông tin
Hoàn thiện khâu thu thập dữ liệu và xử lý thông tin
Trong quá trình lập dự án, chủ nhiêm dự án bắt đầu hình thành tổ chức, tập hợp nhân viên, thu thập và xử lý thông tin theo yêu cầu của dự án. Công ty lập dự án phải thu thập đủ thông tin thị trường (bao gồm: Thông tin các yếu tố đầu vào và đầu ra của dự án) để cung cấp cho cơ quan thẩm định và duyệt dự án; khi tính toán phải đặt dự án trong điều kiện thực, có tính đến yếu tố cạnh tranh và khả năng giảm giá, nếu dự án bị lỗ trong một vài năm đầu phải được thể hiện rõ, để xác định chính xác thời gian
hồi vốn và hiệu quả của dự án.. Những dữ liệu, thông tin để xây dựng dự án phải đảm bảo tính trung thực, chính xác, tức là phải chứng minh được nguồn gốc và xuất xứ của những thông tin và số liệu đã thu thập được (do các cơ quan có trách nhiệm cung cấp, nghiên cứu tìm hiểu thực tế…). Vì vậy khi tiến hành lập dự án cần thống nhất một nguồn thông tin chung cho các phòng ban. Hiện nay, phòng kế hoạch kỹ thuật của công ty là bộ phận có chữc năng thu thập tất cả các thông tin từ tất cả các bên liên quan đến quá trình thực hiện dự án. Bộ phân này có trách nhiệm cung cấp các thông tin quan trọng cho các phòng ban chuyên trách khác làm công tác tư vấn thiết kế, lập dự án. Do đó nhiệm vụ đặt ra đối với các cán bộ của phòng kế hoạch – kỹ thuật là các dữ liệu, thông tin quan trọng cần phải được phân tích đầy đủ như thông tin về thị trường, thông tin về nguồn cung ứng các yếu tố đầu vào, các khu vực địa điểm thực hiện dự án, dự toán chi phí… cần đa dạng hóa các nguồn thông tin cung cấp. Còn phòng tổ chức hành chính làm công tác lưu trữ văn thư hồ sơ , tài liệu, các bản vẽ thiết kế các dự án đã thực hiện. Các dữ liệu, thông tin này có thể làm cơ sở cho cán bộ lập dự án nghiên cứu, áp dụng các dự án tương tự với các dự án mà trước kia công ty đã lập. Các dữ liệu, thông tin thườn chia làm hai loại: Các dữ liệu đã có sẵn và các dữ liệu phải thu thập thêm. Các dữ liệu có sẵn như hệ thống văn bản Quy chuẩn xây dựng, tiêu chuẩn xây dựng, các văn bản quy phạm pháp luật, các bộ luật, các quy định khác có liên quan đến xây dựng, các thông tin kinh tế, tài chính, thị trường, kỹ thuật có thể thu thập từ các cơ quan của Nhà nước hay từ nguồn khác. Các dữ liệu phải thu thập như khi tiến hành lập dự án cho một dự án thì trước tiên phải làm tốt công tác chuẩn bị, đó là thu thập các thông tin cần thiết cho dự án, ngoài các dữ liệu đã có sẵn, cán bộ lập dự án câng đi khảo sát thực nghiệm cụ thể tại công trình xây dựng, điều động cán bộ đi khảo sát điều tra, tập hợp các ý kiến của chuyên gia để có thông tin thống nhất và chính xác nhất.
Do vai trò quan trọng của thông tin, là nguyên liệu đầu vào cho quá trình lập dự án, đảm bảo cho việc soạn thảo dự án tốt nhất. Ngoài các cơ sở vật chất mà công ty đã đầu tư như máy vi tính cùng với một hệ thống cơ sở dữ liệu, các tài liệu tham khảo có liên quan đến xây dựng như luật đất đai, đầu tư và xây dựng, các phương
pháp tính chi phí của bộ xây dựng… phục vụ cho quá trình lập dự án, sự tiện lợi của internet đã nâng cao chất lượng thông tin của dự án. Tuy nhiên, công ty cần hoàn thiện việc thu thập các thông tin như liên tục cập nhật những thông tin mới nhất sửa đổi, bổ sung các hệ thống văn bản quy chuẩn xây dựng và các tiêu chuẩn xây dựng, thông tư hướng dẫn… cho cán bộ xây dựng. Đồng thời, công ty cần kiến nghị chủ đầu tư dự án đưa ra những thông tin đầy đủ , chính xác về dự án như tình hình kinh tế xã hội từng vùng, từng ngành nghề, các định hướng chung và cụ thể của từng vùng và từng ngành khác nhau tại địa bàn xây dựng dự án mà không phải chỉ dựa vào internet, các nguồn thông tin khác và sự hiểu biết, phóng đoán của cán bộ lập là thông tin dự án chính xác.
Hoàn thiện công tác quản lý, kiển tra công tác lập dự án
Quản lý công tác lập dự án là một quá trình phức tạp và luôn có những biến đổi trong suốt quá trình thực hiện vì vậy nó cũng đòi hỏi phải có một ban quản lý tốt và phải thường xuyên được kiểm tra trong các khâu của công tác lập dự án. Một dự án có được thực hiện thành công, có đạt được những tiêu chí đề ra hay không thì một trong các yếu tố mang tính quyết định là dự án có được quản lý điều hành bởi một tổ chức quản lý, điều hành có đủ năng lực và có được triển khai một cách khoa học theo một kế hoạch cụ thể cùng với đội ngũ những người làm công tác quản lý dự án có chuyên nghiệp hay không. Một thực tế hiện nay là phương thức quản lý cúng với kinh nghiệm, năng lực quản lý công tác lập dự án của công ty nhing chung còn có những hạn chế nhất định như: Sự thiếu hụt lực lượng chuyên gia tư vấn quản lý công tác lập dự án trong nhiều lĩnh vực; kỹ năng làm việc theo nhóm còn chưa chuyên nghiệp và kỹ năng còn thiếu; hiện tượng chảy máu chất xám do tác động của nềm kinh tế thị trường… đang là một thách thức với bản than công ty.
Hiên nay, công tác công tác lập dự án tại công ty đang ngày càng được chú trọng và mang tính chuyên nghiệp hơn, nó tỷ lệ thuận với quy mô, chất lượng công trình và năng lực cũng như mong muốn của chính Chủ đầu tư. Kinh nghiệm cho thấy công trình có yêu cầu cao về chất lượng, hoặc công trình được thiết kế xây dựng theo tiêu chuẩn quốc tế, liên kết với các đơn vị tư vấn thiết kế… đòi hỏi một ban quản lý công
tác lập dự án có năng lực thực sự, làm việc với cường liên tục, chuyên nghiệp và hiệu quả. Vì vậy, công ty cần thành lập một Ban quản lý có đầy đủ các yếu tố trên. Ban quản lý công tác lập dự án được điều hành bởi một chủ nhiệm điều hành dự án hay còn gọi là giám đốc dự án. Các nhiệm vụ chính của một Ban quản lý công tác lập dự án là làm sao để dự án hoàn thành đảm bảo được các yêu cầu về các mục tiêu đã xác định như: Tiến độ yêu cầu, tiêu chuẩn chất lượng, an toàn hiệu quả, trong phạm vi nguồn kinh phí được phân bổ… như vậy các nội dung chính mà Ban quản lý công tác lập dự án cần thực hiện công tác quản lý triển khai gồm:
- Xây dựng kế hoạch quản lý tổng thể dự án: Xây dựng kế hoạch, xác định
phương thức để triển khai thực hiện kế hoạch; đề cập nhũng vấn đề có thể phát sinh ảnh hưởng đến việc thực hiện dự án.
- Quản lý nguồn nhân lực: Lập kế hoạch huy động và sử dụng, bố trí nhân
lực cho dự án, xây dựng mối quan hệ làm việc, xác đinh các nhóm công việc trong dự án.
- Quản lý tiến độ tổng thể và chi tiết: Dự kiến các yêu cầu về tổng tiến đọ
thực hiện, xác định các mốc thời gian chính cho từng loại hình công việc, quản lý tiến độ thực hiện cho các hạng mục của dự án.
- Quản lý các loại chi phí: Xác định tổng các chi phí của dự án, tính toán
các chi phí cho từng hạng mục công việc phù hợp với các bước thực hiện dự án, quản lý công tác giải ngân, xử lý các vấn đề về trượt giá trong quá trình thực hiện.
- Quản lý chất lượng: Lập kế hoạch chất lượng, quản lý giám sát việc đảm
bảo chất lượng cho mỗi hạng mục công việc của dự án.
- Kiểm soát, quản lý các công việc phát sinh: Phát hiện các phát sinh, bổ
sung trong quá trình thực hiện, phân tích đánh giá mức độ ảnh hưởng đến dự án để có kế hoạch và đề xuất biện pháp khắc phục các vấn đề nảy sinh trong quá trình thực hiện.
- Quản lý máy móc, công nghệ: Lập kế hoạch mua sắm trang thiết bị cần
thiết cho dự án, lựa chọn các nhà thầu cung cấp và quản lý quá trinh cung ứng, tiến độ cung cấp để đáp ứng yêu cầu của dự án.
- Quản lý, tiếp nhận xử lý thông tin: Lập kế hoạch quản lý, tiếp nhận và xử
lý thông tin, nội dung các báo cáo trong suốt quá trình thực hiện dự án.
- Quản lý hợp đồng: Bao gồm các loại hợp đồng tư vấn thiết kế, Hợp đồng
xây dựng, hợp đồng cung cấp trang thiết bị và các loại hợp đồng khác của dự án. Phương thức thanh toán, đàm phán kí kết hợp đồng.
- Quản lý các phạm vi thực hiện dự án: Xác định phạm vi của dự án, Lập
kế hoạch thực hiện và các công việc liên quan đến phạm vi thực hiện dự án; Quản lý các thay đổi trong quá trình thực hiện.
Như vậy, vai trò và nhiệm vụ của những người làm công tác quản lý lập dự án phải chịu trách nhiệm thực hiện các mục tiêu của dự án theo yêu cầu của chủ đầu tư như: Hoàn thành đúng tiến độ đã đề ra, đảm bảo chất lượng yêu cầu, giá thành, an toàn và hiệu quả; phải là người tổ chức, lập kế hoạch, điều phối, chỉ đạo và kiểm soát, quản lý các mối quan hệ giữa những nhóm, thành viên trong các tổ chức của dự án; là người duy trì sự cân bằng giữa chức năng Quản lý dự án và kỹ thuật dự án; là những người dám đương đầu với rủi ro và tìm ra cách giải quyết trong quá trình quản lý dự án để thực hiện thành công dự án.
(adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});