II. thực trạng chính sách tín dụngtại công ty phân lân nung chảy văn điển
2.1.3.Công cụ tín dụng thơng mạ
Công cụ tín dụng thơng mại là cơ sở pháp lý xác định quan hệ nợ nần giữa khách hàng với công ty. Theo quy định của công ty thì mọi trờng hợp mua chịu đều thông qua các hợp đồng kinh tế. Đây là căn cứ pháp luật để công ty đa ra trớc toà án kinh tế nếu có tranh chấp xảy ra.
Tuy nhiên hợp đồng kinh tế không phải là một công cụ tín dụng thơng mại do nó chỉ quy định thời kỳ có giá trị của hợp đồng và nhu cầu của khách hàng trong thời kỳ này. Số lợng và thời điểm lấy hàng cụ thể lại không đợc quy định rõ. Một số trờng hợp, do khách hàng cha xác định đợc nhu cầu mua hàng nên điều kiện trong hợp đồng là: ‘khách hàng đợc trả chậm theo từng đợt, khối lợng và thời hạn nhận hàng tuỳ thuộc vào yêu cầu của khách hàng, song phải báo trớc cho công ty một ngày”. Nh vậy từ hợp đồng kinh tế không thể xác định đợc số tiền mà khách hàng nợ, thời hạn thanh toán. Do đó không thể chỉ căn cứ vào hợp đồng để yêu cầu khách hàng trả một số tiền cụ thể nào đó. Công cụ tín dụng của Công ty chính là các hoá đơn, các hóa đơn này sau khi đợc khách hàng ký sẽ là công cụ chứng minh nghĩa vụ của khách hàng đối với công ty trong việc thanh toán khoản nợ theo thời hạn quy định theo hợp đồng. Nh trong chơng I khẳng định, hoá đơn chỉ nên áp dụng trong trờng hợp quan hệ giữa doanh nghiệp và khách hàng là quan hệ quen biết, tín nhiệm lâu dài. Hơn nữa, các hoá đơn này, khi công ty có nhu cầu tiền mặt đột xuất thì không thể đem chuyển nhợng đợc gây bất lợi cho công ty.
Các khách hàng đã có quan hệ lâu dài với Công ty, thờng xuyên mua hàng và mua hàng với khối lợng lớn, khi có nhu cầu mua hàng theo hình thức TDTM, Công ty sẽ căn cứ vào thái độ của khách hàng trong quá trình thanh toán trớc đó với Công ty. Bởi mặc dù trớc đó ngời khách hàng này mua hàng theo phơng thức trả tiền ngay nhng trên thực tế, nhiều trờng hợp, số tiền này sau vài ngày mới đợc chuyển tới Công ty thông qua lái xe của Công ty cử tới hoặc qua đại diện của khách hàng đến thanh toán tại Công ty hay chyển khoản qua ngân hàng.
Căn cứ vào việc khách hàng có tạo điều kiện thuận lợi cho nhân viên của Công ty hay không? Hoặc xem xét khách hàng đã từng gặp vấn đề trong thanh toán với Công ty hay cha? Nếu có thì bao nhiêu lần và thời gian quá hạn là bao lâu? Từ những dữ liệu về lịch sử thanh toán của khách hàng Công ty xem xét có nên cấp TDTM cho khách hàng hay không. Các khách hàng là doanh nghiệp nhà nớc có uy tín khi ký hợp đồng mua chịu không phải thế chấp hay bảo lãnh.
Đối với những khách hàng mới hay những khách hàng không đợc cấp TDTM theo điều kiện ở trên thì muốn mua chịu hàng hoá của Công ty phải có tài sản thế chấp, đợc ngân hàng bảo lãnh hoặc đợc các tổ chức chính quyền tín chấp.
Nh vậy, theo quy định trên, Công ty sẽ có các đối tợng khách hàng đợc cấp TDTM là:
• Doanh nghiệp nhà nớc có uy tín đợc mua chịu hàng hoá mà không cần phải có tài sản thế chấp hay bảo lãnh.
• Các Công ty TNHH, doanh nghiệp t nhân, cá nhân có thế chấp hay bảo lãnh của ngân hàng.
• Hội nông dân tỉnh huyện, trạm khuyến nông huyện đợc các tổ chức chính quyền tín chấp.
• Các cán bộ công nhân viên của Công ty. Bởi hầu hết cán bộ công nhân viên của công ty đều xuất thân từ nông thôn. Họ mua hàng của công ty đem về địa phơng tiêu thụ. Các cán bộ công nhân viên này chính là những tuyên truyền viên đắc lực của công ty bởi họ hiểu rõ hơn ai hết về sản phẩm của công ty mình. Trong năm 2001, giá trị các sản phẩm do các cán bộ công nhân viên của công ty là hơn 2 tỷ đồng.
Mỗi đối tợng trên đợc mua chịu với các mức giá trị các khoản phải thu khác nhau, trong đó, các doanh nghiệp nhà nớc đợc hởng khối lợng TDTM lớn nhất (1 tỷ đồng). Công ty quy định điều này nhằm giúp Công ty phân tán rủi ro, đề phòng nếu một khách hàng lớn, nếu mất khả năng thanh toán sẽ gây ra tác động mạnh tới hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.
Nh vậy, để thu thập thông tin, Công ty mới căn cứ vào hai nguồn chính là thông qua ngân hàng của khách hàng và quá trình thanh toán trớc đó của khách hàng với Công ty. Từ những thông tin này Công ty quyết định có nên cấp TDTM cho khách hàng hay không. Công ty đã bỏ qua một căn cứ quan trọng là các báo cáo tài chính của khách hàng. Việc này có thể khiến Công ty gặp phải hai sai lầm: cấp TDTM cho một khách hàng tồi và từ chối cấp TDTM đối với một khách hàng tốt.
Một khách hàng tồi có thể là một doanh nghiệp có uy tín trong quá trình thanh toán với Công ty trớc đó đợc cấp TDTM mà không cần thế chấp hay bảo lãnh của ngân hàng. ở đây, Công ty đã quá đề cao các doanh nghiệp nhà nớc, cho phép các khách hàng này mua hàng theo phơng thức tín dụng với khỗi lợng lớn. Trong khi theo thống kê, có tới 40% doanh nghiệp nhà nớc có tỷ trọng nợ cao và hoạt động không có hiệu quả và tất nhiên là phẩm chất tín dụng của các doanh nghiệp này không thể tốt.
Một khách hàng tốt có thể bị bỏ qua là các khách hàng mới. Để đợc cấp TDTM, các khách hàng này phải có thế chấp hoặc bảo lãnh của ngân hàng. Tuy nhiên, thủ tục để thực hiện thế chấp tài sản quá phức tạp trong việc xác định giá trị tài sản thế chấp, về quyền sở hữu cũng nh quản lý tài sản, xử lý tài sản thế chấp khi khách hàng không có khả năng thanh toán nên việc thế chấp tài sản rất giới hạn. … Thủ tục xin bảo lãnh ở ngân hàng khá phức tạp và khó khăn bởi vì ngân hàng phải chịu trách nhiệm hoàn trả khoản nợ thay cho khách hàng nếu khách hàng không có khả năng thanh toán. Do vậy, thông thờng ngân hàng chỉ đồng ý bảo lãnh cho những đối tợng khách hàng có nguồn lực tài chính mạnh.
Công ty cũng quy định các đại lý khi lấy hàng phải trả tiền ngay trong khi trên thực tế những đối tợng khách hàng của đại lý cũng có nhu cầu mua chịu. Và để bán đợc hàng, các đại lý cũng phải chấp nhận cấp tín dụng thơng mại cho khách hàng. Không ít các đại lý hoặc phải tự bỏ tiền của mình hoặc phải vay tiền của ngân hàng để đảm bảo thanh toán tiền hàng cho công ty theo
đúng quy định. Điều này gây thêm những phí tổn cho các đại lý. Bên cạnh đó, một số doanh nghiệp nhà nớc trên cùng địa bàn đợc hởng khoản tín dụng thơng mại có khả năng giảm giá để cạnh tranh. Điều này không khuyến khích đợc các đại lý bán hàng cho công ty.
2.3. Chính sách thu hồi và xử lý nợ quá hạn
Công ty cấp TDTM cho các khách hàng với khối lợng khá lớn biểu thị trong các đồ thị sau:
Nh ta đã thấy, từ 2/3 đến 3/4 doanh số bán ra của công ty đợc thực hiện theo hình thức TDTM. Do vậy Công ty cần theo dõi chặt chẽ các khoản phải thu. Các cán bộ thị trờng, bán hàng cần theo dõi, đôn đốc khách hàng thanh toán đúng hạn.
Việc theo dõi các khoản phải thu nhằm hai mục tiêu: thứ nhất là phát hiện các khoản phải thu có vấn đề để lập quy trình thu hồi. Thứ hai là nhằm đánh giá tác động của chính sách TDTM tới hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp để từ đó có thể điều chỉnh cho hợp lý hơn.
Tuy nhiên, việc theo dõi các khoản phải thu của Công ty Phân lân nung chảy Văn Điển chỉ mới dừng lại ở việc theo dõi các khoản phải thu cụ thể chứ cha thiết lập
phân tích đợc tác động của sự thay đổi chính sách TDTM tới các khoản phải thu. Do vậy, Công ty khó khăn trong việc điều chỉnh chính sách TDTM kịp thời nhằm xây dựng một chính sách tối u đối với Công ty.
Nếu xuất hiện nợ quá hạn, Công ty sẽ thông báo cho khách hàng qua th hoặc điện thoại. Nếu quá hạn đến ngày thứ năm, Công ty sẽ tính lãi suất phạt cho thời gian chậm trả kéo dài căn cứ theo lãi suất quá hạn của ngân hàng. Đồng thời, Công ty tạm thời ngừng cung cấp hàng và yêu cầu khách hàng thực hiện cam kết của mình. Chỉ khi nào khách hàng (hoặc ngân hàng bảo lãnh) thực hiện nghĩa vụ thanh toán, Công ty mới tiếp tục cung cấp hàng theo hợp đồng đã ký.
Nếu khoản nợ đã quá hạn 30 ngày mà khách hàng vẫn không thanh toán, Công ty cử nhân viên đến tìm hiểu nguyên nhân thanh toán chậm của khách hàng. Nếu việc thanh toán chậm có lý do chính đáng nh khách hàng không tiêu thụ đợc sản phẩm..công ty có thể xem xét gia hạn nợ cho khách hàng. Còn nếu không có lý do chính đáng đợc Công ty chấp nhận thì Công ty tiến hành thu thập các tài liệu cần thiết đề nghị cơ quan pháp luật can thiệp.
Nh vậy, quy định của Công ty về vấn đề này khá cứng rắn, nhằm đảm bảo rủi ro cho Công ty là thấp nhất nhng vẫn cha đạt đến hiệu quả cao. Bởi quy định này chỉ có hiệu qủa trong thời kỳ mùa vụ. Lúc này, nhu cầu phân bón của nông dân rất lớn, và để tiếp tục lấy hàng, các khách hàng buộc phải thanh toán khoản nợ đến hạn. Ngợc lại, trong thời kỳ không phải là mùa vụ, nhu cầu lấy hàng giảm xuống, các khách hàng thờng để mặc các khoản nợ đến hạn mà không thanh toán. Do vậy, tỷ lệ nợ quá hạn trong thời kỳ này khá cao (40%).
Hơn nữa, quy định nh vậy là quá cứng nhắc. Theo nh quy định, bất cứ vì lý do gì, khách hàng không thanh toán nợ đúng hạn, Công ty đều ngừng cấp hàng ngay là điều không hợp lý. Trong nhiều trờng hợp, việc trả chậm này là ngoài ý muốn của khách hàng: hoặc do điều kiện khách quan tác động, hoặc do khó khăn tạm thời của hoạt động kinh doanh. Nếu Công ty ngừng cung cấp hàng sẽ càng gây khó khăn cho khách hàng và việc thu hồi tiền càng trở nên khó khăn hơn, thêm nữa, điều này dễ làm mất đi mỗi quan hệ tốt đẹp giữa Công ty và khách hàng của mình. Một số khách hàng không có khả năng thanh toán khoản nợ, và các khoản này đợc xếp vào các khoản nợ khó đòi. Khoản này đợc bù đắp bằng cách trích dự phòng nợ khó đòi. Việc trích lập dự phòng này nhằm hạn chế bớt thiệt hại và chủ động hơn về tài chính trong trờng hợp khách hàng không có khả năng trả nợ. Nếu dự
phòng thực sự xảy ra thì đó là một nguồn bù đắp thiệt hại cho Công ty, hơn nữa, nó cũng làm tăng chi phí, giảm lợi nhuận, từ đó làm giảm thuế thu nhập doanh nghiệp. Còn nếu lập dự phòng mà điều đó không xảy ra thì Công ty hoàn nhập dự phòng vào thu nhập bất thờng- vẫn đảm bảo sự cân bằng giữa thu nhập và chi phí. Cuối năm 2001, Công ty đã trích dự phòng phải thu khó đòi là 595.636.000 đồng.
III. Phân tích chính sách tín dụng thơng mại của Công ty Phân lân nung chảy Văn Điển