I. Quá trình hình thành và phát triển của công ty dợc phẩm và thiếtbị y tế Hà Nộ
3.2.1.Nhiệm vụ của các phòng chức năng:
3- Cơ cấu tổ chức của công ty
3.2.1.Nhiệm vụ của các phòng chức năng:
+ Chấp hành và kiểm tra việc chấp hành các chỉ tiêu kế hoạch, các chế độ chính sách của nhà nớc, các nội quy của công ty và chỉ thị mệnh lệnh của ban giám đốc
+ Phục vụ đắc lực cho việc sản xuất kinh doanh của công ty
+ Đề xuất với ban giám đốc những chủ trơng biện pháp để giải quyết những khó khăn gặp phải trong quá trình kinh doanh và tăng cờng công tác quản lý
3.2.2. Phòng tổ chức hành chính:
- Bộ phận tổ chức: Quản lý toàn bộ hồ sơ, số liệu về quá trình hình thành và hoạt động của công ty cũng nh hồ sơ của các thành viên trong công ty, quản lý lao động và giải quyết các chính sách cho ngời lao động. bổ nhiệm các chức năng lao động, thực hiện chức năng và ra quyết định tăng l- ơng từ chức vụ phó giám đốc trở xuống. Bộ phận này do GĐ phụ tránh.
- Bộ phận hành chính: Đảm bảo các cơ sở vật chất trong văn phòng công ty, quản lý cơ sở vật chất, thực hiện các công việc hành chính nh tiếp khách, văn th, đánh máy.
- Ban bảo vệ có nhiệm vụ bảo vệ tại công ty và các cửa hàng - Ban xây dựng thiết kế
Trởng phòng là phó GĐ phụ tránh kinh doanh xuất nhập khẩu. Ngoài trởng phòng còn có hai phó phòng cùng các nhân viên cung tiêu, viết hoá đơn, làm giá, làm hợp đồng kinh tế, tất cả đều tốt nghiệp Đại học
Phòng kinh doanh có tránh nhiệm lập kế hoạch mua bán hàng hoá và kế hoạch tiêu thụ hàng hoá cho các đơn vị bạn và khách hàng.
Phân phối thuốc xuống các hiệu thuốc, xuống các cửa hàng bán lẽ, đa và nhận nguyên liệu, thành phẩm đi gia công chế biến.
Nhận làm uỷ thác XNK thuốc và máy móc thiết bị y tế cho các đơn vị bạn Các đơn vị trực thuộc phòng kinh doanh xuất nhập khẩu bao gồm các ban sau:
- Bộ phận xuất nhập khẩu:
Đợc đặt dới sự lãnh đạo của phó GĐ kiêm trởng phòng kinh doanh phụ tránh xuất nhập khẩu. Bộ phận này có nhiệm vụ theo dõi các hợp đồng xuất nhập khẩu, hoàn thành các thủ tục xuất nhập khẩu theo luật pháp và các tiêu chuẩn của nhà nớc
- Bộ phận marketing:
Đợc đặt dới sự lãnh đạo trực tiếp của phó trởng phòng. Có nhiệm vụ tìm kiếm thị trờng, quảng cáo, hớng dẫn các phơng pháp sử dụng thuốc. Làm đại lý độc quyền cho các hãng thuốc nớc ngoài, tham gia bán và quảng cáo thuốc tại các hội chợ triễn lãm, đi sâu đi sát các nhu cầu nguyện vọng của khách hàng. Ngoài ra phòng kinh doanh còn trực tiếp quản lý bán buôn, quầy độc lập tại hội chợ thuốc 31 Láng Hạ và triển lãm Giảng Võ
- Bộ phận kiều hối: Trực tiếp lãnh đạo bộ phận kiều hối là phó GĐ kiêm trởng phòng kinh doanh xuất nhập khẩu. Trong thời kỳ bao cấp, bộ phận này phát triển mạnh nhng kể từ khi chuyển sang cơ chế thị trờng thì nó thu hẹp phạm vi hoạt động
Ban kiều hối có nhiệm vụ chi trả đồng Việt nam cho thân nhân Việt kiều tại trong nớc thông qua danh sách các hội Việt kiều tại nớc ngoài gửi về thông qua sự quản lý của ban công tác ngời Việt nam tại nớc ngoài. Số tiền
ngoại tệ công ty đợc hởng do các hội Việt kiều mua dợc phẩm, thiết bị y tế về Việt nam theo dờng tiểu ngạch, công ty thu lợi nhuận trên cơ sở bán số hàng này.
-Tổng kho:
Gồm một hệ thống kho trực thuộc phòng kế hoạch gồm các kho thành phẩm, nguyên liệu. Có các thủ kho và một kế toán kho quản lý tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về quản lý thuốc dới sự lãnh đạo của phòng kỹ thuật.
3.2.4 Phòng kỹ thuật:
Lãnh đạo phòng kỹ thuật là một trởng phòng – phó tiến sĩ dợc khoa. Có nhiệm vụ kiểm tra chất lợng các loại thuốc mà công ty kinh doanh trên địa bàn Hà Nội.Sản xuất thử, kiểm nghiệm và thông báo đa ra các quy định, đình chỉ lu hành các loại thuốc quá hạn sử dụng trong phạm vi của công ty. Lập kế hoạch kiểm tra dợc chính định kỳ tại tất cả các điểm bán hàng trong mạng lới của công ty
3.2.5 Phòng tài vụ – kế toán
Trởng phòng tài vụ - kế toán là phó GĐ phụ tránh tài chính, có nhiệm vụ tổ chức hệ thống kế toán trong công ty, tham mu cho GĐ về nghiệp vụ tài chính theo đúng chế độ hiện hành của nhà nớc, giám sát chặt chẽ hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty, quyết toán các hợp đồng kinh tế
- Kế toán tổng hợp:
Đảm nhiệm chức năng này là phó trởng phòng tài vụ. Phó trởng phòng có nhiệm vụ vào sổ tổng hợp chung trên cơ sở các nhật ký chứng từ và các báo cáo của các đơn vị nội bộ, lên chi tiết sổ cái, lên bảng cân đối tài khoản và báo cáo tham khảo ý kiến kế toán trởng, lên bảng tổng kết tài sản và lập báo cáo hoạt động sản xuất kinh doanh và các báo cáo tài chính khác. Ngoài ra còn phải theo dõi thêm phần công nợ thuộc các tài khoản phải thu, phải trả
Căn cứ vào các báo cáo của các kế toán kho để báo cáo rõ tình hình xuất nhập khẩu hàng hoá cũng nh việc thanh toán cùng các kết quả tiêu thụ trong kỳ lên sổ chi tiết công nợ với ngời mua và bán hàng.
- Kế toán ngân hàng:
Căn cứ vào bảng kê sao và giấy báo nợ, báo có của ngân hàng để kế toán lên nhật ký của tài khoản VND và USD. Lập kế hoạch vay trả tín dụng bằng đồng nội tệ và ngoại tệ dới sự chỉ đạo của kế toán trởng và GĐ. Giữ và theo dõi các hợp đồng kinh tế xuất nhập khẩu với nớc ngoài, đảm nhiệm về thanh toán XNK.
- Kế toán quỹ:
Hạch toán quỹ tiền mặt lên nhật ký và các bảng kê chi tiết chuyển cho các thành phần khác nh nhật ký, tổng hợp, làm thống kê chi tiết tài chính quỹ năm theo yêu cầu của thống kê thành phố. Định kỳ kiểm tra đột xuất quỹ theo lệnh của GĐ và kế toán trởng (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
3.2.6.Các đơn vị trực thuộc công ty Bao gồm:
- Các hiệu thuốc tại các quận, huyện:
+ Hiệu thuốc quận Ba Đình 21 Quan Thánh – Ba Đình – Hà Nội + Hiệu thuốc quận Hoàn Kiếm tại 119 Hàng Gai- Hoàn Kiếm – Hà Nội + Hiệu thuốc quận Đống Đa tại 327 Khâm Thiên- Đống Đa –Hà Nội + Hiệu thuốc quận Hai Bà Trng tại 44 Lê Đại Hành – Hai Bà Trng – Hà Nội
+ Hiệu thuốc quận Cầu Giấy tại 20 Cầu Giấy – Hà Nội + Hiệu thuốc huyện Gia Lâm tại ái Mộ – Gia Lâm –Hà Nội + Giệu thuốc huyện Đông Anh tại thị trấn Sóc Sơn – Hà Nội + Hiệu thuốc huyện Thanh Trì tại thị trấn Văn Điển –Hà Nội
Mỗi cửa hàng thuốc đều có một ngời phụ tránh là chủ nhiệm hiệu thuốc và phải là dợc sĩ, có một cửa hàng phó, kế toán, thủ quỹ, một cán bộ kỹ thuật và các nhân viên bán hàng
- Bộ phận đóng gói sản xuất:
Bao gồm cơ sở đóng gói sản xuất tại 98 Hàng Buồm, chuyên đóng gói sản xuất các loại vật t y tế thông dụng nh bông, băng, cồn ôxy già và các loại dầu xoa bóp. Công ty còn có một hiệu thuốc dân tộc ở 59 Lãn Ông chuyên bốc thuốc đông y và pha chế theo đơn.
- Bộ phận vật t y tế:
Bộ phận này có nhiệm vụ giới thiệu mặt hàng xuất nhập khẩu thiết bị y tế, tìm kiếm khách hàng có nhu cầu nhất là các bệnh viện lớn của thành phố Hà Nội, cung cấp các loại máy phục vụ chuẩn đoán và điều trị, cung cấp thiết bị nội thất cho các phòng bệnh viện. Bộ phận này đặt tại 119 Hàng Buồm – Hà Nội
- Chi nhánh công ty tại Thành Phố Hồ Chí Minh
Chi nhánh đợc đặt tại 84A/90B Lý Thờng Kiệt – quận 1 – Thành phố Hồ Chí Minh có nhiệm vụ theo dõi các hợp đồng và xuất nhập hàng của công ty tại thành phố Hồ Chí Minh
Sơ đồ bộ máy quản lý của công ty dợc phẩm và y tế Hà Nội Giám Đốc Phó GĐ kinh doanh Phó GĐ tài chính Hiệu thuốc nội ngoại thành Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu Phòng tổ chức hành chính Phòng kỹ thuật kiểm nghiệm Phòng kế toán tài vụ Chi nhánh tại Tp HCM Quầy thuốc bán lẽ Ban xuất nhập khẩu Ban kiều hối Ban Marke- ting Tổng kho Quầy thuốc bán buôn Ban cung ứng hàng hoá