III. Quy trình lập kế hoạch sản xuất và dự trữ
b) Tổ chức quản lý
Hiện tại phòng Kế Hoạch Vật T có tổng số cán bộ công nhân viên là 57 ng- ời với 8 cán bộ quản lý và 49 công nhân thuộc 5 kho.
Các cán bộ quản lý phòng Kế Hoạch Vật T căn cứ vào chức năng nhiệm vụ đợc chia thành 3 bộ phận:
•Bộ Phận Kế Hoạch: Gồm hai cán bộ: Tr
ởng phòng : Lập kế hoạch sản xuất chung cho toàn Công Ty, ngoài ra chịu trách nhiệm điều hành các hoạt động của phòng và chịu trách nhiệm trớc công ty về mọi hoạt động đó.
Phó phòng: Tham gia quản lý phòng về các mặt: Làm công tác điều độ sản xuất hàng ngày, lập kế hoạch sản xuất tháng quý cho các xí nghiệp thành viên, làm báo cáo,giải quyết các vấn đề độ xuất hàng ngày nh sản xuất,vật t phục vụ sản xuất....
• Bộ Phận Thống Kê Tổng Hợp : Một cán bộ phụ trách
Chịu trách nhiệm theo dõi tổng hợp số liệu, lập báo cáo lên cấp trên và quản lý hoá đơn tài chính xuất bán, thanh lý vật t, bộ phận này đợc đảm trách bởi 1 cán bộ.
• Bộ Phận Cung ứng Vật T : Bộ phận này đợc đảm trách bởi 5 nhân viên, các nhân viên này sẽ thực hiện các công tác chung nh: cung ứng vật t, kiểm tra nhập nguyên liệu cũng nh… phối hợp để hoàn thành tốt những chức năng nhiệm vụ của mỗi ngời đợc giao.
-Một nhân viên phụ trách nguyên liệu chính: Ngô, sắn, đờng …
-Một nhân viên phụ trách bao bì, nhãn mác, chai …
-Một nhân viên phụ trách nguyên liệu nhập khẩu, điều phối phơng tiện vận chuyển.
-Một nhân viên phụ trách xăng dầu, hoá chất, vật t xây dựng, máy móc phụ tùng.
-Một nhân viên phụ trách thu mua hoa quả và các phụ phẩm pha chế.
-Dới bộ phận này là 5 kho .
-Kho Lĩnh Nam : Đặt tại Lĩnh Nam, đây là tổng kho tổng hợp, nhận nhập các nguyên liệu trớc khi vận chuyển vào các kho.
-Kho bao bì : Nhãn, can, thùng hộp .…
-Kho nguyên liệu : Dự trữ và sơ chế nguyên liệu sắn, đờng,…
-Kho chai và vật liêu XDCB : Chai, vật liệu xây dựng cơ bản, hoá chất...
sơ đồ 6: Mô hình tổ chức Phòng Kế Hoạch Vật T
III.2. Quy trình xây dựng kế hoạch sản xuất.
Kế hoạch sản xuất hàng năm đợc Phòng Kế Hoạch Vật T xây dựng dựa trên kế hoạch tiêu thụ do phòng Thị trờng cung cấp, cùng với các yếu tố về năng lực sản xuất, tình trạng máy móc thiết bị (báo cáo của phòng Kỹ thuật Cơ điện và nghiên cứu phát triển), tình trạng nhân sự (báo cáo của phòng Tổ Chức) và các yêu cầu tăng trởng của Lãnh đạo công ty. Sau khi đợc Công ty đồng ý, kế hoạch sản xuất năm đợc trình lên Tổng Công ty, tiếp thu ý kiến, yêu cầu của Tổng Công Ty, kế hoạch sản xuất sẽ đợc sửa đổi với sự thống nhất giữa Công Ty và TCT. Sau khi đợc ký duyệt của Công Ty và TCT, kế hoạch sản xuất sẽ đợc chuyển đến các phòng ban, xí nghiệp để thực hiện. Đây là cơ sở để lập kế hoạch quý, tháng, kế hoạch vật t (phòng Kế Hoạch Vật T ), kế hoạch tài chính (phòng Tài chính kế toán), kế hoạch tiêu thụ, tiếp thị quảng cáo( phòng Thị trờng), kế hoạch nhân sự (phòng Tổ chức) và kế hoạch sản xuất của xí nghiệp thành viên. Quy trình lập kế hoạch đợc thể hiện qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 7: Quy trình xây dựng kế hoạch sản xuất Trưởng phòng Phó Phòng Thống kê Tổng hợp Bộ phận Vật tư Kho Lĩnh Nam Kho Bao Bì Kho Cơ Khí Kho Chai và Vật Liệu XDCB Kho Nguyên liệu Bộ phận Lập kế hoạch
Các chỉ tiêu và thực trạng sản xuất kinh doanh của công ty Xây dựng bản kế hoạch sản xuất năm
Lấy ý kiến đóng góp từ ban lãnh đạo Tổng Công ty, Công ty, các phòng chức năng và các xí nghiệp thành viên.
Qua mô hình trên ta thấy:
+ Các phòng ban xí nghiệp trong công ty tham gia với t cách cung cấp thông tin đầu vào về tình hình thực trạng trong kỳ trớc kế hoạch, đóng góp ý kiến dựa trên cơ sở của các bộ phận kế hoạch có liên quan.
Tổng Công ty Rượu Bia - NGK Việt Nam Lãnh đạo Công ty Rượu Hà Nội Kế hoạch sản xuất năm Lập kế hoạch thực hiện cho từng xí nghiệp Các phòng chức năng và các xí nghiệp công ty Phòng Kế hoạch-Vật tư
+ Các cấp lãnh đạo Công Ty đề ra mục tiêu phát triển, xét duyệt kế hoạch sản xuất.
+ Phòng Kế Hoạch Vật T chịu trách nhiệm xây dựng, trình bày bảo vệ, sửa đổi kế hoạch sản xuất theo sự thống nhất giữa Lãnh đạo Công Ty và Tổng Công Ty, triển khai kế hoạch sản xuất đến toàn Công Ty.
+ Các phòng ban, các xí nghiệp lập các kế hoạch thực hiện kế hoạch sản xuất đã đợc duyệt.
❖ Đánh giá mô hình lập kế hoạch sản xuất của công ty
Nhìn chung, việc lập kế hoạch sản xuất của phòng kế hoạch vật t là tơng đối đơn giản, chi phí thấp phù hợp với hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty hiện nay. Với việc sử dụng một số chỉ tiêu cơ bản làm căn cứ để lập kế hoạch sản xuất nh: Khả năng tiêu thụ sản phẩm của thị trờng, chỉ tiêu cho kế hoạch hàng năm, tình hình tồn kho của vật t nguyên liệu và sản phẩm hàng hoá và kết quả kinh doanh trong năm trớc. Cho nên, lập kế hoạch sản xuất không quá phức tạp, không phải đầu t nhiều thời gian vào việc tính toán và xử lý số liệu quan trọng, vì các số liệu: Khả năng tiêu thụ do phòng thị trờng cung cấp, các chỉ tiêu thì đợc ban lãnh đạo công ty giao cho, năng lực sản xuất thì đợc các xí nghiệp đa lên.
Một điểm nữa làm cho công tác lập kế hoạch sản xuất trở nên đơn giản là, các nguyên liệu đàu vào sản xuất chịu sự quản lý trực tiếp của phòng, do đó mà việc sử dụng nguyên vật liệu luôn đợc theo dõi kịp thời, thờng xuyên từ đó nắm đ- ợc một cách chính xác số liệu sử dụng thực tế của vật t nguyên liệu trong sản xuất.
Các phòng ban cũng đã có đợc sự phối hợp với nhau từ khâu thu thập, xử lý số liệu cho đến việc cung xem xét và cho ý kiến về bản kế hoạch sản xuất cho năm tới, để từ các phòng điều chỉnh cho phù hợp với kế hoạch trên.
Nhng bên cạnh đó, việc lập kế hoạch sản xuất cũng còn những điểm cha hợp lý, cha khoa học, thiếu tính chính xác và tính khách quan vì chính sự đơn giản hoá trong công tác lập kế hoạch sản xuất.
Việc dự báo trong kế hoạch cha đợc tính đến, đặc biệt, là những dự báo có tính chiến lợc. Lập kế hoạch sản xuất chỉ dựa trên phơng pháp định mức kỹ thuật hàng năm của phòng kỹ thuật công nghệ KCS.
III.3. Tình hình dự trữ chung của công ty
Công tác quản lý dự trữ chịu sự giám sát và điều hành của Phòng Kế hoạch- Vật t bao gồm 5 kho. Trong đó, kho Lĩnh Nam là kho tổng hợp có nhiệm vụ nhập, xuất, bảo quản tất cả các nguyên liệu vật t là đầu vào cho hoạt động sản xuất và sau đó sẽ đợc chuyển thẳng đến các kho. Kho nguyên liệu là nơi dự trữ các nguyên
liệu chính cho sản xuất nh : sắn gạo ngô, đờng, phẩm màu, hơng liệu, Kho bao… bì, kho cơ khí và kho chai-vật liệu XDCB, đây là 3 kho quản lý các vật t dùng cho công việc đóng chai, đóng gói các sản phẩm trớc khi đa ra thị trờng, các loại vật t thiết bị xây dựng, sửa chữa máy móc thiết bị nhà xởng.
Các kho này chịu sự quản lý của bộ phận cung ứng vật t, đợc đảm trách bởi 5 nhân viên, mỗi nhân viên sẽ chịu trách nhiệm từng khâu trong bộ phận thực hiện các công tác chung nh : cung ứng vật t, kiểm tra việc nhập nguyên liệu cũng nh… phối hợp với cùng nhau để hoàn thành tốt mọi nhiệm vụ của mỗi ngời. Việc dự trữ và cung ứng vật t nguyên liệu đợc thực hiện thông qua bảng báo cáo hàng tháng về tình hình tồn trữ. Khi cần nhập, xuất nguyên vật liệu, nhân viên quản lý kho sẽ thông báo cho cán bộ phụ trách, cán bộ này sẽ trực tiếp viết hoá đơn nhập, xuất cho các loại vật t nguyên liệu.
❖ Đánh giá công tác dự trữ trong những năm qua
Công tác dự trữ của công ty hiện nay chủ yếu dựa trên số liệu về lợng hàng tồn kho đợc thực hiện trên cơ sở là các bảng báo cáo hàng tháng, vào tình hình sản xuất kinh doanh trong từng thời điểm. Sản phẩm dự trữ chủ yếu là các loại mặt hàng có khả năng tiệu thụ lớn, giá trị cao, đặc biệt là cồn tinh chế vì cồn vừa là sản phẩm, lại vừa là nguyên liệu đầu vào cho quá trình sản xuất rợu mùi, rợu trắng. Chí phí cho lợng hàng tồn kho cũng không nhỏ, đầu năm 2002 lợng nguyên vật liệu tồn kho lên tới gần 5 tỷ đồng (chiếm gần 25% tổng giá trị hàng tồn kho) và l- ợng thành phẩm tồn kho cũng lên đến trên 13 tỷ đồng. Sở dĩ, lợng hàng tồn kho cuối năm tăng cao là do tính chất thời vụ trong việc tiêu thụ sản phẩm, chủ yếu là tập trung vào những tháng giáp tết.
Nguyên liệu, vật t dự trữ chủ yếu là các loại có tính mùa vụ, còn các loại khác khi có nhu cầu mới nhập về nên phần nào giảm bớt đợc gánh nặng về chi phí cho dự trữ.
Bên cạnh đó, việc dự trữ còn gặp nhiều khó khăn cần giải quyết, chất lợng của một số loại nguyên vật liệu còn cha đảm bảo dẫn đến hiệu suất sử dụng nguyên vật liệu không cao, trong khi hiệu suất tổng thu hồi trong sản xuất cồn chỉ đạt khoảng 85%. Đây là các nguyên nhân chủ yếu làm cho chi phí dự trữ tăng lên. Một yếu tố nữa làm cho chi phí tăng lên là việc Kho tổng hợp đặt tại Lĩnh Nam cách xa các Xí nghiệp sản xuất làm cho chi phí về vận chuyển và bốc dỡ hàng hóa bị đội lên. (Xem Bảng Tồn kho)
Chơng III