Tổ chức thực hiện quá trình mua sắm vật tư là hoạt động cuối cùng chuẩn bị cho sản xuất, đây là hoạt động mang tính chất quyết định đến chi phí và hiệu quả của kế hoạch hậu cần vật tư đã được xây dựng. Trong đó vận tải và giao nhận vật tư là hai vấn đề cốt lõi và quan trọng nhất. Quá trình mua sắm vật tư kĩ thuật được thể hiện qua sơ đồ dưới đây:
Thỏa mãn không thỏa mãn
a. Xác định nhu cầu vật tư là bước đầu tiên trong quá trình mua sắm vật tư. Đây là bước vô cùng quan trọng giúp cho mua sắm đúng số lượng, đúng chất lượng cơ cấu và thời gian, đảm bảo cho hoạt động sản xuất đúng tiến độ và liên tục. Trên cơ sở xác định nhu cầu vật tư cho sản xuất, doanh nghiệp sẽ thiết lập các đơn hàng.
b.Tìm kiếm và lựa chọn nguồn cung ứng:
+Tìm kiếm nguồn cung ứng: Doanh nghiệp có thể dựa vào nhiều nguồn thông tin khác nhau để tìm kiếm người cung ứng phù hợp. Trên cơ sở các thông tin thu thập được, tiến hành đánh giá nguồn cung ứng về các mặt độ tin cậy về thông tin nguồn hàng, giá cả, chất lượng và uy tín trong giao dịch làm ăn…
Tùy vào các trường hợp khác nhau mà doanh nghiệp có thể lựa chọn nguồn cung khác nhau
+Lựa chọn nguồn cung ứng: Doanh nghiệp xây dựng các tiêu chuẩn lựa chọn nguồn cung ứng cho doanh nghiệp.Thông qua các tiêu chuẩn lựa chọn người
Xác định nhu cầu vật tư Tìm và lựa chọn nguồn cung ứng Giao dịch và kí kết hợp đồng Theo dõi đặt hàng và giaohàng Đánh giá kết quả
cung ứng doanh nghiệp sẽ tiến hành lựa chọn đối tác làm ăn và tiến hành kí kết hợp đồng mua vật tư của nguồn cung ứng đó. Các tiêu chuẩn có thể được lựa chọn như: chất lượng, giá cả, khả năng kỹ thuật, sự nổi tiếng, thời hạn giao hàng, địa điểm giao hàng và các yếu tố hoa hồng, ưu đãi cho doanh nghiệp… Phương pháp lựa chọn nguồn cung ứng có thể thực hiện theo phương pháp cho điểm với mỗi tiêu chuẩn của doanh nghiệp. Hoạt động này cần được tiến hành thường xuyên, liên tục và thực hiện không chỉ với lần mua hàng đầu tiên để đảm bảo sự ổn định về chất lượng vật tư mua sắm và giảm tối thiểu chi phí đầu vào có thể.
c.Giao dịch đàm phán và kí kết hợp đồng
Đây là giai đoạn gặp gỡ với đối tác, hai bên cùng nhau bàn bạc các điều kiện mua bán vật tư và các điều khoản khác có liên quan.Đây là hoạt động vô cùng quan trọng của quá trình mua. Những mục tiêu cần đạt được trong thương lượng là:
+Xác định tiêu chuẩn kĩ thuật các sản phẩm, và phương tiện kiểm tra.
+Xác định giá cả, địa điểm giao hàng, số lượng vật tư, chủng loại ,quy cách vật tư, các dịch vụ kèm theo..
+Xác định hình thức thanh toán, phương tiện thanh toán, địa điểm thanh toán và các khuyến khích trong thanh toán (trả ngay, trả một nửa và trả dần theo các tháng, trả vào ngày cuối tháng…)
+Các điều kiện giao hàng, dịch vụ vận chuyển, dịch vụ hậu mãi.
+Thời hạn giao hàng và các hình phạt khi giao hàng chậm hoặc không đúng qui cách chủng loại, các hình phạt khi vi phạm hợp đồng.
Kí kết hợp đồng: đây là hoạt động pháp lý của người mua với người cung ứng, hợp đồng là văn bản pháp luật trong đó có các điều khoản hai bên đã thỏa thuận trong quá trình giao dịch và đàm phán. Hợp đồng là cơ sở pháp lý trước pháp luật và là cơ sở giải quyết các tranh chấp khi phát sinh trong quá trình thực hiện. Do vậy cần phải hết sức tỉ mỉ và cẩn thận khi thảo và kí kết hợp đồng. Yêu cầu nội dung của hợp đồng cần rõ ràng, chặt chẽ và chi tiết. Có thể thiết lập hợp đồng trên cơ sở đơn hàng, cũng có thể trong một vài trường hợp làm ăn với các đối tác truyền thống hoặc đối tác có chữ tín thì đơn hàng chính là hợp đồng.
2.Các dịch vụ hậu cần vật tư cho sản xuất
2.1 Dịch vụ vận chuyển và giao nhận vật tư về doanh nghiệp
Đây là hoạt động phức tạp nhất và tốn nhiều chi phí nhất. Hoạt động chuẩn bị cho giao nhận và vận chuyển hàng hóa. Dịch vụ vận chuyển được xây dựng đảm bảo cho quá trình đưa vật tư từ nơi giao nhận về kho của doanh nghiệp, đưa vật tư từ kho của doanh nghiệp kịp thời đến các xí nghiệp, phân xưởng sản xuất theo đúng kế hoạch và thời gian. Vận tải là bài toán khó đối với các doanh nghiệp và toàn bộ nền kinh tế. Chi phí cho vận tải chiếm 1/3 chi phí mua sắm vật tư, chính vì thế dịch vụ vận tải phải được xây dựng hợp lý, và mang lại hiệu quả cao. Các dịch vụ vận tải cần tính toán và chuẩn bị gồm: vận chuyển hàng hóa từ nơi mua đến nơi tiêu thụ, vận chuyển vật tư từ kho của doanh nghiệp đến các xí nghiệp sản xuất, vận chuyển thành phẩm và bán thành phẩm từ các xí nghiệp sản xuất về kho thành phẩm của doanh nghiệp.Doanh nghiệp có thể tự đảm nhận việc thực hiện vận tải hàng hóa, cũng có thể thuê các doanh nghiệp chuyên về vận tải chuyên chở vật tư hàng hóa.
Chuyển giao hàng hóa về doanh nghiệp bằng các loại phương tiện và với các khoản chi phí đã được tính toán. Các loại hình vận tải được doanh nghiệp lựa chọn dựa trên cơ sở địa điểm giao nhận hàng hóa, khối lượng vật tư giao nhận, và sự phức tạp trong nghiệp vụ giao nhận. Dịch vụ vận tải là một dịch vụ hiện nay đang được chú trọng và phát triển. Doanh nghiệp có thể tự vận chuyển vật tư về doanh nghiệp, cũng có thể đơn vị cung ứng chịu trách nhiệm vận chuyển vật tư đến tận nơi. Doanh nghiệp tự vận chuyển bằng phương tiện của chính mình cũng có thể thuê phương tiện vận tải hoặc thuê trọn gói giao nhận. Có hai cách chuyển giao:
Thứ nhất, chuyển giao tập trung: phương pháp chuyển giao tích cực, chuyển giao tận nơi theo yêu cầu của khách hàng, tới tận nơi sử dụng vật tư. Áp dụng cho nhu cầu lớn, tiêu dùng ổn định., khối lượng vật tư tiêu dùng ít thay đổi. Doanh nghiệp thương mại thực hiện dịch vụ vận chuyển theo yêu cầu của doanh nghiệp sản xuất. Phương pháp này có ưu điểm đó là giải phóng doanh nghiệp sản xuất khỏi phải bận tâm lo lắng trong việc vận chuyển và bảo quản vât tư cho sản xuất, nhờ đó có thể tập trung quản lý và phát triển sản xuất. Doanh nghiệp sử dụng hợp lý tiết kiệm phương
tiện vận tải, có thể cơ giới hóa khâu xếp dỡ hàng, tạo điều kiện cho doanh nghiệp có thể theo dõi và giám sát được nhu cầu của thị trường, quản lý hoạt động mua hàng tốt hơn.
Thứ hai, chuyển giao phi tập trung: vật tư được vận chuyển về bằng chính lao động và phương tiện của doanh nghiệp phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Áp dụng cho nhu cầu nhỏ lẻ, kế hoạch kinh doanh thường xuyên thay đổi,không thể xác định được cụ thể từng loại vật tư vào thời gian nào doanh nghiệp cần. Phương pháp này có nhược điểm lớn là giao nhận tại kho với số lượng nhỏ, do đó không sử dụng hết được hiệu quả của phương tiện xếp dỡ, không nâng cao được năng suất lao động của công nhân. Không tận dụng được sức lao động và phương tiện vận tải và như thế sẽ làm tăng giá thành lên.
2.2 Dịch vụ chuẩn bị tài chính cho mua sắm vật tư
Dịch vụ tài chính cho mua sắm vật tư là các hoạt động chuẩn bị tài chính cho mua vật tư. Nội dung chính của hoạt động này là xác định khối lượng tiền mặt cần có để mua vật tư, thời gian và các nguồn huy động vốn. Các doanh nghiệp có thể huy động vốn từ nhiều nguồn khác nhau, nguồn tự có, nguồn vay ngân hàng, vay ngân sách nhà nước…Hoạt động chuẩn bị tài chính giúp cho doanh nghiệp chủ động trong thanh toán và thực hiện thanh toán đúng hợp đồng, giúp doanh nghiệp chủ động trong mua bán và giữ chữ tín với bạn hàng. Dịch vụ chuẩn bị tài chính cho mua sắm vật tư được thực hiện dựa vào kế hoạch mua sắm vật tư cho sản xuất của doanh nghiệp. 2.3 Dịch vụ chuẩn bị kho hàng cho tiếp nhận vật tư của doanh nghiệp
Trước khi hàng hóa được vận chuyển về kho, doanh nghiệp tiến hành các hoạt động chuẩn bị kho hàng cho tiếp nhận vật tư. Chuẩn bị kho hàng trước hết cần chuẩn bị diện tích kho chứa hàng. Giải phóng diện tích kho hàng tồn, hoặc tiến hành thuê kho thuê bãi chứa hàng trong điều kiện doanh nghiệp không có đủ không gian chứa hàng. Chuẩn bị các trang thiết bị cho bảo quản vật tư dựa trên các đặc tính của nguyên vật liệu nhập về. Các trang thiết bị như các loại tủ, kệ các dụng cụ chứa đựng vật tư, các điều kiện về không gian, độ ẩm, nhiệt độ… đảm bảo điều kiện bảo quản tốt nhất cho nguyên vật liệu nhập về. Tính toán cách xắp xếp bảo quản hàng hóa trong
kho. Chuẩn bị các trang thiết bị cần thiết cho việc tiếp nhận vật tư về mặt số lượng và chất lượng vật tư. Vật tư được bảo quản tại hệ thống kho của doanh nghiệp. Hệ thống kho của doanh nghiệp được phân chia thành nhiều loại kho khác nhau dựa trên những tiêu thức phân loại khác nhau như kho nguyên vật liệu, kho hóa chất, kho thành phẩm, kho các bộ phận linh kiện…Chuẩn bị kho hàng cho bảo quản vật tư cần đảm bảo các nguyên tắc sau:
+ Diện tích của kho cần đủ để dự trữ và bảo quản vật tư
+Các yếu tố trang thiết bị của kho cần đảm bảo cho bảo quản vật tư, chống hao hụt, mất mát, ẩm mốc, hư hỏng…
+ Kho phù hợp với đặc điểm kĩ thuật của vật tư, kho sạch sẽ thoáng mát, sáng sủa, tách biệt và được che trở. Kho có thể là kho kín, kho nửa kín, kho hở tùy thuộc vào đặc tính của vật tư dự trữ.
+ Vị trí của kho phải hợp lí, khoa học thuận tiện cho việc giao nhận vận chuyển. Dễ dàng trong việc nhập và xuất vật tư tiêu dùng.
Dịch vụ kho hàng tiến hành qua các bước:
+Lựa chọn kho và phân bố vật tư kỹ thuật trong kho : Mua sắm và trang bị các trang thiết bị cần thiết cho quá trình bảo quản vật tư. Phân bố vật tư bảo quản khoa học và triệt để tận dụng diện tích kho bảo quản.
+ Định vị định lượng vật tư hàng hóa trong kho : Phải thống nhất theo một quy tắc nhất định trong cả khu vực kho, từng nhà kho, gian kho, giá, ô, … tránh hiện tượng trùng lặp. Đặt ký hiệu ( Mã hóa ) cho từng loại vật tư, gắn mã hóa vào các vị trí khác nhau ở nơi dễ thấy, dễ theo dõi và tìm kiếm, nhằm đẩy nhanh tốc độ chu chuyển của vật tư, giải phóng kho một cách nhanh chóng.
+ Kê lót và chất xếp vật tư trong kho theo các phương pháp khác nhau và tùy thuộc vào thời tiết khí hậu…
Phương pháp xếp vật tư bao gồm :
+ Một chỗ cho mỗi loại vật tư ở chỗ của mình : Tức là mỗi loại vật tư chỉ có một chỗ xác định trong kho giúp tìm kiếm dễ dàng, tuy nhiên gây lãng phí kho bãi.
2.4. Dịch vụ tiếp nhận vật tư về mặt số lượng và chất lượng:
Vật tư vận chuyển về doanh nghiệp trước khi nhập kho cần qua khâu tiếp nhận vật tư về số lượng và chất lượng thông qua hóa đơn mua hàng. Mục đích của công tác này nhằm giải quyết ba vấn đề cơ bản. Thứ nhất, xem xét lượng hàng về có phù hợp với hợp đồng kí kết và các chứng từ, vận đơn kèm theo hay không. Thứ hai, thông qua tiếp nhận xác định lượng vật tư hao hụt mất mát trong quá trình vận chuyển về doanh nghiệp. Cuối cùng, xác định ai là người chịu trách nhiệm nếu xảy ra hiện tượng mất mát, hao hụt vật tư.
Tùy thuộc vào tính chất lý hóa học của vật tư hàng hóa, vào tình hình giao nhận giữa đơn vị giao hàng và đơn vị vận tải mà thực hiện các biện pháp kiểm tra số lượng vật tư khác nhau. Có hai phương pháp chính:
Thứ nhất, phương pháp kiểm tra toàn bộ: hàng hóa được vận chuyển về doanh nghiệp tiến hành kiểm tra toàn bộ lô hàng.
Thứ hai, kiểm tra xác suất (kiểm tra điển hình): là hình thức lựa chọn một vài lô hàng để kiểm tra, sau đó phổ biến kết quả cho toàn bộ lô hàng nhập về.
+ Hình thức tiếp nhận vật tư vê mặt số lượng: Có bốn hình thức tiếp nhận hàng hóa về mặt số lượng:
Thứ nhất: hình thức cân, đong , đo, đếm thực hiện khi giao nhận theo số lượng, trọng lượng.
Thứ hai, hình thức giao nhận theo nguyên hồng nguyên toa sử dụng dấu liêm phong cặp trì trên phương tiện vận chuyển.
Thứ ba, hình thức đếm số đầu bao, đầu kiện áp dụng theo hình thức giao nhận theo đầu bao đầu kiện.
Thứ tư, hình thức tiếp nhận theo mớn nước áp dụng cho giao nhận bằng đường thủy.
+ Hình thức tiếp nhận vật tư về mặt chất lượng:
Hình thức tiếp nhận này tùy thuộc vào đặc điểm của từng loại hàng hóa. Nếu hàng hóa là vật tư, thiết bị đòi hỏi kỹ thuật càng cao, tính chất lý hóa càng phức tạp thì đòi hỏi kiểm tra tỉ mỉ và bao giờ cũng có sự tham gia của cán bộ kỹ thuật ( OTK, KCS).
Việc kiểm tra chất lượng vật tư được tiến hành từ thấp đến cao, từ ngoài vào trong. Đầu tiên nhân viên tiếp nhận kiểm tra kích thước, tình hình của bao bì, các kí hiệu trên bao bì có phù hợp với điều kiện ghi trên hợp đồng và các vận đơn kèm theo. Sau đó kiểm tra kỹ hơn bên trong bao bì và tiến hành một số biện pháp thử nghiệm hàng hóa.
Sau khi tiến hành tiếp nhận vật tư về số lượng và chất lượng nếu phù hợp với các yêu cầu của hợp đồng đơn vị tiếp nhận sẽ tiến hành nhập kho vật tư tiêu dùng. Trong các trường hợp khác vật tư không đúng chủng loại, quy cách , phẩm chất…cần tiến hành lập biên bản kiểm nghiệm, kèm theo chứng từ liên quan gửi cho đơn vị cung cấp để giải quyết. Trong thực tế nếu hàng hóa phải trả lại thì doanh nghiệp sẽ tốn một khoản chi phí phát sinh trong quá trình vận chuyển hàng hóa về nơi cung ứng, mà lượng chi phí này hoàn toàn không được thanh toán. Chính vì thế toàn bộ các hoạt động khác diễn ra trước đó phải thật chuẩn xác và thực hiện theo đúng kế hoạch đã được xây dựng.
2.5. Dịch vụ cho quản lý vật tư nội bộ