a. Quản lý kế toán dự trữ
Hoạt động quản lý dự trữ vật tư thông qua ghi chép hàng ngày và tổng hợp từng tháng, quý năm của thủ kho.
+ Nắm số lượng dự trữ thông qua phiếu kho hoặc kiểm kê trực tiếp . Nắm số lượng thông qua phiếu kho mang tính chất lý thuyết, có thể không phản ánh hết được thực trạng dự trữ, mất mát dự trữ của vật tư. Thông qua kiểm kê trực tiếp có số liệu chính xác thực tế về tình hình hư hỏng, mất mát của vật tư.
+ Theo giõi dự trữ về giá trị : theo giõi tình hình nhập xuất (mua –bán ) vật tư kỹ thuật. Thường thì hoạt động này rất phức tạp do sự khác nhau giữa giá cả mua, bán từng thời điểm khác nhau. Do đó vật tư định giá cho từng sản phẩm sản xuất là rất khó khăn.
b.. Quản lý kinh tế dự trữ :
Do sự chênh lệch giữa quá trình mua và bán, sản xuất ở nơi này nhưng tiêu thụ ở nơi khác, sản xuất ở thời điểm này nhưng bán ở thời điểm khác, mua sản phẩm nơi này nhưng sản xuất lại ở nơi khác …. cho nên mọi doanh ngiệp đều cần dự trữ. Dự trữ chính là lượng vốn của doanh nghiệp. Dự trữ nhiều gây ra ứ đọng vốn lớn, dự trữ quá ít không đáp ứng được nhu cầu sản xuất, gây ngừng trệ và gián đoạn sản xuất. Do vậy việc dụ trữ một cách hợp lý kho hàng là vô cùng quan trọng. Vì vậy mục tiêu quản lý gồm hai mục tiêu lớn :
- Mục tiêu an toàn - Mục tiêu tài chính
+ Quản lý kinh tế dự trữ nhằm mục đích giảm các khoản chi phí dự trữ đến mức thấp nhất. Các chí phí chủ yếu trong bảo quản vật tư bao gồm :
- Chi phí kho tăng : nhà kho, trang thiết bị, máy móc, nhân công lao động…. - Chi phí vốn đầu tư không sinh lời : Vốn trong dự trữ là vốn trong giai đoạn vận động, không sinh lời.
- Chi phí hao hụt hàng hóa và biến động giá hàng hóa.
- Chi phí kí kết hợp đồng gồm chi phí quản trị và chi phí kiểm tra
- Chi phí do gián đoạn dự trữ bằng tiền mất do bỏ lỡ bán hàng hóa, do hàng hóa không sản xuất ra được do thiếu vật tư.
2.5.2Dịch vụ chuẩn bị cho tiêu dùng vật tư
Tổ chức chuẩn bị cho cấp phát vật tư trong nội bộ cần phải đảm bảo được các yêu cầu sau:
+Đảm bảo cấp phát vật tư nội bộ cho các đơn vị phải đúng về số lượng, đảm bảo chất lượng, đúng về quy cách, phẩm chất và kịp thời về mặt tiến độ.
+Chuẩn bị vật tư trước khi đưa vào sản xuất,bảo đảm giao vật tư thuận lợi nhất cho tiêu dùng.
+Kiểm tra giao nhận vật tư và tình hình sử dụng vật tư tại các đơn vị trong nội bộ doanh nghiệp.
+Lập hạn mức cấp phát vật tư cho các đơn vị tiêu dùng. +Lập các chứng từ có liên quan đến cấp phát vật tư.
Kiểm tra và quyết toán tình hình sử dụng vật tư.
Các hoạt động dịch vụ chủ yếu cho cấp phát vật tư là tiến hành xây dựng hạn mức cấp phát vật tư, chuẩn bị nguyên vật liệu cho cấp phát vật tư đúng yêu cầu, đồng bộ kịp thời và bảo đảm về mặt chất lượng cũng như số lượng vật tư cấp phát. Vận chuyển vật tư đến các đơn vị sản xuất của doanh nghiệp, giao nhận vật tư và tiến hành theo dõi quá trình sử dụng vật tư tại các xí nghiệp.
a. Xây dựng các hạn mức cấp phát vật tư: Công việc đầu tiên là tiến hành xây dựng hạn mức cấp phát vật tư. Hạn mức cấp phát vật tư được hiểu là số lượng vật tư tối thiểu cần phải có để đảm bảo cho quá trình sản xuất ở đơn vị sản xuất, được tiến hành liên tục trong một thời gian nhất định( thường là một tháng). Việc xây dựng hạn mức này có ý nghĩa vô cùng quan trọng công tác đảm bảo vật tư của doanh nghiệp:
+ Đảm bảo cho hoạt động sản xuất tại đơn vị sản xuất được diễn ra liên tục +Đảm bảo cho phòng kho vật tư có kế hoạch mua và nhập vật tư phù hợp.
+ Giúp cho việc kế hoạch hóa và sử dụng có hiệu quả các phương tiện trong nhập xuất vật tư của doanh nghiệp.
Quá trình xây dựng hạn mức cấp phát vật tư dựa vào các số liệu của các đơn vị sản xuất, lượng tồn kho cuối kì và tồn kho đầu kì. Trong hai hình thức cấp phát vật tư thì đây là hình thức được sử dụng chủ yếu do nó đảm bảo tính chủ động trong công tác đảm bảo vật tư.
Hạn mức cấp phát vật tư được xác định bằng công thức: H= M sxsp+ M dt – O đk
H: hạn mức cấp phát vật tư
M sxsp: số lượng vật tư cần cho sản xuất sản phẩm M dt: số lượng vật tư cần cho dự trữ
O đk: số lượng vật tư tồn kho đầu kì
Căn cứ vào hạn mức đã được xây dựng, vào thời điểm đầu tháng kho vật tư sẽ tiến hành chuẩn bị vật tư theo số lượng, chất lượng và thời gian giao nhận, tiến hành các hoạt động chuẩn bị cho tổ chức vận chuyển vật tư từ kho vật tư của doanh nghiệp về đến kho vật tư của đơn vị sản xuất. Các hoạt động chuẩn bị này giúp cho việc cấp
phát vật tư diễn ra nhanh chóng và đúng theo kế hoạch sử dụng, không những thế còn giúp giảm bớt những hao phí không cần thiết trong quá trình giao nhận vật tư trong nội bộ doanh nghiệp.
b. Cấp phát vật tư theo yêu cầu.
Trong quá trình sản xuất tại các đơn vị sản xuất, khi có nhu cầu đột xuất phát sinh cần có thêm vật tư để đảm bảo cho sản xuất, thì các đơn vị sản xuất sẽ lập phiếu yêu cầu vật tư. Sau đó sẽ liên hệ với kho vật tư để tiến hành cấp phát bổ sung vật tư cho đơn vị. Đây là hình thức cấp phát thứ yếu của doanh nghiệp do nó tạo ra sự bị động trong cấp phát vật tư của doanh nghiệp. Số lượng vật tư cấp phát theo yêu cầu thường nhỏ nên các đơn vị yêu cầu cấp phát vật tư sẽ tự vận chuyển vật tư từ kho của doanh nghiệp về kho của đơn vị sản xuất. Cấp phát vật tư theo yêu cầu cũng là một trong những hạn chế của công tác dịch vụ hậu cần vật tư, không xây dựng được hạn mức tối ưu và chưa dự báo được biến động của cung cầu trong tương lai.