II. Một số giải pháp góp phần hoàn thiện nhập khẩu máy móc vật t thiết bị giao thông vận tải ở công ty xây dựng và thơng mạ
3. Hoàn thiện nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá của Công ty:
Nhập khẩu là một hoạt động hết sức phức tạp. Trong cơ chế thị trờng, Công ty thực hiện chính sách giao việc theo từng bộ phận chuyên môn. Phòng Kinh doanh Xuất nhập khẩu có nhiệm vụ tổ chức các hoạt động xuất nhập khẩu nên phải chịu trách nhiệm trớc cấp trên về các hoạt động đó trên các mặt kinh tế và tính hợp pháp.
Các chủ trơng, chính sách của Nhà nớc về ngoại thơng không phải là cố định. Do đó ngời cán bộ làm công tác nhập khẩu luôn nắm bắt các tập quán thơng mại đối với các thị tr- ờng mà mình hoạt động.Điều này đòi hỏi họ luôn phải có thông tin, tài liệu phục vụ cho việc nghiên cứu. Phòng th viện của Công ty phải đảm bảo cung cấp sách báo chuyên ngành
và những ấn phẩm có liên quan, phục vụ tốt cho việc mở rộng tầm nắm bắt thông tin. Mặt khác, mỗi cán bộ luôn sự trau dồi bản thân qua việc rút kinh nghiệm thực tiễn trong các hoạt động nhập khẩu đã thực hiện.
Trong nghiệp vụ nhập khẩu thì việc giao dịch, đàm phán ký kết hợp đồng cần đợc chú trọng. Bất cứ một sơ ý nào trong việc xác định các điều khoản hợp đồng đã ký kết thì sửa lại là một vấn đề phức tạp nếu không xem xét cẩn thận thì dẫn tới hậu quả không thể l- ờng trớc đợc. Những cuộc đàm phán thơng lợng tốt là biện pháp đảm bảo giá cả cạnh tranh, thơng lợng tốt sẽ đi đến một giá cả hợp lý với số lợng mua và các điều kiện thanh toán, giao nhận thuận lợi.
Công ty cần có kế hoạch đào tạo cán bộ trực tiếp tiến hành đàm phán giao dịch, đảm bảo họ không những có đủ kiến thức về ngoại thơng mà còn là ngời có kinh nghiệm làm ăn với bạn hàng nớc ngoài. Họ phải nắm đợc các tình huống đàm phán, những cơ hội có lợi cho doanh nghiệp để dành lấy điều kiện có lợi nhất . Trong thời gian qua công tác đàm phán giao dịch của Công ty bị kéo dài nên ảnh hởng không ít tới hiệu quả kinh doanh. Để khắc phục nhợc điểm trên, các cán bộ trực tiếp đàm phán giao dịch có thể vận dụng một số sách lợc nh sau:
- Tạo sự cạnh tranh - Từng bớc tiến tới - Gây áp lực
- Đề cao mục tiêu của mình - Không bộc lộ suy nghĩ của mình - Tuỳ cơ ứng biến
- Tránh việc thoả thuận nhanh chóng
Do đó để đàm phán thơng lợng đạt kết quả mong muốn, cần vận dụng tổng hợp tất cả sách lợc nêu trên, biến hoá khôn lờng để dễ dàng đi đến sự nhất trí chung. Ngoài ra còn cần phải khéo léo sử dụng các kỹ thuật khác nh nghệ thuật trả giá, nghệ thuật hỏi và trả lời . . . để đạt đợc kết quả thơng lợng đàm phán cao nhất.
Hợp đồng nhập khẩu nên đợc ký ngay tại bàn đàm phán, khi đã có sự nhất trí chung về các điều kiện giá cả, chất lợng, chủng loại.
Hợp đồng nhập khẩu phải đợc ký kết bằng văn bản, đây là điều tiên quyết cho các bên thực hiện nhiệm vụ và trách nhiệm, nếu chỉ là những thoả thuận miệng thì họ có thể không thực hiện những gì thoả thuận. Khi đã ký kết hoặc thoả thuận nhập hàng đồng thời phải có các hợp đồng bán, nếu hợp đồng nhập không đợc thực hiện thì hợp đồng bán hàng cũng bị cắt bỏ, do đó sẽ bị phạt do không thực hiện hợp đồng. Hợp đồng miệng sẽ trở nên không có giá trị pháp lý để giải quyết tranh chấp , do đó nhất thiết doanh nghiệp phải lập văn bản có xác nhận của các bên, nếu thấy cần thiết thì đăng ký tại cơ quan trọng tài kinh tế có thẩm quyền để đề phòng trờng hợp xấu xẩy ra.
Một vấn đề nữa là trong thời gian qua, một số hợp đồng nhập lại không đề cập đến vấn đề chọn nguồn luật giải quyết khi xảy ra tranh chấp. Đây là điều nguy hiểm cho các doanh nghiệp, nếu họ không thực hiện hợp đồng đã ký kết thì sẽ gây khó khăn cho khiếu nại kiện tụng. Để hạn chế và khắc phục các vấn đề trên Công ty cần phải xác định rõ các điều kiện về hàng hoá và giám định chất lợng, số lơng, đồng thời lựa chọn nguồn luật giải quyết tranh chấp và quy định cụ thể trong hợp đồng với sự nhất trí của đôi bên. Tốt nhất nên lựa chọn luật của Việt Nam để nâng cao đợc uy tín của chúng ta trên thơng trờng và giảm thời gian, chi phí xảy ra khi giải quyết tranh chấp.
Trong qúa trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu, Công ty cần chú ý đến khâu giao nhận hàng hoá, thờng xuyên bám sát thực tế để kịp thời phát hiện h hỏng sai sót từ đó đề ra những biện pháp thích hợp. Đề nghị các cơ quan giám định, bảo hiểm phân tích đánh giá hàng hoá về chất lợng và số lợng xem có phù hợp với quy định trong hợp đồng hay không, nếu có sự không phù hợp về chất lợng, số lợng (vợt quá quy định) thì cần lập ngay biên bản hàng hoá kém chất lợng, không đủ về số lợng và thông báo ngay cho ngời bán để có hớng giải quyết nhanh chóng, đảm bảo lợi ích và có đủ hàng về số lợng, chất lợng và chủng loại cung cấp cho thị trờng tiêu thụ.
4. Hoàn thiện công tác tổ chức quản lý và đổi mới hoạt động kinh doanh nhập
khẩu:
Đổi mới doanh nghiệp Nhà nớc phù hợp với con ngời phát triển kinh tế hàng hoá nhiều thành phần theo định hớng XHCN, có sự quản lý của Nhà nớc là một bộ phận quan trọng trong chiến lợc đổi mới quan hệ sản xuất mà Đảng ta đã chỉ ra từ Đại hội lần thứ VII, lấy việc giải phóng sức sản xuất, nâng cao hiệu quả kinh tế và xã hội cải thiện đời sống ngời lao động là mục tiêu hàng đầu.
Nhằm đạt đợc mục tiêu của Nhà nớc giao, nâng cao hiệu quả kinh doanh đi đôi với giải quyết tốt những vấn đề xã hội, Công ty phải có một chiến lợc đổi mới tổ chức cán bộ công nhân viên phù hợp cho từng giai đoạn của Công ty.
* Chuyển hớng tổ chức với bộ máy tinh giảm gọn nhẹ:
Để có thể tồn tại trong cơ chế cạnh tranh khốc liệt hiện nay thì Công ty cần phải có một cơ cấu gọn nhẹ,linh hoạt với trình độ chuyên môn cao. Tại Công ty hiện nay, số cán bộ công nhân viên tham gia các hoạt động kinh doanh còn ít nên cần phải giảm bớt những cá nhân không làm việc tại các bộ phận kinh doanh để thu gọn đợc số lợng, đồng thời bổ sung những cán bộ có năng lực trình độ chuyên môn cao vào những vị trí thích hợp. Trong qúa trình kinh doanh cần phải giảm bớt những cá nhân làm việc yếu kém để dần thanh lọc đợc đội ngũ cán bộ có trình độ, có trách nhiệm, năng động sáng tạo phù hợp với cơ chế mới.
Thực hiện khoán trong các khâu sản xuất, kinh doanh, xây dựng quy chế phù hợp rõ ràng trong kinh doanh làm sao có thể gắn bó giữa trách nhiệm, nghĩa vụ và quyền hạn, lợi ích của cán bộ kinh doanh. Đó là mấu chốt để khơi dây tinh thần sáng tạo, tích cực trong kinh doanh của mỗi cá nhân. Bên cạnh đó Công ty cần tăng cờng hơn nữa chế độ khen th- ởng vật chất , nó không chỉ tác động khuyến khích vật chất đơn thuần mà còn nâng cao ý thức cho toàn thể cán bộ công nhân viên trong công tác, giúp họ xây dựng lòng tin với lãnh đạo. Còn cho họ thấy rằng ngoài lơng ra họ còn có thêm thu nhập nếu làm tốt, tăng doanh thu, lợi nhuận của Công ty. Bên cạnh đó cũng cần có chế độ kỷ luật nghiêm khắc để bảo đảm thởng phạt phâm minh.
Để hoạt động nhập khẩu của Công ty đạt hiệu quả cao đòi hỏi các cán bộ phải có nghiệp vụ kinh doanh xuất nhập khẩu giỏi, có trình độ ngoại ngữ và tin học. Trong khi đó cán bộ nhân viên xuất nhập khẩu của Công ty nói chung trình độ chuyên môn và ngoại ngữ còn hạn chế.
Vì vậy để đạt đợc trình độ cần thiết, công ty cần phải có chính sách đào tạo, bồi dỡng cán bộ từ những kiến thức cơ bản đến kiến thức chuyên ngành. Tránh tình trạng đào tạo tràn lan, vừa tốn tiền vừa không tạo ra hiệu quả của việc đào tạo. Có chính sách tuyển dụng ngời hợp lý và thực hiện theo công thức 4Đ: Đào tạo, đào tạo nâng cao, đào tạo lại và cuối cùng là đào thải để lựa chọn những ngời có khả năng nhất về nghiệp vụ kinh doanh cũng nh kinh doanh ngoại thơng phục vụ mục tiêu chung là nâng cao uy tín của Công ty trên thơng trờng. Đối với các cán bộ lãnh đạo củ Công ty và các Phòng ban phải là những có trình độ lãnh đạo, am hiểu sâu trên mọi phơng diện, có đầu óc sáng tạo, năng động. Cần nâng cao trình độ cán bộ lãnh đạo qua đào tạo tại trờng và đào tạo tại chỗ để mỗi ngời tối thiểu có đại học và các cán bộ kinh doanh nói chung có trình độ ngoại ngữ thành thạo.
Trong những năm tới, Công ty cần tiếp tục đào tạo đội ngũ cán bộ của mình để có trình độ, nghiệp vụ ổn định, nắm vững chắc hơn. Theo ông Harod Geneen - Giám đốc ITT một công ty hàng đầu của Mỹ về thông tin và điện thoại đã nói “Nhân tố con ngời đóng vai trò quan trọng nhất trong hoạt động kinh doanh của một Công ty". Điều đó chứng tỏ việc phát triển và đào tạo con ngời đóng một vai trò vô cùng then chốt là tiên quyết trong quá trình thực hiện giải pháp phát triển kinh doanh của mình. Mục tiêu đầu t phát triển con ngời của Công ty phải là chất lợng, phải tinh thông một nghề và giỏi nhiều nghề để đáp ứng nền kinh tế thị trờng đang hoàn thiện và cạnh tranh mạnh mẽ.