II 142: BHLĐ + dụng cụ lao động I 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp
tại Xí nghiệp Xây lắp điện
3.3.3. Phơng pháp quản lý và hạch toán chi phí
- Đối với chi phí nguyên vật liệu
Chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành công trình xây lắp vì vậy việc tiết kiệm chi phí là mối quan tâm hàng đầu của xí nghiệp. Tiết kiệm chi phí không có nghĩa là cắt xén bớt lợng nguyên vật liệu định mức cho thi công công trình mà theo quan điểm là hạn chế những hao hụt trong bảo quản, thi công và vận chuyển. Vì vậy để thực hiện đợc mục tiêu này xí nghiệp nên:
Thiết lập mối quan hệ ổn định với một số nhà cung cấp, giữ uy tín trong quan hệ kinh doanh và nên ký hợp đồng mua vật t với các nhà cung cấp trong thời gian dài với địa điểm và thời gian giao nhận vật t đợc xác định phù hợp với yêu cầu công việc và tiến độ thi công công trình. Hơn nữa, việc giao nhận vật t thoả thuận theo tiến độ thi công sẽ hạn chế đợc tình trạng hao hụt vật khi bảo quản trong thời gian dài, giảm đợc chi phí bảo vệ công tròng.
Do các công trrình ở xa xí nghiệp nên việc giao cho đội thi công tự lo một phần vật liệu cũng góp phần làm giảm bớt chi phí. Tuy nhiên, xí nghiệp mới chỉ sử dụng hoá đơn mua hàng để làm căn cứ ghi sổ chi phí vì vậy để đảm bảo chất luợng vật t đa tới công trình, xí nghiệp nên yêu cầu các đội phải lập biên bản giao nhận vật t giữa bên cung ứng và bên thi công. Biên bản có thể đợc lập theo mẫu sau:
Cộng hoà xã hội chủ nghĩa việt nam Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Biên bản giao nhận vật t
Ngày tháng năm
Chúng tôi gồm:
Ông (Bà): Đại diện bên cung ứng Ông (Bà): Đại diện bên nhận Đã tiến hành giao nhận số vật t sau:
Tổng cộng
Đại diện bên cung ứng Đại diện bên nhận (Ký, Họ tên) (Ký, Họ tên)
Biên bản này đợc lập tại thời gian và địa điểm giao nhận vật t. sau đó nhân viên kinh tế của đội sẽ gửi biên bản này kèm theo các chứng từ gốc để làm căn cứ ghi sổ kế toán.
Bên cạnh các biện pháp trên xí nghiệp cũng nên cố gắng giảm tới mức tối thiểu hao hụt trong quá trình bảo quản, vận chuyển và đặc biệt là khâu thi công. Để đảm bảo đợc yêu cầu này trứơc hết xí nghiệp cần phải tổ chức kho bãi đúng yêu cầu kỹ thuật, thờng xuyên nâng cao chất lợng kho bãi và kiểm tra tình hình bảo quản vật liệu ở từng công trình thi công. Bên cạnh đó, xí nghiệp nên có chế độ thởng phạt hợp lý với đội quản lý và bảo vệ kho bãi. Đối với những trờng hợp vi phạm phải xử phạt thật nghiêm khắc đồng thời cũng phải có chế độ khen thởng thích hợp đối với những lao động hoàn thành tốt công việc của mình.
- Đối với chi phí nhân công
Hiện nay tại xí nghiệp, chi phí nhân công thờng đợc hạch toán vào tháng cuối cùng khi công trình hoàn thành. Nh vậy, số liệu chi phí cụ thể theo từng tháng để đối chiếu, xem xét với khối lợng công việc thực hiện là không có. Theo em xí nghiệp nên hạch toán chi phí tiền lơng hàng tháng dựa trên các chứng từ chủ yếu là các hợp đồng giao khoán, bảng chấm công và có sự giám sát của xí nghiệp trong việc tính trả lơng hay tính tạm ứng ở các công trình. Biện pháp này có tác dụng nâng cao năng suất lao động và nâng cao đợc ý thức trách nhiệm của ngời công nhân, đồng thời đẩy nhanh tiến độ thi công đảm bảo thời gian bàn giao công trình.
Ngoài ra, để tạo điều kiện thuận lợi cho việc ghi sổ kế toán, cung cấp ngay thông tin về khoản mục chi phí nhân công trực tiếp, xí nghiệp có thể lập bảng kê chi phí nhân công cho từng đội nh sau:
Bảng kê chi phí nhân công
Đội .… TT Tên công
trình CPNCTT của công nhân xí nghiệp Cpnctt của lao động thuê ngoài Cpnctt của nhân công hợp đồng Cộng Cộng
- Chi phí sản xuất chung
Hiện nay, việc hạch toán khoản mục chi phí này có một điều đáng nói đó là việc phân bổ chi phí vận chuyển của từng đội xe cho từng công trình. Dựa trên số ca xe từ bảng phân bổ và định mức của từng loại xe, kế toán sẽ có số liệu về khoản chi phí vận chuyển này. Việc tính chi phí dựa trên cơ sở định mức nh vậy sẽ phát sinh một khoản chênh lệch so với thực tế, tạo ra khoản tồn vào cuối năm. Vì vậy để việc hạch toán đợc chính xác hơn, theo em xí nghiệp nên phân bổ chi phí của đội xe theo số chi phí thực tế phát sinh mà không nên phân bổ theo định mức. Cuối tháng, kế toán sẽ tập hợp toàn bộ chi phí phát sinh của đội xe (Theo từng loại xe) sau đó chia cho tổng số ca xe thực hiện sẽ có đơn giá thực tế của từng ca xe phân bổ cho từng công trình.
- Đối với chi phí quản lý doanh nghiệp
Tại xí nghiệp, chi phí QLDN định kỳ hàng năm kết chuyển sang chi phí chờ kết chuyển (TK 142), sau đó khi công trình hoàn thành sẽ phân bổ vào chi phí trong kỳ. Việc phân bổ này dựa trên tiêu thức doanh thu của từng công trình là hợp lý. Tuy nhiên, xí nghiệp nên lấy chi phí cần phân bổ là tổng CPQLDN phát sinh trong năm chứ không nên lấy một tỷ lệ cố định là 6% để phản ánh thực trạng sản xuất kinh doanh hàng năm của xí nghiệp.
- Phơng pháp đánh giá sản phẩm dở dang
Chi phí dở dang đợc đánh giá hàng tháng bao gồm toàn bộ chi phí từ khi khởi công cho đến cuối tháng đó, đồng thời xí nghiệp cũng áp dụng phơng thức thnah toán sau khi công trình hoàn thành toàn bộ nên có thể dẫn đến tình trạng vốn bị ứ động trên công trình.Vì vậy, theo em với những công trình lớn, có điểm dừng kỹ thuật nhất định thì xí nghiệp nên yêu cầu bên chủ đầu t thanh toán theo điểm dừng kỹ thuật. Nh vậy xí nghiệp sẽ thu hồi vốn nhanh, tăng vòng quay của vốn tránh tình trạng phải vay vốn để thi công, góp phần làm tăng lợi nhuận của xí nghiệp.
