CHƯƠNG 2 PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TUYỂN DỤNG NHÂN LỰC TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN
2.2.2.2Phân tích thực trạng công tác tuyển chọn tại Công ty cổ phần Vinaconex
Yêu cầu về hồ sơ xin việc của Công ty
- Đối với cán bộ kỹ sư, cử nhân kỹ thuật: + Lý lịch cá nhân có xác nhận của địa phương + Giấy chứng nhận sức khỏe
+ Đơn xin tự nguyện làm việc + Văn bằng tốt nghiệp đại học
+ Các chứng chỉ khác: Tin học, ngoại ngữ… - Đối với lao động thời vụ:
+ Bản sao lý lịch trích ngang + Bản photo chứng minh nhân dân + Giấy chứng nhận sức khỏe
Công tác tuyển chọn của Công ty được thực hiện theo trình tự:
Tiếp nhận hồ sơ đăng ký dự tuyển: Cán bộ phòng hành chính có nhiệm vụ sàng lọc những hồ sơ hợp lệ, đáp ứng được yêu cầu tổ chức, sau đó lập phiếu nhận hồ sơ và giao cho người nộp hồ sơ.
- Phiếu giao - Nhận hồ sơ đăng ký dự tuyển (xem phần phụ lục) Thi tuyển
- Sau khi hết hạn nộp hồ sơ 1 ngày, cán bộ công ty sẽ lập danh sách ứng viên đăng ký dự tuyển theo mẫu (xem phụ lục).
- Xuất phát từ số lượng hồ sơ tham gia dự tuyển và tính chất ngành nghề cần tuyển, công ty sẽ thành lập hội đồng thi tuyển để triển khai một số vấn đề:
+ Xây dựng nội dung thi tuyển sao cho chặt chẽ, đảm bảo mức độ chính xác với chi phí và công sức bỏ ra là ít nhất có thể song vẫn đạt được hiệu quả trong công tác thi tuyển.
+ Thống nhất hình thức thi tuyển cho từng chuyên môn: Trắc nghiệm, thực hành… phụ thuộc vào từng mảng công việc, bởi có những mảng đòi hỏi sự suy luận, sáng tạo, song có những mảng lại đỏi hỏi sự nhanh nhạy, quyết định chính xác.
+ Hội đồng thi tuyển của Công ty làm công tác chuẩn bị đề thi phù hợp với công việc và yêu cầu công việc đang cần tuyển để tìm ra được ứng viên thích hợp, có khả năng đảm nhận công việc được tuyển vào.
+ Thông báo cho thí sinh thời gian và địa điểm thi để đảm bảo sự có mặt đúng giờ cho các ứng viên và sự hiệu quả công tác tuyển dụng của tổ chức.
+ Chuẩn bị các cơ sở vật chất khác phục vụ quá trình thi tuyển như: phòng thi, nơi để xe của thí sinh…
Việc chuẩn bị cho công tác thi của công ty cổ phần Vinaconex 6 có thể nói là rất chặt chẽ và chuyên nghiệp đảm bảo điều kiện cho các ứng viên bước vào kỳ thi tuyển, đó không những là tạo điều kiện cho thí sinh tham gia tốt kỳ thi mà còn giúp công ty đánh giá được một cách khách quan các thí sinh và tìm cho mình những nhân tài thực sự phù hợp với công việc cần tuyển cũng như với công ty.
- Chấm thi: sau khi kết thúc mỗi môn thi, thí sinh nộp bài cho giám thị và chuyển sang thi môn khác. Đối với những bài thi vấn đáp hay thi trên máy thì giám thị sẽ chấm ngay và nộp điểm cho thư ký hội đồng thi và sẽ công bố vào cuối buổi thi, còn đối với những bài thi viết trên máy thì giám khảo sẽ mang về và chấm chậm nhất là trong vòng 2 ngày kể ngày kết thúc thi.
Sau khi giám khảo kết thúc việc chấm thi, điểm thi sẽ được xét duyệt lại bởi Giám đốc Công ty, trong trường hợp nhiều thí sinh điểm bằng nhau thì sẽ ưu tiên cho các thí sinh là con em liệt sỹ, gia đình có công với cách mạng, người dân tộc thiểu số. Việc xét duyệt sẽ lấy từ các thí sinh điểm cao đến điểm thấp nhưng phải đạt mức điểm tối thiểu do công ty quy định. Trường hợp lấy đến mức điểm tối thiểu do công quy định mà vẫn chưa đủ chỉ tiêu thi công ty lại tiếp tục đăng thông báo tuyển dụng chứ không lấy những thí sinh không đạt.
Điều này thể hiện sự công bằng trong thi cử, việc không nhận những thí sinh dưới điểm quy định của công ty trong khi chỉ tiêu vẫn chưa đạt là một biểu hiện về sự nghiêm ngặt và nguyên tắc trong công tác tuyển dụng nhân lực của công ty.
- Thông báo kết quả thi tuyển: Công ty sẽ công bố kết quả thi đến các thí sinh chậm nhất là 3 kể từ ngày Giám đốc Công ty xét duyệt. Đối với những thí sinh trúng tuyển,
Công ty sẽ thông báo thời gian triệu tập và hoàn tất hồ sơ để ký hợp đồng. Còn đối với những thí sinh không trúng tuyển thì Công ty sẽ có lời cảm ơn đến các ứng viên này và đề nghị ứng viên để lại hồ sơ để tiếp tục dự thi vào các đợt tuyển lần sau nếu có nhu cầu.
- Những thí sinh đỗ trong kỳ thi dự tuyển sẽ tiếp tục được phỏng vấn bởi cán bộ phòng Tổ chức Hành chính, và những ứng viên không đạt sẽ được công ty thông báo và giữ lại hồ sơ của những ứng viên này chờ đợt thi tuyển tiếp theo.
- Mẫu Phiếu tuyển kỹ sư, cử nhân của Công ty cổ phần Vinaconex 6 (xem phần phụ lục)
Phỏng vấn: Những thí sinh dự tuyển sẽ được phỏng vấn bởi cán bộ phòng Tổ chức Hành chính, sau đó là đưa lên Ban giám đốc Công ty phỏng vấn lần nữa, những thí sinh này sẽ được phỏng vấn với các tiêu chí:
- Chuyên môn: Trình độ chuyên môn, kết quả học tập.
- Năng lực công tác: Thông qua trao đổi về công tác xã hội để đánh giá mức độ hiểu biết xã hội của ứng viên ra sao, sự nắm bắt các thông tin thị trường của ứng viên đặc biệt là thị trường lao động.
- Trình độ ngoại ngữ: Hầu hết các công việc hiện nay đều đòi hỏi trình độ ngoại ngữ, và Vinaconex 6 cung vậy, yêu cầu về ngoại ngữ là không thể thiếu, trong cuộc phỏng vấn Công ty đã yêu cầu người xin việc giao tiếp bằng tiếng anh và dịch một đoạn văn tiếng anh.
- Trình độ vi tính: Word, Excel, Autocad…
- Mẫu Phiếu phỏng vấn của Công ty cổ phần Vinaconex 6 (xem phần phụ lục)
Thử việc: Sau khi phỏng vấn được nhận vào làm thì công ty sẽ tiến hành cho người được tuyển thử việc. Trong thời gian thử việc người lao động sẽ được bố trí làm việc ở các bộ phận và được phân công nhiệm vụ đúng chuyên môn. Công ty sẽ đạo điều kiện hết sức thuận lợi để người thử việc hoàn thành tốt nhiệm vụ bằng cách cử các cán bộ có trình độ kinh nghiệm hướng dẫn công việc cho người thử việc, thời gian thử việc là 3 tháng song nếu trong thời gian thử việc người lao động hoàn thành tốt công việc thì sẽ được rút ngắn thời gian thử việc.
- Trong quá trình thử việc người được tuyển phải đảm bảo các yêu cầu sau, và đây cũng chính là các tiêu chí mà Công ty dựa vào để đánh giá quá trình thử việc của người được tuyển.
+ Trình độ chuyên môn, năng lực công tác.
+ Hoàn thành tốt công việc được giao, khả năng phát huy sáng tạo trong công việc. + Quan hệ tốt với đồng nghiệp.
- Kết thúc thời gian thử việc, người tuyển dụng có nhiệm vụ: + Viết bản kiểm điểm cá nhân về quá trình thử việc tại Công ty. + Nhận xét về ưu, khuyết điểm bản thân.
+ Nêu lên quan điểm của mình để tiếp tục ở lại tổ chức làm việc. + Đơn xin làm việc lâu dài tại Công ty.
Sau khi nhận được bản kiểm điểm, nhận xét của người thử việc kết hợp với nhận xét của cán bộ trực tiếp hướng dẫn người thử việc, Công ty sẽ tuyên bố kết quả thử việc cho người thử việc sau 10 ngày.
Đối với những người thi tuyển vào nhân viên chính thức của Công ty, nếu được chấp nhận vào làm việc tại Công ty sau quá trình thử việc, thì sẽ được ký hợp đồng dài hạn.
Đối với lao động thời vụ thì sau khi phỏng vấn được chấp nhận sẽ tiến hành ký hợp đồng thời vụ luôn không cần qua giai đoạn thử việc. Hồ sơ sẽ do phòng tổ chức hành chính lưu giữ.
- Phiếu đánh giá tuyển dụng (xem phần phụ lục)
Bảng 2.4: Quy định việc lưu hồ sơ
STT TTTT Tên hồ sơ Nơi lưu T/g
lưu
Phương pháp lưu
Phương pháp hủy 1 Phiếu đánh giá tuyển
dụng
Cán bộ quản lý hồ sơ
Lưu theo hồ sơ nhân sự từng cá nhân
Không hủy 2 Đơn xin làm việc lâu dài
tại công ty
Cán bộ quản lý hồ
Lưu theo hồ sơ nhân sự từng
sơ cá nhân 3 Quyết định tiếp nhận Cán bộ
quản lý hồ sơ
Lưu theo hồ sơ nhân sự từng cá nhân Không hủy 4 Hợp đồng lao động Cán bộ quản lý hồ sơ
Lưu theo hồ sơ nhân sự từng cá nhân Không hủy 5 Quyết định điều động CBCNV Cán bộ quản lý hồ sơ
Lưu theo hồ sơ nhân sự từng cá nhân
Không hủy
Nguồn: Tài liệu Phòng tổ chức hành chính công ty Vinaconex 6
Bảng 2.5: Số liệu tuyển dụng qua các năm tại Vinaconex 6 TT Trình độ, chuyên môn Tuyển dụng lao động
năm 2007 Tuyển dụng lao động năm 2008 Kế hoạch Thực hiện Kế hoạch Thực hiện I Trên đại học
II Đại học 28 36 29 23
Kỹ sư xây dựng 10 15 12 10
Kỹ sư cầu đường 1 2 1 1
Kiến trúc sư 3 3 0 1
Kỹ sư vật liệu xây dựng 0 1 1 2
Kỹ sư điện 1 1 0 1
Kỹ sư thủy điện – thủy lợi 3 3 1 0
Kỹ sư cơ khí – chế tạo máy 1 1 2 1
Kỹ sư cấp thoát nước 1 0 1 0
Kỹ sư trắc đạc – trắc địa 2 3 1 1
Kỹ sư công trình thủy 1 1 0 0
Cử nhân kinh tế 3 3 4 2
Cử nhân tài chính kế toán 0 3 1
Cử nhân luật 1 2 3 1
Cử nhân ngoại ngữ 0 0 0 1
III Cao đẳng 0 1 0 1
Cao đẳng xây dựng 0 0 0 1
Trung cấp xây dựng 0 1 0 0
IV Công nhân kỹ thuật 130 92 73 61
Xây dựng 0 0 0 0 Thợ cốppha 50 10 12 7 Nề + nề hoàn thiện 50 40 40 35 Sắt 25 30 13 16 Hàn điện 0 2 1 1 Thợ vận hành máy XD 0 2 3 0 Điện, nước 0 2 1 1
Lái lu, xúc, ủi 5 5 3 1
CN thợ nguội 0 1 0 0 Các loại thợ khác 0 0 0 0 V Lao động phổ thông 0 0 0 0 Chính thức 0 0 0 0 Thời vụ 0 0 0 0 VI Tổng số 158 129 102 84
Nguồn: Tài liệu Phòng tổ chức hành chính công ty Vinaconex 6
Đánh giá công tác tuyển chọn nhân lực tại Công ty Vinaconex 6
Công tác tuyển chọn tại Vinaconex 6 đã thực hiện tương đối chặt chẽ và hiệu quả thể hiện ở đội ngũ công nhân với cơ cấu trẻ. Quá trình thi tuyển của công ty được diễn ra một cách nghiêm túc nhằm lựa chọn người lao động phù hợp nhất với công việc cũng như công ty. Công tác thi tuyển và thông báo kết quả thi đã được thực hiện trong thời gian ngắn nên đã giữ chân được các thí sinh, không xảy ra tình trạng thí sinh đi tìm việc nơi khác trong khi chờ đợi. Việc giữ lại hồ sơ của những ứng viên không trúng tuyển thể hiện sự quan tâm đối với những ứng viên này và mở cho họ một cơ hội khi có đợt thi tuyển tiếp theo. Đây thật sự là một điều mới mẻ mà rất ít
các doanh nghiệp ở Việt Nam áp dụng. Điều đó cũng tiết kiệm được chi phí và công sức cho Công ty khi có đợt tuyển mới.
Song bên cạnh đó công tác tuyển chọn nhân lực tại Công ty Vinaconex 6 cũng có những hạn chế nhất định. Các bước tuyển dụng vẫn còn sơ sài: Công tác tuyển dụng của công ty mới chỉ dừng lại ở các bước phỏng vấn, thi tuyển rồi thử việc. Tuy rằng khâu thi tuyển của công ty rất chặt chẽ song tuyển dụng là một quá trình có thể nói còn sơ sài, công ty chưa có công tác khám sức khỏe cho ứng viên, chưa có khâu phỏng vấn của lãnh đạo trực tiếp của bộ phận tuyển nhân sự để lãnh đạo trực tiếp đánh giá ứng viên sẽ là cấp dưới của mình trong tương lai gần. Hơn nữa công ty mới chỉ có bước phỏng vấn ứng viên sau khi trúng tuyển để tiến hành cho thử việc, chưa thực hiện công tác phỏng vấn sơ bộ trước khi lựa chọn ứng viên vào thi tuyển, điều này rất quan trọng vì nó giúp công ty loại bỏ những ứng viên mà ngay từ đầu đã được đánh giá là không thích hợp, Công ty chưa tổ chức chương trình khám sức khỏe trong quá trình tuyển chọn, hơn nữa thông qua giấy khám sức khỏe để đánh giá tình trạng sức khỏe thực tế của người xin việc sẽ không chính xác. Hiện nay dưới chế độ quan liêu, người lao động có thể bỏ một mức chi phí nhất định thì sẽ được cấp phát giấy khám sức khỏe với các chỉ tiêu hoàn hảo, việc chứng nhận sức khỏe chưa được các bệnh viện tiến hành khám thực sự, bởi họ cho rằng người lao động cần được chứng nhận sức khoẻ mình tốt, còn bác sĩ cứ ghi vào là xong. Vì thế giấy chứng nhận sức khỏe đại đa số là không trung thực và chính xác trong khi đó Công ty lại chưa có những đợt tổ chức khám sức khỏe cho người lao động tuyển mới, mà chỉ mới tiến hành khám sức khỏe định kỳ cho các nhân viên chính thức của Công ty. Đây cũng là những thiếu sót chung của hầu hết các Công ty ở nước ta. Quá trình tuyển dụng tại Công ty vẫn thiên rất nhiều về những sinh viên khá giỏi, điều này đã không tính đến tình trạng chạy theo thành tích của sinh viên tức là điểm học cao không có nghĩa là sinh viên đó giỏi thực sự. Hiện nay trong hầu hết các trường Đại học, Cao đẳng sinh viên đều chạy theo thành tích, bởi các doanh nghiệp đa số nhìn nhận sinh viên dưới góc độ kết quả học tập, vì vậy ý nghĩ điểm cao sẽ có cơ hội việc làm cao luôn thường trực trong các sinh viên. Nhiều sinh viên chỉ quan tâm đến điểm họ sẽ nhận được sau
khi ra trường mà không quan tâm đến lượng kiến thức có được, họ bằng mọi cách để có được điểm cao như: quay cóp, xin điểm… Như thế, những sinh viên điểm cao chưa chắc đã là những sinh viên khá giỏi, đôi khi chính những sinh viên điểm không xuất sắc lại là những nhân viên tương lai tài giỏi. Nhưng như thế không có nghĩa là tất cả những sinh viên điểm cao đều tiêu cực, vẫn có những người giỏi thực sự. Dù vậy thì việc nhìn nhận vào thành tích học tập của sinh viên khi tuyển dụng là một hạn chế lớn của Công ty. Thông tin đưa ra trong phỏng vấn chưa phong phú, chủ yếu xoay quanh những câu hỏi thông dụng điều này không mang lại thông tin chính xác.
Địa điểm phỏng vấn của Công ty lần thứ nhất là tại phòng Tổ chức Hành chính, tại phòng Tổ chức còn có một số nhân viên của phòng ngồi làm việc, Công ty chưa chuẩn bị một không gian riêng vì thế người xin việc thường lúng túng và ngại ngùng khi nêu ra quan điểm của mình từ đó phát sinh những sai sót nhất thời, mà những sai sót này chưa thể đánh giá hết về ứng viên được.
Trước khi tiến hành thử việc, Công ty chưa tạo cơ hội cho người trúng tuyển tham quan công việc mà họ sẽ đảm nhận.