liệu do khách hàng cung cấp.
Nguyên vật liệu là một trong những yếu tố của t liệu sản xuất. Nó đúng vai trò quan trọng trong việc tạo nên chất lợng của sản phẩm. Đặc biệt, đối với ngành may là ngành sử dụng các loại vải là chủ yếu để tạo nên sản phẩm. Do đó, nếu chất lợng của các loại vải và phụ thuộc không đợc đảm bảo thì công nhân sản xuất cũng không thể tạo ra đợc sản phẩm đạt chất lợng cpa cho dù máy móc công nghệ có hiện đại, tay nghề của công nhân dù có cao.
Công ty 20 có nguồn nguyên vật liệu đều do khách hàng từ nớc ngoài chuyên trở sang để công ty may gia công. Sau đó xuất khẩu trở lại là chủ yếu. Ngoài ra, công ty cũng có quan hệ mua bán nguyên vật liệu với một số cơ sở sản xuất trong nớc mà chủ yếu là công ty dệt vải X28 và Dệt Nam Định để làm những sản phẩm tiêu dùng trong nớc nh quần áo bộ đội phục vụ cho chiến sỹ.
Nguyên vật liệu do khách hàng gửi sang nhiều khi kém chất lợng hoặc do điều kiện khí hậu của Việt Nam bị oxy hóa, ố mốc, giảm chất lợng... Sau khi công ty tiếp nhận, trai qua quá trình sản xuất mới bị biến chất và hậu quả về chất lợng phần nhiều do công ty phải gánh chịu. Có nhiều trờng hợp, khách hàng gửi những lô vải lớn có nhiều loại phụ liệu khác nh chun, khóa, khuy... bộ phận tiếp nhận của công ty đã đo vải không chính xác dẫn đến thiếu vải chỉ khi sản xuất mới phát hiện ra hoặc nhiều loại vải bị lỗi 20, rút sợi, xớc vải, ố bẩn bên trong nhng do kiểm tra theo xác suất nên không phát hiện đợc. Để xảy ra tình trạng trên, có hai nguyên nhân chủ yếu: đó là đội ngũ thủ kho, cán bộ quản lý kho cha làm tốt nhiệm vụ tiếp nhận của mình, nguyên nhân thứ hai là hệ thống kho tàng cha đảm bảo cho công tác bảo quản. hệ thống kho của công ty đã bị xuống cấp sau nhiều năm sử dụng đã không còn đảm bảo đạt tiêu chuẩn về kho của ngành công nghiệp.
Để giải quyết vấn đề trên, công ty cần tuyển dụng những thủ kho, cán bộ al kho phải là những ngời có chuyên môn nghiệp vụ quản lý kho, có tinh thần trách nhiệm cao để giải quyết tốt, nhanh gọn những biến động phát sinh. Công ty cũng cần quy trách nhiệm triệt để cho từng cá nhân, bộ phận bảo quản kho. Có chế độ thởng phạt nghiêm minh đối với những ngời này.
Sơ đồ 4. Kiểm soát nguyên vật liệu do khách hàng cung cấp
Bớc Trách nhiệm Nội dung công việc
1 2 3 4 5 6 7 8 9 Thủ kho công nhân Thủ kho công nhân Thủ kho Thủ kho Thủ kho Thủ kho Sản xuất KCS Các bộ phận liên quan Nhận nguyên phụ liệu Kiểm tra Không đạt Lưu kho Gửi phòng kỹ thuật lập phối màu Bảo quản Kiểm tra xuất kho Sản xuất Kiểm tra trong quá trình
Đóng gói lưu kho bảo quản giao hàng
Khách hàng đồng ý cho tiếp tục sản xuất Báo thương lượng với khách hàng Báo phòng kế hoạch
Có Chuyển nguyên công tiếp theo
Thông báo hoàn trả theo thỏa thuận Đạt K/đ K/đ K/đ K/đ Đạt Đạt K/đ: *
Mô tả l u đồ:
1- Thủ kho thuộc kho nguyên liệu nhận nguyên liệu do khách hàng đa tới. Thủ kho thuộc kho phụ liệu nhận phụ liệu do khách hàng đa tới.
2- Thủ kho kiểm tra nguyên phụ liệu nhập. Trờng hợp nguyên phụ liệu nhập vào thiếu hoặc thừa, không đạt yêu cầu thì báo ngay cho phòng kế hoạch, phòng kế hoạch thông báo cho khách hàng về tình trạng của nguyên phụ liệu theo biểu mẫu đồng thời thong lợng với khách hàng để:
- Nếu khách hàng đồng ý tiếp tục cho sản xuất trên lô nguyên phụ liệu (không đạt yêu cầu) do họ đa tới thì chuyển công theo.
- Nếu khách hàng không đồng ý thì: + Hoàn trả họ số nguyên phụ liệu ấy.
+ Dùng số nguyên phụ liệu vào đợt hàng khác. + Chuyển công khác tới thay thế.
3- Nếu đạt yêu cầu, thủ kho hoặc công nhân xếp nguyên vật liệu vào kho. 4- Thủ kho nguyên liệu gửi số nguyên liệu đã nhập kho cho ngời lập bảng phối màu của phòng kỹ thuật (tất cả số nguyên liệu vừa nhập kho) ghi rõ ký hiệu mã hiện ở đầu vải: tên chơng trình, mã hiệu, chất liệu vải, màu vải, đông thời gửi giấy báo khổ vải cho phòng kỹ thuật.
Thủ kho phụ liệu gửi số phụ liệu (theo bảng tổng hợp cấp phối màu) của phòng kỹ thuật. Với mỗi loại phụ kiện cần ghi rõ: chơng trình, màu vải, tên chất liệu. Trong quá trình lập bảng phối màu, cần kiểm tra, so sánh với quy trình, với bảng phối màu của khách hàng.
Trờng hợp phát hiện ra điểm không phù hợp cần gọi điện báo hoặc Fax cho khách hàng, thơng lợng với khách hàng.
- Nếu khách hàng đồng ý tiếp tục cho sản xuất trên số phụ liệu (không đạt yêu cầu) do họ đa tới thì chuyển nguyên công tiếp theo, khách hàng ký ngay trên số nguyên, phụ liệu trong bảng.
- Nếu khách hàng không đồng ý thì tuỳ từng chờng hợp cụ thể: + Chờ số nguyên, phụ liệu khác.
+ Trả số vật t đó.
5- Thủ kho có trách nhiệm bảo quản hàng hóa là nguyên, phụ liệu do khách hàng cung cấp.
6- Trớc khi xuất kho cấp nguyên liệu cho phân xởng cắt cần căn cứ vào bảng phối màu của phòng kỹ thuật.
Trờng hợp không đảm bảo yêu cầu (thiếu hoặc sai chủng loại) cần báo ngay cho phòng kế hoạch thơng lợng với khách hàng.
- Chuyển thêm cho đủ.
- Dừng việc cấp cho sản xuất xử lý sau.
7- Các phân xởng sản xuất trên nguyên liệu so khách hàng cung cấp cũng cần tham gia vào việc kiểm tra nguyên phụ liệu trong quá trình sản xuất. Nếu có dấu hiệu không phù hợp cần báo ngay cho tổ trởng để có cách giải quyết kịp thời.
8- Trong quá trình sản xuất, nhân viên KCS kiểm tra chất lợng sản phẩm bán thành phẩm trong quá trình, kịp thời thông báo cho phòng kỹ thuật để báo cho khách hàng vì tình trạng của bán sản phẩm để:
- Nếu sản phẩm không đạt yêu cầu mà khách hàng vẫn đồng ý tiếp tục cho sản xuất thì chuyển nguyên công tiếp theo.
- Nếu khách hàng không đồng ý thì thơng lợng để hoàn trả theo thoả thuận. Nh vây, sau khi thực hiện một số biện pháp vừa đa ra, công ty sẽ yên tâm về khâu đảm bảo nguyên phụ liệu: Chúng sẽ đợc cung cấp đầy đủ về số lợng, chất l- ợng, chủng loại cho các phân xởng sản xuất kịp thời phục vụ nhu cầu sản xuất. Công tác bảo quản đợc quan tâm, chất lợng nguyên phụ liệu sẽ đợc bảo đảm cấp theo tiến độ sản xuất góp phần đảm bảo đứng thời gian giao hàng cho khách. Sử dụng nguyên phụ liệu hợp lý, tiết kiệm sẽ giúp cho giảm chi phí, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. Tóm lại, thực tiễn đợc giải pháp này công ty có cơ sở để chủ động sản xuất, đa ra sản phẩm đảm bảo chất lợng, đúng thời hạn giao hàng nâng cao hiệu quả kinh doanh và sức cạnh tranh trên thị trờng.
Để thực hiện đợc giải pháp này công ty cần có các điều kiện sau:
- Thứ nhất, cần có nguồn vốn cần thiết để có thể đầu t sửa kho tàng và có thể lấy từ quỹ đầu t xây dựng cơ bản và tính voà chi phí giá thành. Nhng phải tính toán sao cho chi phí phù hợp để tạo ra giá cả sản phẩm hợp lý với ngời tiêu dùng.
- Thứ hai, đội ngũ thủ kho, cán bộ quản lý kho phải đào tạo vè chuyên môn nghiệp vụ và có tinh thần trách nhiệm cao. Đối với cán bộ kỹ thuật cần cố gắng định mức nguyên phụ liệu sản xuất sao cho hợp lý mà vẫn tiết kiệm.
- Thứ ba, cần tạo lập mối quan hệ làm ăn tốt đẹp, bình đẳng đôi bên cũng có lợi với khách hàng. Điều này rất có lợi mỗi khi chúng ta gặp trục trặc về nguyên
phụ liệu đặc chủng do khách hàng cung cấp, tránh để trờng hợp khách hàng o ép, bắt chẹt không chịu cung cấp bổ sung nguyên phụ liệu nhng vẫn bắt giao hàng đúng thời hạn. Nếu công ty không tạo lập đợc quan hệ tốt đẹp thì rất khó trong việc thơng lợng với khách hàng để tìm ra giải pháp tối u.