Trong nền kinh tế thị trường, mục tiớu hăng đầu của mọi doanh nghiệp lă tối đa hoõ lợi nhuận. Muốn vậy nhă quản trị phải quản lý doanh nghiệp một cõch cú hiệu quả. Để lăm được điều năy thỡ nhu cầu thụng tin căng trở nớn đa dạng vă bức thiết. Bởi vỡ thụng tin lă chất kớch thớch cho việc quản lý hoạt động. Nếu thiếu thụng tin vững chắc thỡ nhă quản lý sẽ khụng lăm được gỡ cả. Do đú đũi hỏi cõc kớnh thụng tin phải trải dăi trong nội bộ doanh nghiệp đảm bảo cho cõc thụng tin được truyền đi đến những nơi cần thiết. Nếu khụng cú những kớnh thụng tin nhă quản lý doanh nghiệp sẽ gặp khú khăn trong việc thực hiện chức năng của mỡnh như:
- Quõ trỡnh lập kế hoạch: cõc nhă quản trị cụng ty cổ phần xđy dựng giao thụng Quảng Nam thường lập kế hoạch dăi hạn vă ngắn hạn để xđy dựng cõc mục tiớu cần đạt được vă vạch ra cõc bước thực hiện để đạt mục tiớu. Kế hoạch mă nhă quản trị lập thường dưới dạng dự toõn. Như vậy dự toõn rất quan trọng của nhă quản lý, việc xđy dựng kế hoạch hợp lý cho cõc mục tiớu tương lai trong điều kiện doanh nghiệp vừa chuyển sang cụng ty cổ phần lă vấn đề sống cũn của cụng ty. Để việc lập kế hoạch của nhă quản trị thực hiện tốt cú hiệu quả, hiệu lực, tớnh khả thi cao thỡ chỳng phải dựa trớn những thụng tin hợp lý cú cơ sở
- Tổ chức thực hiện: trong chức năng tổ chức thực hiện cõc nhă quản lý cụng ty cổ phần xđy dựng giao thụng Quảng Nam thường tỡm cõch kết hợp tốt nhất nhđn tố con
người với cõc nguồn lực sẵn cú của cụng ty để cõc mục tiớu đề ra sẽ được thực hiện với hiệu quả cao nhất. Để lăm tốt chức năng năy nhă quản trị cũng cần cú nhu cầu về thụng tin. Kế toõn sẽ cung cấp thụng tin cho những tỡnh huống khõc nhau của cõc phương õn khõc nhau để nhă quản trị cú thể xem xĩt đề ra quyết định đỳng đắn nhất trong quõ trỡnh điều hănh hoạt động sản xuất kinh doanh sử dụng cú hiệu quả hơn 500 nhđn viớn trong cụng ty mang lại thu nhập cho những thănh viớn trong cụng ty một cõch cao nhất.
- Quõ trỡnh kiểm tra đõnh giõ : sau khi triển khai thực hiện kế hoạch thỡ bước tiếp theo nhă quản trị kiểm tra đõnh giõ quõ trỡnh thực hiện. Phương phõp kiểm tra đõnh giõ thường sử dụng lă phương phõp so sõnh. Do vậy nhă quản trị cần được cung cấp những bõo cõo thực hiện lập dưới dạng so sõnh giữa số liệu thực hiện với số liệu dự toõn để nhă quản trị từ đú phõt hiện ra những sai lệch giữa kết quả vă mục tiớu đề ra. Điều năy giỳp nhă quản trị nhận diện ra những vấn đề cũn tồn tại cần cú tõc động của nhă quản lý.
Xuất phõt từ những vấn đề nớu trớn cho thấy nhu cầu thụng tin của kế toõn thật sự cần thiết vă cú vai trũ quan trọng cho nhă quản lý cũng như cõc bộ phận khõc. Do đú vấn đề đặt ra lă để cú những thụng tin thớch hợp phục vụ cho nhă quản trị thỡ cần thiết phải tổ chức lại thụng tin tại cụng ty cổ phần xđy dựng giao thụng Quảng Nam nhằm cung cấp được những thụng tin thớch hợp phục vụ cho nhă quản trị.
II. HOĂN THIỆN VIỆC TỔ CHỨC THễNG TIN PHỤC VỤ CHO KIỂM SOÂT CHI PHÍ Ở CễNG TY
1. Về tổ chức luđn chuyển chứng từ
Do địa băn sản xuất của cụng ty rất rộng, cõc cụng trỡnh ở xa bộ phận quản lý hơn nữa việc thu mua vật tư thường được thực hiện ở nơi thi cụng cụng trỡnh nớn chứng từ cũn chậm ảnh hưởng đến việc quản lý vă cung cấp thụng tin cho nhă quản lý. Vỡ vậy, việc đảm bảo ghi đầy đủ cõc yếu tố của chứng từ để lăm căn cứ ghi sổ kế toõn vă cú thể kiểm tra, kiểm soõt được nghiệp vụ kinh tế, tăi chớnh phõt sinh phản õnh trong chứng từ vă việc kiểm tra, giõm sõt của kế toõn đối với việc ghi nhận thụng tin văo chứng từ ban đầu lă cần thiết nhằm hạn chế được sự thiếu trung thực của việc thu nhận thụng tin văo chứng từ. Trong hoạt động xđy lắp cụng trỡnh, nguyớn vật liệu trực tiếp được coi lă khoản mục hao phớ lớn nhất trong giõ thănh sản phẩm xđy dựng, do vậy kiểm soõt chi phớ nguyớn vật liệu trực tiếp ngay từ ban đầu lă hết sức cần thiết.
Khi phõt sinh nhu cầu về nguyớn vật liệu người cú trõch nhiệm viết phiếu yớu cầu nguyớn vật liệu. Ở cụng ty phiếu yớu cầu nguyớn vật liệu thường viết tay nớn khụng rừ răng do vậy theo em cụng ty cần cú mẫu về phiếu yớu cầu nguyớn vật liệu như sau :
PHIẾU YÍU CẦU NGUYÍN VẬT LIỆU Ngăy yớu cầu : 3/5/2005
Mụ tả
Đội : 3 Cụng việc :
Xi măng Hoăng thạch Mờ số Đơn vị tớnh Số lượng
A 468 Tấn 50
Chữ ký người yớu cầu Nguyễn Văn A
Chữ ký người quản lý Trần Văn B
Ngăy 5/5/2005
Nếu được õp dụng tốt, cõc phiếu năy sẽ giỳp doanh nghiệp kiểm soõt việc sử dụng nguyớn vật liệu cú hiệu quả hơn thụng qua trung tđm quản lý chi phớ. Nếu doanh nghiệp chưa đủ điều kiện để thực hiện cõc phiếu năy cho tất cả cõc nguyớn vật liệu thỡ õp dụng cho cõc nguyớn vật liệu quan trọng nhất.
Phiếu yớu cầu nguyớn vật liệu sẽ được đưa đến phũng kế hoạch - kỹ thuật để duyệt số lượng nguyớn vật liệu xuất kho. Bộ phận năy sẽ xem xĩt vă quyết định số lượng nguyớn vật liệu xuất kho ghi văo phiếu xuất kho ở cột thực xuất. Để phớ chuẩn số lượng nguyớn vật liệu xuất kho bộ phận đảm nhiệm sẽ căn cứ văo hồ sơ kỹ thuật vă định mức nguyớn vật liệu trong dự toõn ban đầu. Sau đú, phiếu xuất kho năy sẽ được chuyển sang cho phũng kế toõn tăi chớnh. Bộ phận năy sẽ xõc định giõ trị nguyớn vật liệu xuất kho. Thủ kho căn cứ văo piếu xuất kho để xuất nguyớn vật liệu
Thủ kho sẽ theo dừi nguyớn vật liệu xuất kho về mặt số lượng. Bộ phận kế toõn sẽ theo dừi nguyớn vật liệu xuất kho cả về số lượng lẫn giõ trị. Ta cú trỡnh tự luđn chuyển của phiếu xuất kho :
Cõc đội Bảng kớ ghi nợ TK 621 Phiếu yớu cầu
nguyớn vật liệu
phiếu xuất kho
Phũng kế hoạch kỹ thuật Phũng tăi chớnh kế toõn Sổ chi tiết
Bảng tổng hợp vật tư