Các phương thức thu mua tạo nguồn hàng của công ty.
Vilexim là một công ty hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực xuất khẩu nhưng không trực tiếp sản xuất ra hàng hóa để xuất khẩu. Chính vì vậy, việc thu mua hàng hóa tạo nguồn hàng xuất khẩu rất được công ty chú trọng. Hiện tại, công ty đang sử dụng ba phương thức thu mua tạo nguồn hàng cà phê xuất khẩu, đó là: Thu mua theo phương thức mua đứt bán đoạn, phương thức ủy thác xuất khẩu và phương thức trao đổi hàng. Sau đây chúng ta sẽ đi phân tích cụ thể từng phương thức một.
Thứ nhất là phương thức mua đứt bán đoạn.
những hộ trồng cà phê và các đại lí thu mua cà phê trung gian. Dựa trên những yêu cầu của các đơn hàng mà công ty nhận được từ phía khách hàng nước ngoài, công ty bắt đầu đưa ra các điều kiện thu mua cho phù hợp với hợp đồng xuất khẩu đó, ví dụ như số lượng, chất lượng, giá cả, phương thức thanh toán, thời gian giao hàng, địa điểm thu mua... Khi cả hai bên là công ty và nhà cung ứng đã thực hiện đàm phán, thỏa thuận xong những điều kiện trên thì bắt đầu tiến hành kí kết hợp đồng thu mua. Việc kí kết hợp đồng đánh dấu thời điểm bắt đầu có nghĩa vụ , trách nhiệm và quyền lợi của các bên tham gia, đòi hỏi các bên phải có nghĩa vụ thực hiện hợp đồng. Thông thường, công ty kí kết hợp đồng với điều khoản cho phép công ty thanh toán sau khi đã nhận được hàng đáp ứng các điều khoản ghi trong hợp đồng. Trong trường hợp kí kết những hợp đồng thu mua lớn đối với những nhà cung cấp đáng tin cậy hoặc những nhà cung cấp đã có mối quan hệ làm ăn lâu dài với công ty, công ty cho phép ứng trước một tỉ lệ nhỏ theo giá trị hợp đồng để đối tác đó tăng khả năng tài chính cho việc gom hàng.
Tâm lí chung của những nhà cung cấp hộ gia đình là muốn thu tiền nhanh gọn, nên trong thời gian vừa qua, để tăng hiểu quả thu mua, công ty luôn phải tăng cường lượng tiền mặt để phục vụ cho hình thức thu mua này.
Hình thức thu mua này có ưu điểm là nhanh, gọn,phù hợp với yêu cầu của cả hai bên là công ty và nhà cung cấp. Mua theo phương thức này, công ty đạt được lợi nhuận tối đa. Nhờ vào việc công ty có được hợp đồng xuất bán trước khi gom hàng, công ty sẽ có lợi thế trong việc so sánh giá bán xuất khẩu và giá thu mua trong nước, tính toán một cách chặt chẽ, chính xác các chi phí lưu thông, bảo quản, chi phí thuế quan..., từ đó đưa ra một giá mua sao cho công ty luôn có lợi nhuận. Mặt khác, một lợi ích nữa là thu mua từ các hộ gia đình không thông qua trung gian, làm cho công ty chủ động được giá mua và giá bán, không bị các trung gian ép giá, không phải chia sẻ lợi nhuận cho
trung gian. Nhờ đó mà công ty thu được mức lợi nhuận lớn hơn. Quá trình mua và bán nhanh gọn đó làm tăng vòng quay của vốn, tăng hiệu quả kinh doanh.
Mặc dù hình thức này có nhiều ưu điểm, nhưng nó cũng tiềm ẩn nhiều rủi ro. Thị trường biến động liên tục, trong khi đó, quá trình thu mua gom hàng cà phê tại gốc của công ty đòi hỏi phải có thời gian. Có thể trong thời gian tính từ khi công ty kí hợp đồng ngoại thương đến khi gom đủ hàng để bán đã có sự biến động lớn về giá mua hàng trong nước, doanh nghiệp không kiểm soát được, việc thua lỗ là chắc chắn xẩy ra. Mặt khác, thu mua theo hình thức này, chất lượng cà phê không cao và không đồng đều. Sau khi quá trình mua bán kết thúc, công ty và người bán không có ràng buộc gì, không còn mối liên hệ gì nữa cho đến khi thực hiện mùa vụ tiếp theo. Do đó, công ty có thể gặp khó khăn trong việc thu mua những lô hàng sau đó nếu như có nhiều công ty khác cùng tham gia cạnh tranh để mua được hàng. Đây cũng là cách thức mà nhiều công ty khác sử dụng.
Phương thức thứ hai là phương thức nhận ủy thác xuất khẩu
Theo phương thức này, cà phê vẫn thuộc về nhà cung ứng (khách nội), công ty không mua đứt. Công ty dưới danh nghĩa của mình, thực hiện tìm kiếm thị trường, tìm kiếm khách hàng nước ngoài, giao dịch, thỏa thuận các điều khoản hàng hóa, chất lượng, số lượng, giá cả, phương thức thanh toán, vận chuyển... và kí kết hợp đồng xuất khẩu. Công ty sẽ chịu trách nhiệm xuất khẩu cà phê và thu tiền từ đối tác ngoại. Sau khi tiến hành xuất khẩu lô hàng của khách nội, công ty thu tiền từ hợp đồng xuất khẩu đó, và trả lại tiền hàng cho khách nội sau khi đã trừ đi một phần phí ủy thác xuất khẩu theo tỉ lệ % giá trị hợp đồng ( thông thường là 1-2%). Phương thức này trước đây chiếm tỉ lệ rất cao, do nhà nước chỉ cho phép một số doanh nghiệp tham gia xuất khẩu,
tuy nhiên, từ khi nhà nước hủy bỏ chính sách này thì phương thức ủy thác xuất khẩu này đã giảm đi rất nhiều. Cho đến hiện nay thì tỉ lệ rất hạn chế. Những đối tác muốn thực hiện ủy thác xuất khẩu đối với công ty thường là những doanh nghiệp nhỏ, ít có kinh nghiệm làm ăn ở nước ngoài, ít đầu mối xuất khẩu và hạn chế về nguồn tài chính, nhân lực.
Thực hiện phương thức này, công ty không gặp nhiều rủi ro về biến động giá trên thị trường. Trong trường hợp giá lên thì đối tác trong nước chịu rủi ro (do giá bán quy định trong hợp đồng thấp hơn giá thị trường), còn trong trường hợp mà giá cà phê xuống thì đối tác nước ngoài chịu rủi ra (do giá mua quy định trong hợp đồng cao hơn giá thị trường). Công ty chỉ đóng vai trị trung gian, đứng giữa và thu phí dịch vụ. Tuy nhiên, rủi ro thấp đi kèm với lợi nhuận thập. Lợi nhuận mà công ty thu được thấp hơn rất nhiều so với việc công ty tự mình mua cà phê rồi xuất bán.
Phương thức trao đổi hàng.
Đây là phương thức có sự trao đi đổi lại về hàng hóa giữa công ty và đối tác. Phương thức này có sự ràng buộc lâu dài giữa người mua và người bán. Nhờ đó, công ty có được điều kiện thuận lợi trong khâu thu mua, tạo khả năng khai thác nguồn cà phê ổn định. Phương thức này có điểm hơn so với phương thức mua đứt bán đoạn ở chỗ công ty và nhà cung ứng có mối liên hệ mật thiết, phụ thuộc lẫn nhau nên trong những khâu mua hàng tiếp theo,đối tác sẽ phải bán hàng cho công ty, giảm bớt được sự cạnh tranh trong khâu thu mua.
Tuy vậy, phương thức trao đổi hàng cũng có những nhược điểm, đó là quá trình trao đổi hàng diễn ra trong thời gian dài và nhiều khi không tiến hành song song, tiềm ẩn rủi ro đối với những đối tác không uy tín. Đồng thời, thời gian một thương vụ kéo dài như thế làm cho vòng quay vốn chậm, hiệu quả kinh doanh không cao, có trường hợp, công ty còn bị chiếm dụng vốn vì
quá trình trao đổi hàng không đều. Hiện nay, hình thức này ngày càng ít được sử dụng trong công tác thu mua cà phê của công ty.
Bảng1.4. Tỷ trọng các hình thức mua cà phê của công ty từ 2005-2010
ĐV:%
STT Năm
Phương thức 2005 2006 2007 2008 2009 2010
1 Mua đứt bán đoạn 70.5 74.04 74.36 82 85 87
2 Ủy thác xuất khẩu 19.6 15.56 19.84 16.1 13.5 11.7
3 Trao đổi hàng 9.9 10.4 5.8 1.9 1.5 1.3
4 Tổng 100 100 100 100 100 100
Nguồn: Báo cáo kết quả kinh doanh của công ty Vilexim giai đoạn 2005-2010
Công tác tổ chức thu mua tạo nguồn hàng xuất khẩu của công ty.
Một thực tế chung của ngành hàng xuất khẩu nước ta hiện nay là nhiều ngành hàng xuất khẩu còn mang tính chất thu mua nhỏ lẻ, manh mún, theo từng thương vụ chứ không có chiến lược lâu dài. Thực tế này càng đúng với ngành xuất khẩu nông sản. Với quy mô nuôi trồng hộ gia đình nhỏ lẻ, cùng với việc các doanh nghiệp chỉ tập trung vào thu mua khi có thị trường tiêu thụ mà không có sự đầu tư mang chiến lược lâu dài. Chính vì không có sự phối hợp đồng bộ giữa nhà sản xuất và doanh nghiệp xuất khẩu nên cả hoạt động sản xuất và xuất khẩu đều thiếu ổn định. Công ty Vilexim không nằm ngoài tình trạng chung đó. Việc tổ chức thu mua tạo nguồn hàng của công ty Vilexim được thể hiện ở mô hình sau:
Sơ đồ 1.2. Mô hình tổ chức thu mua tạo nguồn hàng của công ty Vilexim.
Nguồn: Phòng kinh doanh công ty Vilexim
Trong mô hình này, nhà buôn nhỏ tại các địa phương là nguồn cung cấp cà phê chính cho công ty. Mối quan hệ giữa công ty và người sản xuất chính rất lỏng lẻo. Không có sự trao đổi, ràng buộc, hay sự hướng dẫn về chất lượng, tiêu chuẩn kĩ thuật của cà phê. Mặt hàng cà phê là mặt hàng mang tính chất thương vụ, trong trường hợp có quá nhiều công ty khác cùng tham gia cạnh tranh mua hàng thì công ty rất dễ bị các nhà buôn nhỏ địa phương ộp giá. Nghiệp vụ công ty thực hiện khi thu mua cà phê được thể hiện ở sơ đồ dưới đây (trang bên)
Hộ sản xuất gia đình Nhà buôn địa phương nhỏ Các chi nhánh của công ty Công ty Vilexim Các cơ sở chế biến, lưu trữ
Sơ đồ 1.3. Quy trình thu mua tạo nguồn hàng cà phê xuất khẩu của công ty Vilexim.
Nguồn: Phòng kinh doanh công ty Vilexim
Bước 1: Xác định nhu cầu cà phê
Đây là bước đầu tiên và cũng là bước có vai trò vô cùng quan trọng trong hoạt động xuất khẩu của công ty. Nó quyết định tới hiệu quả của những bước sau này. Một trong những căn cứ để xác định nhu cầu cà phê là các đơn hàng xuất khẩu mà công ty có được hoặc những dự đoán về nhu cầu xuất khẩu trong tương lại. Công ty phải biết được các yếu tố như số lượng, chất lượng, giá cả , thời gian thu mua cà phê...Nếu nắm chắc bước này, công ty mới thực hiện tốt được công tác thu mua, đảm bảo có đủ cà phê đáp ứng được yêu cầu xuất khẩu xuất khẩu. Trước mỗi thương vụ, công ty thường cử những cán bộ có khả năng, có kinh nghiệm xuống các địa bàn thu mua để nắm bắt được tình hình sản xuất, năng suất, sản lượng cà phê dự tính, xem xét khả Xác định nhu cầu cà phê Xây dựng đơn hàng Lựa chọn thị trường thu mua Tiếp cận, đàm phán, kí kết hợp đồng thu mua Tổ chức thực hiện hợp đồng Thanh lí hợp đồng Lựa chọn nhà cung ứng Tìm kiếm nhà cung ứng Kiểm tra hàng hóa Tiếp nhận hàng hóa Vận chuyể n hàng hóa Bảo quản hàng hóa
năng cung ứng cà phê của từng khu vực và đưa ra những đề xuất, những giải pháp tối ưu nhất có thể cho mùa vụ đó.
Bước 2: Xây dựng đơn hàng thu mua cà phê
Sau khi đã xác định được nhu cầu của mình, công ty tiến hành xây dựng một đơn hàng. Đơn hàng này bao gồm các điều khoản về số lượng, chất lượng cà phê theo đúng như yêu cầu của hợp đồng xuất khẩu. Còn về giá cả thì công ty phải tính toán làm sao cho giá mua cà phê phải thấp hơn giá bán xuất khẩu đủ để sau khi trừ hết mọi chi phí liên quan, công ty vẫn có được một khoản lợi nhuận tương đối. Thông thường, giá trong hợp đồng xuất khẩu cao hơn 3- 5% so với giá trong đơn hàng mà công ty sử dụng để thu mua cà phê.
Bước 3: Lựa chọn thị trường thu mua.
Sau khi công ty đã xây dựng được đơn hàng thu mua cho một mùa vụ, công ty sẽ cân nhắc xem thị trường thu mua nào có khả năng đáp ứng đơn hàng của công ty một cách tối ưu nhất, tức là nhanh nhất, chi phí thấp nhất, chất lượng tốt nhất.
Trong nhiều năm qua, địa bàn thu mua cà phê mà công ty hướng tới là khu vực tây nguyên với các tỉnh Gia Lai, Đắc Lắc, Buôn Mê Thuật. Đây là khu vực có sản lượng cà phê lớn nhất và chất lượng cũng thuộc vào loại tốt nhất Việt Nam. Chi nhánh phụ trách thu mua cà phê trên thị trường này là chi nhánh tại thành phố Hồ Chí Minh. Công ty sẽ lựa chọn nhà cung ứng trên khu vực này dựa trên cơ sở các điều kiện của đơn hàng và cùng với một số chỉ tiêu như sau:
- Nhà cung ứng đạt yêu cầu phải có quy mô sản xuất, kinh doanh đáp ứng được các yêu cầu của công ty
- Đối tác có uy tín hay không, có kinh nghiệm hoặc là đối tác làm ăn lâu dài của công ty
- Chất lượng cà phê mà nhà cung ứng đó cung cấp - Giá có thấp hơn giá thu mua hay không
- Điều kiện giao hàng ra sao
Bước 4: Đàm phán và kí kết hợp đồng thu mua
Sau khi lựa chọn được nhà cung ứng phù hợp, công ty sẽ bắt đầu tiếp cận, đàm phán để kí kết được hợp đồng. Hợp đồng chính là căn cứ xác định trách nhiệm, quyền lợi và nghĩa vụ của hai bên sau khi đã kí kết và cũng là một công cụ đảm bảo cho việc công ty sẽ nhận được hàng.
Bước 5: Tổ chức thực hiện hợp đồng.
Sau khi hợp đồng thu mua cà phê đã được kí kết, hai bên sẽ bắt đầu thực hiện các nghĩa vụ của mình. Bên nhà cung ứng sẽ phải đảm bảo sao cho giao hàng kịp thời gian, kịp tiến độ cũng như đảm bảo cho chất lượng cà phê. Tuy nhiên, để quá trình thu mua cà phê ở các bước tiếp theo được diễn ra một cách suôn sẻ thì công ty cử các cán bộ của mình xuống tận cơ sở để kiểm tra hàng hóa. Mặc dù vậy, nhưng có một thực tế đang diễn ra ở công ty hiện nay, đó là hoạt động kiểm tra chất lượng cà phê thu mua chỉ mang tính hình thức, cán bộ được cử xuống kiểm tra không có đủ chuyên môn kĩ thuật, bên cạnh đó các công cụ kiểm tra rất thô sơ. Việc kiểm tra chủ yếu dựa trên những kinh nghiệm mà cán bộ kiểm tra có được, kiểm tra hàng thông qua quan sát bằng mắt thường màu sắc của hạt cà phê, kích cỡ hạt và máy đo độ ẩm có độ chính xác không cao.
Công ty tiếp nhận hàng tại các địa điểm giao hàng đã định sẵn. Cuối cùng, hàng sẽ tập trung về kho của công ty, được kiểm tra lần cuối. Lần kiểm tra này phải đảm bảo kĩ lưỡng. Những hàng đủ tiêu chuẩn xuất sẽ được đóng gói và chờ làm thủ tục hải quan cho lô hàng đó.
Cà phê là mặt hàng nông sản có yêu cầu về tiêu chuẩn kĩ thuật đối với khâu chế biến, bảo quản,lưu trữ là rất cao. Do vậy, kho chứa hàng phải đảm bảo sao cho hợp vệ sinh, có nhiệt độ và độ ẩm thích hợp với đặc tính của mặt hàng cà phê, đủ tiêu chuẩn bảo quản, đảm bảo cho cà phê không bị biến dạng, nấm mốc, biến chất, hay đổi màu... Tuy nhiên, kho chứa hàng của công ty Vilexim chỉ đơn thuần là nơi chứa hàng chứ chưa thực sự được đầu tư trang thiết bị đúng mực, chưa đảm bảo được các yêu cầu về tiêu chuẩn kĩ thuật về lưu kho lưu trữ, công ty hầu như chưa có một hoạt động chế biến nào như phơi sấy, sàng lọc lại. Do vậy, chất lượng cà phê xuất khẩu của công ty trong thời gian qua chưa thực sự cao, hàng lưu kho lưu trữ không được nhiều, không được để lâu, ảnh hưởng xấu tới công tác xuất khẩu của công ty.