Hạch toán chi tiết và tổng hợp hàng hoá tại Công ty đợc thực hiện bởi một kế toán viên của phòng kế toán. Tuy nhiên phòng kế toán luôn phối hợp với phòng kinh doanh kế hoạch đảm bảo hạch toán và quản lý tốt nhất tài sản hàng hoá của mình tránh thất thoát lãng phí.
Do Công ty kinh doanh nhiều mặt hàng khác nhau nên đã tiến hành phân loại một cách khoa học để tổ chức công tác hạch toán quản lý cho tốt. Việc lập kế hoạch mua hàng của Công ty khác hoặc cơ sở sản xuất để đa vào kế hoạch tiêu thụ từng loại mặt hàng giúp cho Công ty tránh đợc sự tồn kho và ứ đọng vốn. Hàng tháng căn cứ và báo cáo nhu cầu và tình hình tiêu thụ các mặt hàng. Giám đốc Công ty sẽ chỉ đạo việc mua hàng, giao dịch buôn bán hàng hoá giữa Công ty và cơ sở cung ứng hàng hoá cho Công ty. Điều đó đảm bảo cho Công ty luôn có sản phẩm hàng hoá cần thiết đáp ứng nhu cầu của khách hàng tại thời điểm bất kỳ mà không bị tồn kho quá mức. Hàng hoá với chất lợng tốt phù hợp với yêu cầu của khách hàng đang trở thành vấn đề quyết định sự phát triển của Công ty.
Trong kế toán hàng hoá, hàng hoá tại Công ty đợc phản ánh vào tài khoản cấp một, mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều đợc phản ánh vào các chứng từ kế toán.
Các hoạt động xuất nhập kho diễn ra đều đợc lập chứng từ đầy đủ chính xác. Đây là khâu hạch toán ban đầu với các nghiệp vụ xuất nhập kho, là cơ sở pháp lý để tiến hành các nghiệp vụ trên. Công ty sử dụng phiếu nhập kho và hoá đơn GTGT.
1. Quá trình mua hàng
Quá trình mua hàng của Công ty Vật t Nông nghiệp Hà nội là một quá trình vận động của vốn kinh doanh từ hình thái này sang hình thái khác.
Kế toán viên ghi chép phản ánh tình hình thực hiện kế hoạch mua hàng, xác định giá thực tế của hàng hoá mua, qua đó mà kiểm tra thực hiện kế hoạch mua hàng, kế hoạch giá hàng mua, cung cấp thông tin kịp thời tình hình mua hàng phục vụ cho lãnh đạo điều hành hoạt động kinh doanh hàng hoá.
a, Các phơng thức mua hàng
Công ty Vật t Nông nghiệp Hà nội mua hàng của các tổ chức thuộc các thành phần kinh tế, mua cả các doanh nghiệp trong và ngoài quốc doanh trên cơ sở hợp đồng kinh tế và giá cả kinh doanh. Ngoài ra còn mua ở thị trờng tự do theo giá cả có thể kinh doanh. Công ty thờng mua hàng theo hai phơng thức sau:
- Mua hàng trực tiếp
Công ty cử cán bộ nghiệp vụ trực tiếp đến mua hàng ở bên bán, trực tiếp nhận hàng chuyển về doanh nghiệp. Tiền mua hàng thanh toán bằng tiền mặt, tiền trả chậm. Chứng từ sử dụng là hoá đơn mua hàng.
- Mua theo phơng thức chuyển hàng
Công ty ký hợp động mua hàng với bên bán, bên bán căn cứ vào hợp đồng định kỳ chuyển hàng cho doanh nghiệp bằng phơng tiện vận tải bên bán hoặc thuê ngoài, để giao hàng cho Công ty tại địa điểm quy định trong hợp đồng. Chứng từ mua hàng trong hợp đồng này là hoá đơn mua hang.
Hàng hoá của Công ty đợc kiểm nhận, nhập kho hoặc chuyển bán thẳng. Chi phí trong quá trình mua hàng đợc tính vào trị giá của hàng mua, nhập kho và chuyển thẳng. Thủ kho phải kiểm nhận hàng hoá nhập kho theo đúng thủ tục quy định về kiểm nhận hàng hoá. Chứng từ về nghiệp vụ kiểm nhận hàng nhập kho là phiếu nhập kho, số lợng hàng thực nhận và biên bản kiểm nhận hàng hoá để phản ánh số hàng hoá thừa thiếu.
Quá trình mua hàng ở Công ty hoàn tất khi hàng mua vào đã kiểm nhận, nhập kho hoặc chuyển bán thẳng và ngời mua đã thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán.
Giá thực tế của hàng hoá mua đợc tính:
Giá hàng hoá = Giá trên + Chi phí _ Chiết khấu, giảm thực tế hoá đơn thu mua giá (nếu có) Trong đó chi phí thu mua vận chuyển bốc dỡ đợc tính vào giá thực tế hàng hoá mua vào, Công ty theo dõi hàng hoá trên TK 156 - Hàng hóa.
Hàng hoá của Công ty chủ yếu phục vụ sản xuất nông nghiệp đây là mặt hàng đợc tiêu thụ nhiều trên thị trờng. Ngày nay ngành nông nghiệp luôn đợc chú trọng phát triển, đầu từ cho nông nghiệp lớn, nên Công ty luôn tồn tại và phát triển khi kinh doanh mặt hàng này.
Theo quy định của Nhà nớc thì thuế GTGT Công ty phải nộp là 5% GTGT. Giá vốn hàng mua là chỉ tiêu kế toán tổng hợp, phản ánh chất lợng hoạt động kinh doanh. Đó là kết quả sử dụng các loại TSCĐ,TSLĐ, lao động tiền vốn trong quá trình kinh doanh hàng hoá với số lợng cao nhất, lợi nhuận cao nhất, tiết kiệm đợc chi phí trong kinh doanh.
Sau khi xác định đợc loại hàng hoá cần mua và mua đợc nếu có nhập kho, Công ty tiến hành nhập kho và gửi cho phòng kinh doanh để lập phiếu nhập kho hàng