Chương II: Thực trạng cụng tỏc lập kế hoạch sản xuất ở cụng ty cổ phần LILAMA
2.1.3.1. Sơ đồ tổ chức cơ quan, văn phũng của cụng ty 2.1.3.2 Chức năng, nhiệm vụ của từng cơ quan, phũng ban
2.1.3.2. Chức năng, nhiệm vụ của từng cơ quan, phũng ban
Bộ mỏy tổ chức quản lý và điều hành của cụng ty cổ phần LILAMA 10 bao gồm:
Hội đồng quản trị ( HĐQT )
HĐQT thực hiện chức năng quản lý và kiểm tra, giỏm sỏt hoạt động của Cụng ty, tạo mọi điều kiện thuận lợi cho Tổng Giỏm đốc tổ chức, thực hiện cỏc Nghị quyết, quyết định của HĐQT theo chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn được quy định tại Điều 20 trong Điều lệ và tổ chức hoạt động của Cụng ty. Hiện nay, HĐQT của cụng ty gồm cú 5 thành viờn.
HĐQT Cụng ty làm việc theo nguyờn tắc tập thể lónh đạo, cỏ nhõn phụ trỏch. Tất cả cỏc thành viờn HĐQT chịu trỏch nhiệm về phần việc của mỡnh và chịu trỏch nhiệm trước phỏp luật về Nghị quyết, quyết định của HĐQT đối với sự phỏt triển của cụng ty.
Ban kiểm soỏt Chức năng
Trưởng Ban kiểm soỏt là thành viờn HĐQT, thực hiện nhiệm vụ do HĐQT giao về việc kiểm tra, giỏm sỏt cỏc hoạt động điều hành của Tổng Giỏm đốc, bộ mỏy giỳp việc và cỏc đơn vị thành viờn trong cụng ty trong hoạt động tài chớnh, chấp hành phỏp luật, điều lệ cụng ty, cỏc nghị quyết và quyết định của HĐQT.
Nhiệm vụ: Ban kiểm soỏt cú nhiệm vụ thực hiện chức năng kiểm soỏt, giỏm sỏt đối với cụng việc:
- Thực hiện cỏc chế độ, chớnh sỏch, phỏp luật Nhà nước, cỏc điều lệ quy chế, cỏc nghị quyết, quyết định của HĐQT trong nội bộ cụng ty.
- Sử dụng bảo toàn và phỏt triển vốn trong nội bộ cụng ty, kịp thời phỏt hiện bỏo cỏo HĐQT ngăn chặn việc sử dụng vốn sai mục đớch, sai chế độ.
- Thực hiện cỏc chỉ tiờu kế hoạch, cỏc biện phỏp thực hiện kế hoạch dài hạn, trung hạn, hàng năm của cụng ty và cỏc đơn vị thành viờn được cấp trờn hoặc HĐQT phờ duyệt.
- Thực hiện nghĩa vụ nộp ngõn sỏch nhà nước, việc vay trả cỏc khoản nợ trong và ngoài nước.
- Mua bỏn chuyển nhượng, cho thuờ, thế chấp, cầm cố tài sản trong nội bộ cụng ty, cũng như giữa cụng ty với cỏc tổ chức, cỏ nhõn ngoài cụng ty.
- Thực hiện cỏc tiờu chuẩn định mức Kinh tế - Kỹ thuật chất lượng sản phẩm, đơn giỏ tiền lương, mức giỏ, khung giỏ, mua bỏn vật tư, thiết bị sản phẩm và dịch vụ trong toàn cụng ty.
- Lập và sử dụng cỏc quỹ trong cụng ty
- Chấp hành chế độ tài chớnh, kế toỏn và thống kờ theo quy định hiện hành. - Thực hiện vốn đầu tư xõy dựng cơ bản của cụng ty.
- Giỳp HĐQT thẩm định nội bộ bản bỏo cỏo tài chớnh hàng năm của cụng ty và cỏc đơn vị thành viờn.
Ban Lónh đạo
Ban Lónh đạo của Tổng cụng ty bao gồm Tổng Giỏm đốc và 3 Phú Tổng Giỏm đốc.
Tổng Giỏm đốc
Tổng Giỏm đốc điều hành hoạt động của Cụng ty và chịu trỏch nhiệm trước Hội đồng Quản trị về việc thực hiện cỏc quyền và nhiệm vụ được giao. Theo qui chế phõn cấp lónh đạo của Tổng Cụng ty LILAMA Việt nam: Tổng Giỏm đốc cụng ty là người chịu trỏch nhiệm cao nhất về toàn bộ cỏc hoạt động của cụng ty trước Tổng Giỏm đốc Tổng Cụng ty LILAMA Việt nam như về tài chớnh, về ký kết hợp đồng kinh tế, về bổ nhiệm và tuyển dụng nhõn sự, về định hướng phỏt triển của cụng ty .v.v.
Cỏc phú Tổng Giỏm đốc
Giỳp việc cho Tổng Giỏm đốc là cỏc Phú Tổng Giỏm, giỳp cho Tổng Giỏm đốc điều hành Cụng ty theo phõn cụng và uỷ quyền của Tổng Giỏm đốc, chịu trỏch nhiệm trước Tổng Giỏm đốc về cỏc nhiệm vụ do Tổng Giỏm đốc cụng ty giao theo qui chế phõn cấp của Tổng Cụng ty LILAMA Việt Nam.
- Cỏc phú Tổng Giỏm đốc bỏo cỏo trực tiếp tỡnh hỡnh cụng việc trong lĩnh vực phụ trỏch cho Tổng Giỏm đốc cụng ty trong cỏc cuộc họp xem xột của lónh đạo.
- Nhận cỏc thụng tin về cỏc lĩnh vực cụng việc trong cỏc buổi hội ý giao ban từ Giỏm đốc.
- Cỏc phú Tổng Giỏm đốc cụng ty thường xuyờn trao đổi thụng tin, thống nhất hành động trong cỏc lĩnh vực cú liờn quan đến nhau.
Phũng hành chớnh tổng hợp
Phũng hành chớnh tổng hợp cú chức năng, nhiệm vụ : - Quản lý việc sử dụng cỏc con dấu trong toàn cụng ty.
- Kiểm tra việc cập nhật cỏc cụng văn, giấy tờ đi, đến và lưu lại những văn bản đó được ban hành.
- Quản lý toàn bộ trang thiết bị văn phũng và dụng cụ hành chớnh tại trụ sở cụng ty và cỏc đơn vị trực thuộc.
- Đụn đốc kiểm tra việc khỏm sức khoẻ định kỳ cho toàn thể CBCNV. Theo dừi cỏc trường hợp ốm đau, tai nạn, xột thấy cần thiết trỡnh Tổng Giỏm đốc cụng ty cho đi điều dưỡng.
- Cung ứng văn phũng phẩm và mua sắm bổ xung trang bị văn phũng.
- Tổ chức đụn đốc, kết hợp cựng cỏc đơn vị bố trớ nơi ăn nghỉ cho tập thể CBCNV tại cỏc cụng trỡnh.
- Quản lý và nắm bắt việc sử dụng nhà cửa, đất đai trong toàn cụng ty. - Tổ chức đún khỏch, hướng dẫn khỏch đến làm việc với cỏc bộ mụn.
- Thường xuyờn kiểm tra, đụn đốc việc thực hiện cụng tỏc vệ sinh mụi trường - Quản lý điều hành cỏc xe con khi đó cú lệnh của Tổng Giỏm đốc cụng ty. - Thực hiện cỏc nhiệm vụ của Tổng Giỏm đốc cụng ty giao.
Phũng tổ chức - lao động tiền lương
Phũng tổ chức lao động tiền lương cú chức năng:
- Lập phương ỏn tổ chức, biờn chế bộ mỏy từ cụng ty đến cỏc xớ nghiệp thành viờn, qui hoạch cỏn bộ.
- Soạn thảo cỏc qui chế về: lao động, tuyển dụng, tền lương, khen thưởng, kỷ luật, phõn cấp tổ chức quản lý và hoạt động của cụng ty.v.v.
- Soạn thảo thủ tục đào tạo, thử việc, nghỉ chế độ, điều động CBCNV, bổ nhiệm, miễn nhiệm, đề bạt cỏn bộ, nõng lương, khen thưởng, kỷ luật.
Bộ phận Bảo vệ - Quõn sự (thuộc phũng) cú nhiệm vụ lập và thực hiện cỏc phương ỏn bảo đảm an ninh trật tự trong toàn cụng ty, huấn luyện tự vệ. Lập và tổ chức huấn luyện thực hiện phương ỏn phũng chống chỏy nổ.
Phũng Tài chớnh - Kế toỏn
Phũng tài chớnh – kế toỏn cú chức năng, nhiệm vụ sau:
- Tham mưu giỳp việc cho Tổng Giỏm đốc cụng ty thực hiện cụng tỏc tài chớnh- kế toỏn, lập bỏo cỏo kế toỏn quớ, năm theo đỳng chế độ qui định của nhà nước.
- Thụng qua số liệu phõn tớch hoạt động kinh tế của cụng ty tham mưu cho lónh đạo biết rừ hiệu quả của sản xuất kinh doanh của cụng ty từ đú định ra hướng đi của cụng ty đứng đắn.
- Tớnh toỏn, ghi chộp số liệu về tỡnh hỡnh thực hiện nghĩa vụ với ngõn sỏch nhà nước. - Tổ chức, bố trớ nhõn viờn và phũng thực hiện nhiệm vụ của phũng.
- Thực hiện cỏc nhiệm vụ được Tổng Giỏm đốc cụng ty giao.
Phũng Kinh tế - Kỹ thuật
Phũng Kinh tế - Kỹ thuật cú chức năng, nhiệm vụ:
- Lập kế hoạch và bỏo cỏo tổng hợp tỡnh hỡnh thực hiện kế hoạch theo thỏng, quớ, năm. - Lập và trỡnh duyệt cỏc dự ỏn đầu tư (về xõy dựng cơ bản, thiết bị thi cụng). Thực
hiện cỏc cụng việc tiếp theo của dự ỏn đỳng chức năng của phũng: làm hồ sơ mời thầu, tổ chức xột thầu và trỡnh duyệt nhà thầu trỳng thầu.
- Xem xột, soạn thảo cỏc hợp đồng kinh tế.
- Lập và trỡnh duyệt cỏc đơn giỏ, dự toỏn cỏc cụng trỡnh.
- Tiếp thị tỡm kiếm cỏc cụng việc, lập hồ sơ dự thầu cỏc cụng trỡnh.
- Đụn đốc cỏc đơn vị thực hiện việc thanh, quyết toỏn cụng trỡnh với chủ đầu tư. - Tập hợp và lưu trữ cỏc tài liệu, hồ sơ cỏc cụng trỡnh.
- Giỳp cỏc đơn vị, cỏ nhõn làm hồ sơ về sỏng kiến hợp lý hoỏ sản xuất trong cụng ty. Tập hợp cỏc sỏng kiến hợp lý hoỏ sản xuất trỡnh duyệt cỏc cấp.
- Đụn đốc kiểm tra việc thực hiện cụng tỏc bảo hộ lao động, cỏc qui phạm về an toàn lao động: huấn luyện, trang bị về bảo hộ lao động, giải quyết cỏc vụ việc về an toàn lao động, vệ sinh mụi trường trong toàn cụng ty.
- Lập biện phỏp thi cụng theo phõn cấp của cụng ty, hỗ trợ kỹ thuật cho cỏc cụng trường.
Phũng Vật tư - Thiết bị
Phũng Vật tư – Thiết bị cú chức năng, nhiệm vụ:
- Hướng dẫn kiểm tra đụn đốc bộ phận vật tư thiết bị của cụng ty tại cỏc cụng trỡnh do cụng ty thi cụng về việc giao nhận, quyết toỏn vật tư, thiết bị do chủ đầu tư cấp. Tổng hợp số liệu và bỏo cỏo Tổng Giỏm đốc cụng ty về vật tư thiết bị.
- Quản lý, mua sắm phương tiện, dụng cụ thi cụng, cung cấp kịp thời cho cỏc đơn vị thi cụng.
- Cung cấp vật tư từ kho cụng ty cho cỏc đơn vị thi cụng. Thu hồi lại vật tư từ cỏc cụng trỡnh về kho cụng ty sau khi cỏc cụng trỡnh đó thi cụng xong hoặc khụng cần dựng.
- Mua vật tư cấp cho cỏc đơn vị trong cụng ty thi cụng khi được Tổng Giỏm đốc cụng ty cho phộp.
- Cung cấp thụng tin về thị trường giỏ cả vật tư, kết hợp cựng phũng Kinh tế- Kỹ thuật tham gia đấu thầu cỏc cụng trỡnh.
Phũng dự ỏn và đối ngoại
Phũng đầu tư
Phũng đầu tư cú chức năng nhiệm vụ lập dự ỏn, thẩm định, lập hồ sơ dự thầu, chuẩn bị giấy tờ, thủ tục liờn quan đến hồ sơ phỏp lý và việc triển khai dự ỏn
Ban quản lý mỏy
Ban quản lý mỏy cú nhiệm vụ kiểm soỏt, hiệu chuẩn và bảo dưỡng cỏc thiết bị kiểm tra và thử nghiệm. Đảm bảo rằng cỏc dụng cụ thiết bị phục vụ cho kiểm tra thử nghiệm phải phự hợp với yờu cầu chất lượng.
Trung tõm tư vấn thiết kế cú nhiệm vụ tư vấn và thiết kế cho việc thi cụng cỏc cụng trỡnh mà Cụng ty đảm nhiệm hoặc nhận hợp đồng tư vấn thiết kế cho cỏc dự ỏn bờn ngoài.
Cỏc phũng ban trong cụng ty thường xuyờn trao đổi thụng tin qua cỏc kờnh liờn lạc được thiết lập trong cụng để đảm bảo trao đổi thụng tin theo 3 hướng: trờn - xuống, dưới – lờn, liờn phũng. Cỏc kết quả sản xuất, kinh doanh cũng như hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng đều là cỏc thụng tin cần được thụng bỏo cho cỏc thành viờn cụng ty. Cỏc vấn đề liờn quan đến nhiều bộ phận sẽ được cựng nhau xem xột trong cỏc cuộc họp giao ban. Cỏc thành viờn được khuyến khớch trong việc đúng gúp ý kiến cho lónh đạo quan cỏc cuộc đại hội hoặc bất cứ lỳc nào cần thiết.