Tổng hợp tiến độ thực hiện kế
7 - Tổng giỏm đốc (giao việc) - Cỏc phũng nghiệp vụ thực hiện.
8
- Phũng Kinh tế - Kỹ thuật (hướng dẫn cỏc phũng nghiệp vụ tổng hợp cỏc chỉ tiờu) - Cỏc phũng nghiệp vụ (tham gia) - Tổng giỏm đốc (ký duyệt)
Quy trỡnh trờn được diễn giải cụ thể như sau :
Bước 1 : Hướng dẫn xõy dựng kế hoạch :
Thỏng 11 và thỏng 12 năm N-1, cỏn bộ phụ trỏch lập kế hoạch của phũng Kinh tế - Kỹ thuật thu thập, phõn tớch và tổng hợp thụng tin thị trường ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của Cụng ty.
Thỏng 11 năm N-1, cỏc xớ nghiệp và đơn vị trực thuộc Cụng ty đăng ký con số chỉ tiờu kế hoạch cho năm N.
Tổng giỏm đốc đưa ra ý kiến chỉ đạo.
Từ cỏc căn cứ trờn, và sau khi thu thập, tổng hợp cỏc thụng tin cần thiết, phũng Kinh tế - Kỹ thuật sẽ phối hợp cựng phũng Tài chớnh - Kế toỏn tiến hành phõn tớch, xử lý thụng tin để lập dự thảo kế hoạch và đề ra phương hướng, mục tiờu và những giải phỏp chớnh cho năm kế hoạch.
Sau đú, phũng Kinh tế - Kỹ thuật soạn thảo văn bản hướng dẫn cỏc xớ nghiệp và đơn vị thành viờn xõy dựng kế hoạch, trỡnh Tổng giỏm đốc ký duyệt, cuối cựng gửi cho cỏc xớ nghiệp và đơn vị thành viờn.
Bước 2 : Xõy dựng kế hoạch.
Sau khi nhận được văn bản hướng dẫn, Giỏm đốc cỏc xớ nghiệp và đơn vị trực thuộc chỉ đạo cỏc phũng nghiệp vụ xõy dựng kế hoạch của đơn vị mỡnh, gửi kế hoạch về của Tổng cụng ty trước ngày 30/12/N-1.
Phũng Kinh tế - Kỹ thuật của Tổng cụng ty đụn đốc, hướng dẫn cỏc đơn vị.
Bước 3 : Tổng hợp kế hoạch Chỉ đạo thực hiện kế hoạch. Sơ kết, tổng kết thực hiện kế hoạch.
Từ 01/01/N đến ngày 20/01/N, phũng Kinh tế - Kỹ thuật tổng hợp kế hoạch của cỏc xớ nghiệp và đơn vị thành viờn. Tiến hành cõn đối về năng lực sản xuất. Điều chỉnh lại cỏc chỉ tiờu thiếu tớnh khả thi hay chưa phự hợp. Sau đú trỡnh bản kế hoạch tổng hợp lờn Tổng giỏm đốc. Tổng giỏm đốc sẽ xem xột, cõn nhắc cỏc chỉ tiờu kế hoạch. Nếu cỏc chỉ tiờu này chưa thỏa đỏng, Tổng giỏm đốc sẽ chỉ đạo phũng Kinh tế - Kỹ thuật điều chỉnh, hoặc cú biện phỏp giải quyết phự hợp.
Bước 4 : Trỡnh và phờ duyệt kế hoạch.
Tổng giỏm đốc trỡnh Hội đồng quản trị phờ duyệt kế hoạch. Phũng Kế hoạch – Đầu tư trỡnh bày trước Hội đồng quản trị về nội dung bản kế hoạch và giải thớch rừ ràng về cỏc chỉ tiờu kế hoạch. Hội đồng quản trị họp bàn và đưa ra quyết định điều chỉnh hay phờ duyệt kế hoạch trước ngày 30/01/N.
Bước 5 : Bỏo cỏo tiến độ thực hiện kế hoạch.
Năm kế hoạch tớnh từ 01/01/N đến 31/12/N.
Sau khi nhận quyết định phờ duyệt của Hội đồng quản trị Cụng ty, phũng Kinh tế - Kỹ thuật tiến hành theo dừi quỏ trỡnh thực hiện kế hoạch của cỏc xớ nghiệp và đơn vị thành viờn, đụn đốc việc thực hiện đầy đủ nội dung và đỳng tiến độ.
Giỏm đốc cỏc xớ nghiệp và đơn vị thành viờn chỉ đạo cỏc bộ phận nghiệp vụ lập bỏo cỏo sản xuất kinh doanh hàng thỏng gửi lờn Cụng ty, và lập cỏc bỏo cỏo khỏc theo quy định, gửi lờn Tổng cục Thống kờ và cỏc đơn vị cú liờn quan.
Trong quỏ trỡnh thực hiện, nếu phỏt sinh những vấn đề khụng thuận lợi, hoặc khụng đỏp ứng được yờu cầu thỡ cần cú hành động khắc phục phũng ngừa theo quy trỡnh thực hiện khắc phục phũng ngừa.
Bước 6 : Tổng hợp tiến độ thực hi ện kế hoạch
Phũng Kinh tế - Kỹ thuật tiếp nhận, xem xột cỏc bỏo cỏo thống kờ về sản xuất kinh doanh của cỏc xớ nghiệp và đơn vị thành viờn.
Sau đú, tiến hành tổng hợp, lập biểu bỏo cỏo thống kờ trỡnh Tổng giỏm đốc ký duyệt.
Trờn cơ sở tổng hợp thống kờ, phũng Kinh tế - Kỹ thuật đỏnh giỏ tiến độ thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh. Phõn tớch, đỏnh giỏ, sơ bộ nhận định nguyờn nhõn, dự kiến cỏc giải phỏp cần thực hiện ngay để đẩy mạnh tiến độ thực hiện kế hoạch.
Tổng giỏm đốc chủ trỡ họp giao ban ( hàng thỏng, quý ). Tham dự cuộc họp cú thành phần Hội đồng quản trị và cỏc trưởng phũng nghiệp vụ. Trờn cơ sở kết luận của cuộc họp và sự phõn cụng của Tổng giỏm đốc, cỏc phũng chức năng thực hiện nhiệm vụ được Tổng giỏm đốc giao.
Bước 8 : Sơ kế t, tổng kết thực hiện kế hoạch
Phũng Kinh tờ – Kỹ thuật soạn thảo văn bản hướng dẫn cỏc xớ nghiệp và đơn vị thành viờn sơ kết, tổng kết thực hiện kế hoạch. Cỏc xớ nghiệp và đơn vị thành viờn lập bỏo cỏo sơ kết, tổng kết gửi lờn Tổng cụng ty. Sau đú, phũng Kinh tế - Kỹ thật tiến hành tổng hợp, hoàn thiện và trỡnh Tổng giỏm đốc ký duyệt.
Đối với bỏo cỏo tổng kết thực hiện sản xuất kinh doanh hàng năm, cỏc đơn vị thành viờn phải hoàn thành và nộp lờn tổng cụng ty trước ngày 30/01/N. Phũng Kinh tế - Kỹ thuật tổng hợp xong trước ngày 28/02/N. Bản bỏo cỏo tổng kết thực hiện sản xuất kinh doanh năm sẽ được trỡnh và thảo luận trong cuộc họp Cụng ty diễn ra vào thỏng 3 hàng năm.
2.2.4. Đỏnh giỏ cụng tỏc lập kế hoạch sản xuất ở Cụng ty cổ phần LILAMA 10 10
2.2.4.1. Ưu điểm
Về mặt xỏc định căn cứ lập kế hoạch: Cụng ty cổ phần LILAMA 10 đó xỏc định tương đối đầy đủ cỏc căn cứ cho việc lập kế hoạch. Đõy đều là những căn cứ quan trọng và cú ảnh hưởng trực tiếp đến cỏc chỉ tiờu kế hoạch. Tuy nhiờn, Cụng ty mới chỉ sử dụng cú hiệu quả: Căn cứ vào chỉ tiờu kế hoạch của Tổng cụng ty LILAMA Việt Nam và Căn cứ vào năng lực hiện cú của Cụng ty.
Về mặt quy trỡnh: quy trỡnh lập kế hoạch của cụng ty xột về mặt lý thuyết đó bao gồm cỏc bước cơ bản nhất, tuần tự và khoa học. Quy trỡnh trờn đỏp ứng được những yờu cầu cơ bản về hoạt động kế hoạch húa của một doanh nghiệp trong nờn kinh tế thị trường, phự hợp với đặc điểm riờng của ngành cụng nghiệp xõy lắp Việt Nam về năng lực mỏy múc, trang thiết bị, biến động thị trường và nguồn vốn kinh doanh. Hơn thế nữa, quy trỡnh lập kế hoạch sản xuất nờu trờn cũn là một cụng cụ quản lý hoạt động sản xuất, thực hiện, cho phộp ban lónh đạo Cụng ty cú thể thực hiện được chức năng quản lý chung của mỡnh và những người lập kế hoạch cú thể theo dừi, kiểm soỏt cỏc nguồn lực
của Cụng ty cũng như quỏ trỡnh thực hiện những mục tiờu đề ra. Chớnh từ việc cú thể kiểm soỏt được quỏ trỡnh thực hiện những mục tiờu đó đề ra nú cũn cho phộp Cụng ty cú sự điều chỉnh kế hoạch cần thiết để phự hợp với những biến động của thị trường.
Về mặt nội dung: Nhỡn chung nội dung kế hoạch sản xuất khỏ đầy đủ từ cỏc căn cứ lập kế hoạch tới cỏc chỉ tiờu kế hoạch mang lại tớnh tổng hợp cao và khoa học, giỳp người đọc cú thể cú được cỏi nhỡn tổng quan về những mục tiờu phỏt triển của Cụng ty.
2.2.4.2. Hạn chế và nguyờn nhõn
Về mặt xỏc định căn cứ lập kế hoạch: Cụng ty do cú uy tớn lớn trờn thị trường nờn hầu hết cỏc hợp đồng là do khỏch hàng tự tỡm đến hoặc do Tổng cụng ty giao xuống, vỡ vậy Tổng cụng ty chưa thực sự coi trọng hoạt động thị trường, chưa cú được những dự bỏo ngắn hạn cũng như dài hạn mang tớnh chuẩn xỏc cao. Mặc dự trong những năm qua Cụng ty đó tiến hành cụng tỏc nghiờn cứu thị trường trước khi xõy dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh nhưng chủ yếu là mang tớnh kinh nghiệm và hỡnh thức của cỏc nhõn viờn nghiờn cứu thị trường. Căn cứ lập kế hoạch dựa vào nghiờn cứu thị trường chỉ dừng lại ở mức độ sơ lược, chưa xem xột tất cả cỏc yếu tố tỏc động đến thị trường sản phẩm của Cụng ty nờn đến khi xõy dựng kế hoạch một số chỉ tiờu đạt được cú sự chờnh lệch lớn với kế hoạch đặt ra do cú sự biến động trờn thị trường. Hoặc do khụng bỏm sỏt với nhu cầu thị trường nờn trong quỏ trỡnh thực hiện vẫn phải điều chỉnh kế hoạch khi thị trường thay đổi.
Tuy Tổng cụng ty tiến hành đỏnh giỏ tỡnh hỡnh thực hiện kế hoạch giai đoạn trước nhưng chưa xỏc định được đầy đủ cỏc yếu tố tỏc động đến việc hoàn thành chỉ tiờu kế hoạch và mức độ ảnh hưởng của cỏc yếu tố tỏc động. Do đú căn cứ này chưa mang lại hiệu quả như mong muốn, đụi khi cũn gõy dự bỏo sai lệch cho việc lập kế hoạch.
Về mặt quy trỡnh: lập kế hoạch sản xuất như đó đỏnh giỏ, nú đó đỏp ứng được những yờu cầu cơ bản đối với một doanh nghiệp hoạt động trong nền kinh tế thị trường. Tuy nhiờn, đỏnh giỏ này mới chỉ dừng lại ở việc so sỏnh, đối chiếu với lý thuyết. Thực tế khụng phải tất cả cỏc khõu đều được thực hiện đầu đủ và mang lại hiệu quả. Điều này được thể hiện cụ thể như sau:
- Hoạt động điểu chỉnh kế hoạc khụng được đỳng mức và khụng được thực hiện một cỏch thường xuyờn.
- Cụng tỏc kiểm tra, đỏnh giỏ việc thực hiện kế hoạch chưa sõu sỏt
- Trong quy trỡnh lập kế hoạch mặc dự đó cú sự phối hợp giữa cỏc phũng ban, đơn vị nhưng nhỡn chung sự phối hợp này chỉ mang tớnh hỡnh thức, cũn rất lỏng lẻo, chưa phối hợp sõu sắc, chủ yếu mang tớnh mệnh lệnh hành chớnh.
- Những chỉ tiờu mà được lập ra cũn phụ thuộc vào những định hướng, mục tiờu phỏt triển mà cấp trờn giao xuống nờn nhiều khi nú khụng thực sự đỳng với năng lực thực tế của đơn vị.
Về mặt nội dung: Thực tế với quy trỡnh và căn cứ lập kế hoạch như đó nờu ở trờn thỡ những chỉ tiờu kế hoạch mà Cụng ty đặt ra và giao xuống cỏc đơn vị thường lớn hơn những chỉ tiờu mà đơn vị đăng ký. Nú đó gõy rất nhiều khú khăn khi mà năng lực của cỏc đơn vị cú hạn vỡ vậy khụng thể hoàn thành cỏc mục tiờu đề ra. Hơn nữa cũn khiến cho bản kế hoạch phải điều chỉnh nhiều lần, làm giảm tớnh khả thi và làm tăng tớnh mệnh lệnh hành chớnh của bản kế hoạch.