II. Phân tích thực trạng hoạt động xuất khẩu một số mặt hàng nông sản tại Công ty xuất nhập khẩu
3. Phân tích thực trạng hoạt động xuất khẩu nông sản theo khu vực thị trờng
4.2. Tổ chức tạo nguồn và mua hàng xuất khẩu
Nghiệp vụ thu mua tạo nguồn hàng bao gồm các khâu nghiên cứu, lựa chọn nguồn hàng, phơng thức mua, ký kết hợp đồng mua bán, hình thành đơn nguyên hàng xuất khẩu. Nhiệm vụ chủ yếu là tìm kiếm nguồn hàng, lựa chọn khu vực đặt hàng, địa điểm giao hàng, phơng thức mua bán nhằm có đợc hàng đúng chất lợng, đúng thời gian và thuận tiện cho vấn đề tài chính, huy động vốn. Hiện nay Công ty thờng dùng các hình thức: mua bán đứt đoạn, xuất khẩu, uỷ thác, liên doanh liên kết sản xuất hàng xuất khẩu. Tuỳ từng trờng hợp cụ thể để lựa chọn cho thích hợp trên cơ sở căn cứ vào yêu cầu của bên nhập khẩu, về hiện trạng Công ty, về cán bộ kỹ thuật viên, lao động, vốn,...
ở khâu này, việc ký kết hợp đồng của Công ty đợc cân nhắc cẩn thận, có sự thoả thuận bằng văn bản giữa hai bên về chất lợng sản phẩm, tiêu chuẩn kỹ thuật, bao bì, ký mã hiệu, giá cả, thời gian địa điểm giao hàng và mức độ th- ởng phạt.
Việc ký kết hợp đồng phải đợc dựa trên pháp lệnh hợp đồng kinh tế ngày 21/9/1989 mà thực hiện đối với hàng nông sản trên nguyên tắc hai bên cùng có lợi.
Khi ký kết hợp đồng xong, hình thành đơn nguyên hàng nông sản, nhằm phân định rõ ràng các mẫu mã, tiện cho việc kiểm tra, giám sát việc thực hiện hợp đồng, đồng thời giúp cho ngời nhập khẩu phân chia hàng đợc thuận tiện. Phơng pháp này hiện nay đợc sử dụng là bảng kê khai chi tiết (packing list) trong đó hàng đợc bao gói theo yêu cầu, đợc đánh số thứ tự sau đó ghi chi tiết lên bảng kê gồm: số lợng hàng bên trong, trọng lợng tịnh của kiện hàng.