III. Thực trạng công tác quản trị hoạt động xuất khẩu ở công ty xuất nhập khẩu thủ công mỹ nghệ ARTEXPORT
2. Thực trạng công tác tổ chức triển khai thực hiện kế hoạch kinh doanh xuất khẩu:
2.3. Công tác tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu của công ty.
Sau khi hợp đồng xuất khẩu đợc ký kết, nghĩa là quyền lợi và nghĩa vụ của mỗi bên đã đợc xác nhận, công ty ARTEXPORT với t cách là bên ký kết, là ngời xuất khẩu phải tổ chức thực hiện hợp đồng, tiến hành sắp xếp những việc phải làm, ghi thành biểu bảng theo dõi các tiến độ thực hiện hợp đồng, ghi lại những diễn biến văn bản phát đi và nhận đợc, chỉnh lý và giải quyết cụ thể. Thực hiện hợp đồng xuất khẩu của công ty đợc tiến hành theo các bớc:
Sơ đồ các bớc thực hiện hợp đồng xuất khẩu ở công ty ARTEXPORT
- Bớc 1: Cán bộ đợc phân công thực hiện hợp đồng tiến hành đôn đốc đối tác mở L/C(mở th tín dụng) sau đó kiểm tra xem nội dung L/C có phù hợp với nội dung của hợp đồng không.
Gọi mở L/C
Mua bảo hiểm
Làm thủ tục hải quan Giao nhận hàng hoá Làm thủ tục thanh toán Kiểm tra hàng xuất khẩu Thuê phương tiện vận chuyển Xin phép xuất
- Bớc 2: Cán bộ công ty tiến hành các thủ tục xin giấy phép xuất khẩu(nếu hàng xuất khẩu có hạn ngạch thì phải đăng ký xin hạn ngạch và đã đợc chấp nhận). Giấy phép xuất khẩu đợc xin tại Bộ Th- ơng mại.
- Bớc 3: Chuẩn bị hàng hoá để giao. Các cán bộ tiến hành thu gom hàng xuất khẩu, mọi hàng hoá tuỳ thuộc vào nhu cầu của từng khách hàng mà công ty yêu cầu các đơn vị sản xuất đóng gói và ghi mã hiệu khác nhau. Đối với một số mặt hàng nh các công cụ đồ nghề, máy công cụ đều đợc bọc giấy P.E và đựng trong hộp các-tông. Còn các mặt hàng khác nh thiếc thỏi, Wolframit đều đợc đựng trong hòm gỗ.
- Bớc 4: Kiểm tra hàng hoá xuất khẩu. Đây là bớc quan trọng mà công ty rất quan tâm trong quá trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu. Đối với những hàng hoá có quy định phẩm chất phức tạp và đòi hỏi chất lợng cao với giá trị hợp đồng tơng đối lớn, công ty phải thuê dịch vụ kiểm định của các đơn vị có thẩm quyền, có kinh nghiệm trong việc đánh giá kiểm định hàng hoá xuất khẩu.
- Bớc 5: Thuê phơng tiện vận chuyển. Nếu điềm kiện cơ sở giao hàng trong hợp đồng xuất khẩu là FOB, cán bộ phòng đại diện có nhiệm vụ giao hàng lên tàu do đối tác yêu cầu tại cảng Hải Phòng và nhận bảng tổng kết giao hàng, sơ đồ xếp hàng từ cảng lên tàu. Nếu điều kiện giao hàng xuất khẩu là CIF, cán bộ văn phòng đại diện mang Packing List đến Terminal và điều độ cảng để đăng ký hạ bãi, đóng các phí hạ bãi có liên quan. Thời hạn đăng ký hạ bãi thờng là 15 giờ ngày hôm trớc cho việc hạ bãi đến ngày hôm sau.
- Bớc 6: Mua bảo hiểm. Để giảm bớt rủi ro trong vận chuyển hàng hoá, ngời xuất khẩu phải mua bảo hiểm cho hàng hoá xuất khẩu. Việc mua bảo hiểm hàng hoá xuất khẩu thờng đợc công ty mua tại các công ty bảo hiểm có uy tín trong nớc nh công ty bảo hiểm Bảo Việt, công ty bảo hiểm cổ phần Bu điện.
- Bớc 7: Làm thủ tục hải quan. Đây là khâu bắt buộc đối với hàng hoá xuất khẩu, bao gồm các công việc nh khai báo hải quan(nộp giấy phép xuất khẩu, bản sao hợp đồng hoặc L/C, hoá đơn tính thuế). Xuất trình hàng hoá để kiểm tra tại hải quan cửa khẩu trong đó, mọi chi phí liên quan đến thủ tục hải quan đều do công ty trả.
- Bớc 8: Giao nhận hàng(bằng đờng biển): Công ty thờng xuyên phải thực hiện các công việc nh lập biểu đăng ký hàng chuyên chở, xuất trình bản đăng ký cho ngời vận tải để lấy hồ sơ xếp hàng. Trao đổi với cơ quan điều độ cảng để nắm vững giờ làm hàng ngày, bố trí ph- ơng tiện đa hàng vào cảng và xếp lên tàu, lấy biên lai, lấy vận đơn sau đó chuyển về công ty để lập chứng từ.
- Bớc 9: Làm thủ tục thanh toán: Với chứng từ đã lập, việc thanh toán đợc hai bên thực hiện theo điều khoản thanh toán trong hợp đồng và các điều kiện phụ đã ký kết. Hình thức thanh toán phổ biến thờng đ- ợc công ty sử dụng là thu tín dụng không huỷ ngang và hình thức nhờ thu. Việc thực hiện hợp đồng xuất khẩu của công ty xuất nhập khẩu ARTEXPORT ngoài những cán bộ, nhân viên đợc phân công trực tiếp tiến hành 9 bớc nêu trên còn có sự tham gia gián tiếp của toàn thể đội ngũ cán bộ nhân viên nhằm hỗ trợ lẫn nhau hoàn thành tốt công việc đợc giao.
Nói tóm lại, công tác tổ chức triển khai thực hiện kế hoạch kinh doanh xuất khẩu tại công ty xuất nhập khẩu ARTEXPORT đợc thực hiện t- ơng đối tốt. Tuy nhiên, còn có một số tồn tại là điều không thể tránh khỏi khi mà lực lợng lao động của công ty còn quá mỏng hoặc năng suất lao động cha cao. Việc giải quyết tồn tại này sẽ đợc đề cập đến trong chơng 3.