III. Thực trạng công tác quản trị hoạt động xuất khẩu ở công ty xuất nhập khẩu thủ công mỹ nghệ ARTEXPORT
4. Công tác kiểm soát hoạt động xuất khẩu tại công ty ARTEXPORT.
ARTEXPORT.
4.1. Mục đích của công tác kiểm soát hoạt động xuất khẩu:
Công tác kiểm soát đợc Giám đốc và các cán bộ nhân viên công ty thực hiện phản ánh, nắm rõ thực trang hoạt động xuất khẩu, kết quả, hiệu quả của việc thực hiện các kế hoạch, phơng án kinh doanh xuất khẩu. Từ đó, có sự điều chỉnh kịp thời, hợp lý(nếu cần) đảm bảo hoàn thành tốt nhất mục tiêu kinh doanh xuất khẩu của công ty.
4.2. Căn cứ kiểm soát:
Công tác kiểm soát đợc thực hiện bởi Giám đốc, Phó giám đốc và các Trởng phòng dựa trên một số căn cứ sau:
- Trớc hết là căn cứ vào kế hoạch kinh doanh xuất khẩu đã đề ra. Trong đó có các chỉ tiêu kế hoạch của công ty là căn cứ mang tính định hớng cho hoạt động xuất khẩu nói chung và cho công tác kiểm soát hoạt động xuất khẩu nói riêng.
- Thứ hai là căn cứ vào các tiêu chuẩn mà công ty đề ra nhằm cụ thể hoá các căn cứ, các chỉ tiêu kế hoạch trong quá trình thực hiện kế hoạch và phơng án kinh doanh xuất khẩu. Việc xây dựng các tiêu chuẩn này là một mặt làm căn cứ kiểm soát đánh giá việc thực hiện kế hoạch xuất khẩu, mặt khác nó là mục tiêu phấn đấu của mọi thành viên trong công ty trong quá trình hoạt động kinh doanh xuất khẩu.
4.3. Công tác kiểm soát hoạt động xuất khẩu:
Với những căn cứ nêu trên, tuỳ vào tình hình cụ thể trong quá trình hoạt động kinh doanh xuất khẩu nói chung và quá trình thực hiện kế hoạch xuất khẩu nói riêng mà công ty tiến hành kiểm tra, giám sát. Công tác kiểm soát đợc công ty thực hiện một cách thờng xuyên, liên tục. Đặc biệt khi có những biến động của môi trờng kinh doanh nh sự thay đổi về chính sách của Nhà nớc đối với giới kinh doanh thơng mại quốc tế, sự biến động về chính trị, tỷ lệ lạm phát tại các nớc đối tác lúc thiên tai, khi có sự phản ánh của khách hàng về những sai lệch khi thực hiện hợp đồng.
Đối tợng của kiểm soát bao gồm: hàng hoá, cơ sở vật chất kỹ thuật, vốn, các loại chứng từ sổ sách và con ngời. Trong kiểm soát, công ty áp dụng các biện pháp giản đơn, dễ hiểu và đề cao tính khách quan nh phơng pháp thống kê, kế toán, ngân sách.
Một điểm đáng nói là việc thực hiện kiểm soát của công ty là nhằm tìm ra những sai lệch và nguyên nhân của chúng(cao hơn hay thấp hơn các tiêu chuẩn), từ đó có sự điều chỉnh phù hợp và kịp thời đảm bảo hoàn thành kế hoạch kinh doanh xuất khẩu và mang lại hiệu quả cao nhất trong hoạt động xuất khẩu.