Chương 2: Phân tích thực trạng khả năng cạnh tranh của công ty TNHH thương mại XNK Kim Loại Việt
2.1.2 Chức năng nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty
2.1.2.1 Chức năng và nhiệm vụ của công ty
Chức năng
- Lựa chọn ngành nghề và quy mô kinh doanh.
- Tổ chức và thực hiện các kế hoạch kinh doanh, tự tạo nguồn vốn và tự bù đắp các chi phí kinh doanh
- Tự chủ trong việc đàm phán, giao dịch và thực hiện các hợp đồng kinh tế; trong hoạt động quản lý kinh doanh; trong việc tuyển dụng các lao động.
- Khai thác tối đa hiệu quả của các nguồn lực: vốn, nguyên liệu, hàng hóa đáp ứng tốt nhu cầu của thị trường từ đó thúc đẩy tốc độ chu chuyển hàng hoá tạo điều kiện cho nền kinh tế phát triển.
Nhiệm vụ
- Kinh doanh theo đúng ngành nghề đã đăng ký và theo đúng quy định của pháp luật hiện hành.
- Đảm bảo đầy đủ quyền lợi cho người lao động theo luật. Chăm lo và không ngừng cải thiện điều kiện làm việc, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, chế độ đãi ngộ với người lao động.
- Nộp thuế và thực hiện các các nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật.
- Ghi chép sổ sách theo đúng pháp lệnh về kế toán và chịu sự kiểm tra của cơ quan tài chính.
2.1.2.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty và chức năng nhiệm vụ của các phòng ban.
_ Cơ cấu tổ chức theo không gian : Công ty có văn phòng đại diện đặt tại số 7 ngõ 5/78 Hoàng Quốc Việt , phường Nghĩa Đô ,Quận Cầu Giấy , Hà Nội , kho của công ty được đặt tại Long Biên Hà Nội , bên cạnh đó công ty có một chi nhánh phân phối trong thành phố Hồ Chí Minh.
_ Cơ cấu bộ máy quản trị ( sơ đồ trang sau )
Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban bộ phận trong công ty
Hội đồng thành viên
Hội đồng thành viên gồm tất cả thành viên, là cơ quan quyết định cao nhất của công ty, có quyền bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm chủ tịch hội đồng thành viên; quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm cách chức cũng như quyết định mức lương, lợi ích khác đối với giám đốc (tổng giám đốc), kế toán trưởng và cán bộ quản lý quan trọng khác quy định tại điều lệ công ty; quyết định cơ cấu tổ chức quản lý công ty.
Giám đốc (tổng giám đốc) công ty
Giám đốc ( tổng giám đốc ) do Hội đồng thành viên bổ nhiệm,là người đại diện pháp nhân cho công ty, là người điều hành cao nhất các hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp, chịu trách nhiệm trước Hội đồng thành viên và pháp luật các hoạt động công ty. có quyền bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức các chức danh quản lý trong công ty (trừ các chức danh thuộc thẩm quyền của hội đồng thành viên) và tuyển dụng lao động.
Sơ đồ 2.1.2.2 Bộ máy tổ chức của công ty
Như vậy, hội đồng thành viên và giám đốc (tổng giám đốc) công ty hoàn toàn có quyền sắp xếp, bổ nhiệm hay tuyển dụng cán bộ có đủ năng lực và trình độ vào các chức vụ quản lý trong công ty trong phạm vi quyền hạn của mình.
Phòng hành chính _nhân sự
Đảm bảo cho các bộ phận, cá nhân trong Công ty thực hiện đúng chức năng nhiệm vụ đạt hiệu quả trong công việc. - Các bộ phận thực hiện đúng nhiệm
vụ tránh chồng chéo, đỗ lỗi. - Đảm bảo tuyển dụng và xây dựng, phát triển đội ngũ CBCNV theo yêu cầu, chiến lược của Công ty.
Phòng kế toán tài chính
- Tổ chức hạch toán kinh tế về hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty theo đúng Pháp lệnh Kế toán thống kê của Nhà nước.
- Tổng hợp kết quản lý kinh doanh, lập báo cáo kế toán thống kê, phân tích hoạt động sản xuất kinh doanh để phục vụ cho việc kiểm tra thực hiện kế hoạch của Công ty.
- Ghi chép, phản ánh chính xác, kịp thời và có hệ thống có sự diễn biến các nguồn vốn cấp, vốn vay; giải quyết các loại vốn, phục vụ cho việc huy động vốn đầu tư vào các dự án và tình hình kinh doanh dịch vụ của Công ty.
- Theo dõi công nợ của Công ty, phản ánh và đề xuất kế hoạch thu, chi tiền mặt và các hình thức thanh toán khác. Thực hiện công tác thanh toán đối nội và thanh toán quốc tế.
- Thực hiện quyết toán quý, 6 tháng, năm đúng tiến độ và tham gia cùng với các phòng nghiệp vụ của Công ty để hạch toán lỗ, lãi cho từng đơn vị trực thuộc, giúp cho Ban Giám Đốc Công ty nắm chắc nguồn vốn, biết rõ số lời. -Lập kế hoạch vay và sử dụng các loại vốn: cố định, lưu động, chuyên dùng, xây dựng cơ bản... sao cho có hiệu quả nhất.
- Theo dõi các đơn vị hạch toán kế toán, hướng dẫn lập báo cáo về các nguồn vốn cấp, vốn vay nhận được.
Phòng marketing
Đảm nhận với chức năng tham mưu Ban Lãnh đạo trong việc phát triển mở rộng thị trường, thị phần; nghiên cứu chiến lược thị trường, nghiên cứu và
phát triển sản phẩm, dịch vụ mới... giữ gìn và gia tăng giá trị thương hiệu của đơn vị. Và một số nhiệm vụ khác.
Phòng kinh doanh XNK
Xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh ngắn hạn và dài hạn của công ty. Dự báo thường xuyên về cung cầu, giá cả hàng hoá thị trường trong phạm vi toàn quốc nhằm phục vụ cho sản xuất kinh doanh của công ty.
Cân đối lực lượng hàng hoá và có kế hoạch điều hoà hợp lý trong sản xuất lưu thông góp phần bình ổn thị trường đạt hiệu quả kinh doanh trong toàn bộ công ty.
Phòng kinh doanh đảm nhận với chức năng tham mưu cho Ban lãnh đạo trong việc xây dựng và triển khai các kế hoạch phát triển đơn vị (kế hoạch dài hạn, trung hạn, ngắn hạn,...); tham mưu trong việc quản lý, điều hành mạng lưới phân phối, kinh doanh sản phẩm, dịch vụ...
Bảo đảm bí mật các thông tin kinh tế đối với những người không có trách nhiệm để tránh thiệt hại cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
Làm báo cáo sơ kết, tổng kết 6 tháng và hàng năm của công ty.
Phòng dịch vụ sau bán hàng
Để có được sự thành công như ngày hôm nay, bên cạnh việc nghiên cứu thị trường để nắm bắt được nhu cầu của khách hàng mục tiêu, làm ra các sản phẩm tốt, chính sách phân phối mạnh, nhanh. Chính sách giá hợp lý và các chương trình truyền thống khuyến mãi phù hợp. Công ty luôn duy trì và nâng cao các dịch vụ chăm sóc khách hàng sau khi bán hàng để nâng cao uy tín cho Doanh nghiệp và giúp khách hàng thỏa mãn nhu cầu sử dụng . Ngoài việc giao hàng tận nơi cho khách… Vietmetal còn thực hiện tốt các dịch vụ hậu mãi hàng quý hoặc năm cho khách hàng lâu năm.
Phòng kỹ thuật
Tham mưu cho về lĩnh vực kỹ thuật của sản phẩm . Đảm bảo sản phẩm của công ty khi nhập về và đem phân phối đảm bảo yêu cầu về chất lượng và thông số kỹ thuật .
Chi nhánh
Có 1 chi nhánh phân phối ở TP Hồ Chí Minh và trong tương lai sẽ vươn xa và rộng khắp các tỉnh thành.