II. THỰC TRẠNG NGHIỆP VỤ NHẬP KHẨU THIẾT BỊ ĐIỆN Ở CễNG TY CP XÂY LẮP
5.6.Kiểm tra hàng hoỏ
4. Đàm phỏn và ký kết hợp đồng
5.6.Kiểm tra hàng hoỏ
Do mặt hàng kinh doanh của cụng ty là cỏc thiết bị điện cần cú độ chớnh xỏc cao về mặt kỹ thuật và chất lượng nờn việc kiểm tra hàng nhập khẩu là rất cần thiết trước khi đưa vào thi cụng sử dụng. Quỏ trỡnh này diễn ra ngay tại cảng nhập khẩu và do cơ quan giỏm định tiến hành. Cỏc cụng ty thực hiện việc kiểm tra và giỏm định hàng hoỏ đú là cụng ty giỏm định VINACONTROL hoặc cụng ty TNHH giỏm định toàn cầu GLC, điều này phụ thuộc vào quy định trong điều khoản Inspection của hợp đồng.
Thụng thường cụng ty nhận được thụng bỏo nhận hàng với cỏc thụng tin về tờn tàu, tờn hàng, dự kiến thời gian hàng đến cảng... Ngoài ra cũn kốm theo hoỏ đơn, phiếu đúng gúi nờu rừ số lượng kiện hàng và nội dung mỗi kiện, vận đơn... Khi nhận được tài liệu nay cụng ty đem so sỏnh với hợp đồng nhập khẩu và cỏc chứng từ khỏc, nếu cú sai lệch cụng ty sẽ chuẩn bị kế hoạch để kiểm tra hàng khi hàng đến.
Sở dĩ cú bước kiểm tra và giỏm định này là do hàng hoỏ sau một chặng đường vận chuyển dài cú thể sẽ cú những hư hỏng nhất định hoặc cú thể bờn đối tỏc nước ngoài giao sai hoặc nhầm hàng, thiếu số lượng, sai quy cỏch, phẩm chất... Do đú khi hàng về đến cụng ty sẽ cử cỏn bộ nghiệp vụ xuống cảng và cựng với cơ quan giỏm định kiểm tra và giỏm định hàng nhập khẩu nhằm hạn chế những rủi ro và thiệt hại về sau.
Sau khi đó kiểm tra và giỏm định hàng hoỏ cơ quan giỏm định sẽ cấp cho cụng ty giấy chứng nhận kiểm nghiệm (về số lượng, chất lượng, trọng lượng, nơi sản xuất, đỏnh giỏ mức độ giảm giỏ trị do hư hỏng).
5.7. Làm thủ tục thanh toỏn
Tuỳ theo nội dung của hợp đồng quy định mà cụng ty thanh toỏn theo cỏc phương thức khỏc nhau, nhưng chủ yếu là phương thức thanh toỏn chuyển tiền TT, và phương thức thanh toỏn tớn dụng chứng từ.
Bảng 8: Cỏc hỡnh thức thanh toỏn
Đơn vị: hợp đồng
Năm Số HĐ2005 TT% Số HĐ2006 TT% Số HĐ2007TT%
L/C 97 72,39 113 70,63 133 71,89
TT 37 27,61 47 29,38 52 28,11
Nguồn: Bỏo cỏo tỡnh hỡnh nhập khẩu từ năm 2005-2007 Qua bảng trờn ta thấy số hợp đồng được thanh toỏn bằng L/C chiếm tỷ trọng lớn (hơn 70%) trong đú thanh toỏn bằng L/C chỉ chiếm khoảng 30%. Việc lựa chọn hỡnh thức thanh toỏn phụ thuộc phần lớn vào mối quan hệ với đối tỏc. Với đối tỏc mà cụng ty cú quan hệ khỏch hàng thường xuyờn và gõy được uy tớn thỡ cụng ty sẽ tiến hành thoả thuận trong hợp đồng việc thanh toỏn bằng phương thức chuyển tiền TT. Với hỡnh thức này cụng ty sẽ trả trước 10% giỏ trị của hợp đồng, sau khi nhận được bộ chứng từ sẽ trả nốt phần cũn lại. Nếu cụng ty là khỏch hàng mới hoặc chưa gõy được uy tớn thỡ phương thức thanh toỏn bằng tớn dụng là phương phỏp cụng ty thường sử dụng.