3. Chi phớ xõy dựng cơ
2.2.2.4.1. Quản lý hỡnh thỏi biểu hiện của vốn lưu động
Trong chương I ta đĩ nghiờn cứu tương đối kỹ lưỡng về cỏc mụ hỡnh khoa học cho quản lý hỡnh thỏi tài sản của vốn lưu động (quản lý dự trữ, quản lý tiền mặt và quản lý cỏc khoản phải thu).
Về quản lý dự trữ, tồn kho
Dự trữ của Cụng ty bao gồm chủ yếu là nguyờn liệu, vật liệu, cụng cụ dụng cụ phục vụ cho hoạt động xõy lắp: sắt, thộp, xi măng, cỏt, sỏi, thuốc nổ...và cụng trỡnh xõy dựng dở dang. Trong hoạt động của Cụng ty khụng tồn tại thành phẩm tồn kho và hàng gửi bỏn, sản phẩm được sản xuất ra đến đõu được tiờu thụ ngay đến đú, nơi sản xuất cũng là nơi tiờu thụ sản phẩm. Dự trữ của Cụng ty được quản lý trực tiếp tại cỏc kho của từng xớ nghiệp. Như đĩ trỡnh bày trong phần đặc điểm chung của Cụng ty, cỏc xớ nghiệp của Cụng ty được tổ chức tại những nơi cú cụng trỡnh xõy dựng lớn cú thời gian kộo dài. Cỏc xớ nghiệp cú bộ mỏy quản lý tương đối độc lập tuy rằng hạch toỏn phụ thuộc song mỗi xớ nghiệp đều lập bỏo cỏo tài chớnh riờng. Tại mỗi xớ nghiệp cũng như ở trụ sở chớnh của Cụng ty đều phõn cụng rừ ràng một nhõn viờn phụ trỏch quản lý kho (xuất nhập nguyờn, nhiờn vật liệu, cụng cụ dụng cụ). Cụng ty khụng ỏp dụng cỏc mụ hỡnh quản lý dự trữ mà phần lý thuyết đĩ trỡnh bày mà việc quản lý dự trữ của Cụng ty, giống nhiều doanh nghiệp Việt Nam, xuất phỏt từ nhu cầu phỏt sinh của kế hoạch sản xuất. Thụng qua kế hoạch sản xuất quý, cỏc xớ nghiệp phõn bổ lượng dự trữ cho từng thỏng theo tớnh toỏn khối lượng xõy lắp hàng thỏng theo từng đặc thự riờng của xớ nghiệp. Do đặc điểm cỏc cụng trỡnh xõy dựng của xớ nghiệp là những cụng trỡnh lớn, thời gian kộo dài (cụng trỡnh thuỷ điện, hầm giao thụng...) vận chuyển nguyờn vật liệu khú khăn cho nờn cỏc xớ nghiệp thường đảm bảo mức dự trữ tương đối lớn
đõy cũng là một hạn chế, làm gia tăng chi phớ quản lý. Đặc điểm của mỗi địa bàn, mỗi cụng trỡnh là khỏc nhau do vậy mức dự trữ cũng khụng giống nhau, do từng xớ nghiệp quyết định và trỡnh Cụng ty điều này tạo sự khú khăn cho Cụng ty trong việc theo dừi, quản lý thống nhất cũng như việc xõy dựng cỏc kế hoạch sản xuất dự trữ chung. Rừ ràng đõy là một nhõn tố quan trọng khiến vốn lưu động bỡnh qũn của Cụng ty tăng lờn khiến cho giảm tốc độ lũn chuyển vốn lưu động, giảm hiệu quả sử dụng vốn.
Về quản lý tiền mặt
Quản lý tiền mặt tại văn phũng Cụng ty và từng xớ nghiệp được phõn cụng cho một nhõn viờn trong phũng tài chớnh kế toỏn phụ trỏch (Thủ quỹ). Cỏc thủ quỹ cú nhiệm vụ theo dừi thu chi và cú những bỏo cỏo kịp thời lờn Cụng ty về mức tiền mặt hiện cú. Hiện tại Cụng ty chưa cú kế hoạch đầu tư vào cỏc chứng khoỏn thanh khoản để tạo sự linh động và hiệu quả hơn trong quản lý tiền mặt do trỡnh độ hiểu biết, kinh nghiệm đầu tư chứng khoỏn cũn hạn hẹp hơn nữa thị trường chứng khoỏn Việt Nam chưa thực sự đủ hấp dẫn và tạo được khả năng thanh khoản cao để Cụng ty thực sự quan tõm. Mụ hỡnh quản lý tiốn mặt của Cụng ty cú những nột tương đồng với mụ hỡnh quản lý tiền mặt Miller Orr. Cụng ty xỏc định một mức tiền mặt cơ bản (trong mụ hỡnh Miller Orr gọi là mức tiền mặt theo thiết kế) bằng 5% tổng vốn lưu động và tuỳ theo nhu cầu thực tế phỏt sinh nhiều hay ớt Cụng ty sẽ cú những điều chỉnh kịp thời nhằm đỏp ứng nhu cầu thực tế. Tuy nhiờn mức độ điều chỉnh và biờn độ giao động của tiền mặt được điều chỉnh theo sự quyết định của Ban giỏm đốc cụng ty, kế toỏn trưởng cụng ty. Cú thể thấy sự phõn cụng cụ thể và rừ ràng trong việc quản lý ngõn quỹ, việc xỏc định mức tiền mặt cơ bản giỳp Cụng ty chủ động trong thanh toỏn, đảm bảo khụng bỏ lỡ những cơ hội đỏng tiếc do thiếu vốn. Tuy nhiờn, một sự khiếm quyết dễ nhận thấy là nguồn huy động tiền mặt khi cần thiết của Cụng ty rất hạn chế, chủ yếu là cỏc khoản vay ngắn hạn Ngõn hàng thương mại. Sự khiếm quyết của cỏc cụng cụ đầu tư
linh hoạt và trở nờn thận trong hơn làm giảm khả năng sinh lời, giảm hiệu quả sử dụng vốn lưu động.
Về quản lý cỏc khoản phải thu
Do đặc thự của ngành xõy dựng, khi hồn tất một cụng trỡnh bờn thi cụng phải để lại 10% giỏ trị cụng trỡnh (hoặc tuỳ theo thoả thuận trong hợp đồng ký kết) để làm đảm bảo về chất lượng cụng trỡnh trong một thời gian nhất định (thường là 1 năm). Do vậy, khi quy mụ xõy lắp của Cụng ty tăng lờn cựng phần nào khiến cho khoản phải thu của khỏch hàng tăng lờn. Nhưng số liệu cho thấy tốc độ tăng rất nhanh của khoản mục phải thu của khỏch hàng vể mặt tỷ trọng trong tổng vốn lưu động là một vấn đề rất đỏng xem xột. Nếu cuối năm 2000, giỏ trị khoản phải thu của khỏch hàng chỉ chiếm cú 3,569% trong tổng vốn lưu động thỡ đến cuối năm 2001 con số đĩ là 13,972% (tăng 606,21%) và đến năm 2003 khỏch hàng đĩ chiếm dụng của Cụng ty một số vốn bằng 30,752% tổng vốn lưu động của Cụng ty (66.213.840.215 đồng). Xem xột chi tiết khoản phải thu của khỏch hàng năm 2003 để thấy rừ tỡnh hỡnh ứ đọng vốn lưu động tại khoản mục này ta cú bảng số liệu sau:
Bảng 2.8 : Bỏo cỏo chi tiết phải thu khỏch hàng
(Đến ngày 31 thỏng 12 năm 2003)
Đơn vị tớnh: đồng
TT Tờn đơn vị mua Nội dung khoản phải thu
Số tiền
Tổng cộng Đến và quỏ hạn
I. Cơ quan Cụng ty 45.431.051 45.431.051