Trong quỏ trỡnh quản lý, cụng tỏc hướng dẫn của cơ quan quản lý là rất quan trọng vỡ khụng phải đơn vị nào cũng nắm được hết cỏc văn bản quản lý của Nhà nước đồng thời vận dụng được chỳng vào thực tế phong phỳ sinh động. Cụng tỏc hướng dẫn thực hiện tốt sẽ giảm được những sai sút khụng đỏng cú, giảm được lóng phớ và cụng sức do việc phải làm lại cỏc bỏo cỏo, đẩy nhanh tiến độ và tăng cường hiệu quả cụng việc.
Trờn toàn bộ quỏ trỡnh quản lý cần tăng cường sự phối hợp đồng bộ giữa cỏc cơ quan thuộc hệ thống quản lý và việc thụng tin, bỏo cỏo giữa cơ quan quản lý với đơn vị sử dụng vốn và giữa đơn vị quản lý với nhau. Hai biện phỏp khả thi hiện nay là:
- Cải cỏch thủ tục hành chớnh theo hướng đơn giả, thống nhất về quy trỡnh biểu mẫu.
- Ứng dụng cụng nghệ thụng tin
Hiện nay, cả hai vấn đề nờu trờn đều đagn ở dạng đề ỏn của Nhà nước và từng bước thực hiện ở một số cơ quan đơn vị.
Mục tiờu và yờu cầu của cải cỏch một bước thủ tục hành chớnh là phải đạt được sự chuyển biến căn bản trong quan hệ và giải quyết cụng việc của dõn và tổ chức. Cụ thể là: phải phỏt hiện và xoỏ bỏ những thủ tục thiếu đồng bộ, chồng chộo, rườm rà, phức tạp, đó và đang gõy trở ngại trong việc tiếp nhận và xử lý cụng việc giữa cỏc cơ quan Nhà nước với nhau, giữa cơ quan Nhà nước với cụng dõn; tổ chức xõy dựng và thực hệin cỏc thủ tục giải quyết cụng việc đơn giản, rừ ràng thống nhất, đỳng phỏp luật và cụng khai; vừa tạo thuận tiện cho cụng dõn và tổ chức cú yờu cầu giải quyết cụng việc, vừa cú tỏc dụng ngăn chặn tệ nạn quan liờu cửa quyền, sỏch nhiễu và tham nhũng trong cụng chức Nhà nước, đồng thời đảm bảo được trỏch nhiệm quản lý Nhà nước giữ vững kỷ cương phỏp luật.
Để đạt được mục tiờu kể trờn từ khi cú chủ trương cải cỏch thủ tục hành chớnh đến nay, trong hệ thống hành chớnh Nhà nước đó và đang tiến hành cỏc cụng việc:
- Tinh giảm thủ tục hành chớnh, loại bỏ những khõu xin phộp, xột duyệt khụng cần thiết, giảm thiểu phiền hà tạo thuận lợi. ớt tốn kộm cho nhõn dõn và cỏc tổ chức.
- Lập lại trật tự trong việc ban hành cỏc thủ tục hành chớnh, chỉ cỏc cơ quan Nhà nước cú thẩm quyền được phỏp luật quy định mới được ban hành thủ tụ, cỏc cơ quan, tổ chức, cỏc nhõn thực hệin thủ tục khụng được tuỳ tiện đặt thờm cỏc thủ tục.
- Tập trung cải cỏch thủ tục hành chớnh trong lĩnh vực đang cú nhiều vướng mắc, nhiều hiện tượng tiờu cực như: cấp đất xõy dựng và giấy phộp xõy dựng, phõn bổ và cấp phỏt vốn đầu tư của Nhà nước, cỏc lệ phớ đi liền với thủ tục…
Để cụng cuộc cải cỏch hành chớnh đạt hiệu quả, cần tiếp tục đẩy mạnh cải cỏch thủ tục hành chớnh. Cụ thể là:
- Đổi mới dồng bộ cơ chế ban hành thủ tục hành chớnh, đảm bảo tớnh phỏp lý thống nhất, năng động hợp lý, khoa học của hệ thống thủ tục hành chớnh. Bỏ những thủ tục rườm rà, dễ lợi dụng. Mở rộng cải cỏch thủ tục hành chớnh trong lĩnh vực cú sự kiểm soỏt của Nhà nước, theo hướng giảm sự kiểm soỏt phi hiệu quả và khụng cần thiết nhưng vẫn đảm bảo được vai trũ quản lý của Nhà nước .
- Cụng khai hoỏ và quy định cụ thể cỏc trỡnh tự, thủ tục giải quyết cụng ciệc, tạo thuận lợi cho cỏ nhõn và tổ chức liờn hệ cụng tỏc nắm đượcvà chuẩn bị đầy đủ hồ sơ tài liệu theo đỳng trỡnh tự thủ tục ấy.
- Xõy dựng cơ chế cú hiệu quả để kiểm tra cỏn bộ, cụng chức tiếp nhận và giải quyết cụng việc, xử lý cỏn bộ vi phạm, khen thưởng người cú thành tớch.
Tuy nhiờn, việc thực hiện cải cỏch thủ tục hành chớnh trong lĩnh vực quản lý vốn sự nghiệp cú tớnh chất đầu tư XD gặp khú khăn sau: Mõu thuẫn giữa yờu cầu chặt chẽ, đầyđủ, chớnh xỏc của cỏc thủ tục. Khối lượng văn bản quản lý, hồ sơ thủ tục hiện nay rất nhiều, liờn quan đến nhiều cấp, nhiều ngành.Vỡ vậy, việc rà soỏt lại và chỉnh sửa, thay đổi cỏc văn bản này là một cụng việc hết sức khú khăn, cần nhiều thời gian, tiền bạc, sức lực và phải tiến hành một cỏch thận trọng và đồng bộ, trỏnh việc sửa đổi nhiều lần cỏc văn bản gõy khú khăn cho cụng tỏc triển khai thực hiện của cỏc cơ quan, đơn vị.
* Một trong những nhiệm vụ trọng tõm của chương trỡnh quốc gia về cụng nghệ thụng tin là xõy dựng và triển khai thực hiện cỏc dự ỏn thuộc lĩnh vực tinhọc hoỏ quản lý Nhà nước. Chỳng ta đó bước đầu xõy dựng được cơ sở hạ tầng kỹ thuật cho việc ứng dụng tin học trong quản lý Nhà nước và cỏc hoạt động chuyờn ngành. Trờn cơ sở đú đó tổ chức triển khai từng bước xõy dựng cỏc hệ thống thụng tin phục vụ cho cỏc hoạt động quản lý kinh tế, xó hội. Một số dự ỏn thụng tin đó và đang thực hiện là:
- Dự ỏn tin học hoỏ hệ thống thụng tin Văn phũng Chớnh phủ.
- Cỏc dự ỏn tin học hoỏ quản lý Nhà nước tại cỏc địa phương và cỏc bộ, ngành.
- Cỏc dự ỏn xõy dựng cơ sở dữ liệu quốc gia về Thống kờ kinh tế- xó hội, Tài chớnh –ngõn sỏch, tài nguyờn đất, Cụng chức viờn chức và cỏc đối tượng hưỏng chớnh sỏch, Dõn cư, Luật và cỏc văn bản phỏp quy.
Đối với quản lý vốn sự nghiệp cú tớnh chất đầu tư XD, việc thống nhất về quy trỡnh, biểu mẫu trong bỏo cỏo, kế toỏn, quyết toỏn cũng là để dễ dàng đưa cụng nghệ thụng tin vào trong quản lý, dễ xử lý cỏc số liệu trờn mỏy. Việc ỏp dụng hệ thống mỏy tớnh nối mạng sẽ tăng cường việc thụng tin bỏo cỏo lẫn nhau giữa cỏc cơ quan, đơn vị, giảm thời gian và chi phớ đi lại, đẩy nhanh được tiến độ cụng việc và nõng cao hiệu quả giỏm sỏt.
Tuy nhiờn, việctin học hoỏ cụng tỏc quản lý Nhà nước đũi hỏi sự tiộn hành đồng bộ đồng thời ở mức độ cao, thậm chớ rất cao thỡ mới cú hiệu quả bởi vỡ sự liờn kết thụng tin giữa cỏc nguồn số liệu phải dựa trờn một nền tảng kỹ thuật thống nhất và tương đương về cấp độ. Tức là cỏc cơ quan đơn vị đều phải được trang bị hệ thống cơ sở kỹ thuật về tin học tương đương nhau, ỏp dụng những chương trỡnh quản lý như nhau hoặc chớ ớt cũng phải tương đồng về cơ bản. Muốn .thực hiện được điều này cần cú thời gian và chi phớ khụng nhỏ.