3.1. Mở rộng sự phân cấp, phân quyền trong tổ chức.
Phân cấp và phân quyền là những vấn đề quan trọng trong quản lý. Phân cấp, phân quyền hợp lý sẽ làm cho bộ máy cơ cấu hoạt động hiệu quả hơn. Trong bộ máy cơ cấu công ty cổ phần xây dựng, dịch vụ và hợp tác lao động có sự phân cấp tương đối rõ ràng được gắn liền theo chức danh, vị trí. Tuy nhiên trên thực tế sự phân quyền vẫn chưa được mở rộng.
Với quy mô không lớn tuy nhiên do quản lý theo phương thức độc quyền nên tổng giám đốc phải chịu trách nhiệm quản lý các phòng ban đông thời ra các quyết định với cá công việc của xí nghiệp trực thuộc. Chính vì vậy khối lượng công việc tổng giám đốc phải đảm nhiệm tương đối lớn làm mất tập trung vào những vấn đề có tính chiến lựơc. Vì vậy cần phân quyền cho câp dưới. Những công việc gì mà cấp dưới có thể là tốt thì có thể uỷ quyền , phân quyền, khi đó người cấp dưới được uỷ quyền, phân quyền phải báo cáo với tổng giám đốc. Tổng giám đốc chỉ giữ vai trò điều hành giám sát việc thực hiện cuả cấp dưới nhờ đó có thêm thời gian trí tuệ tập trung cho việc quan trọng hơn.
Ngoài ra, để tránh các quyết định mang tính chủ quan và không đạt được hiệu quả mong muốn thì phân quyền cho các trưởng phòng, phó phòng và tổ chức cho các nhân viên ở các phòng ban chức năng là cần thiết. Bằng viêc phân quyền cho các trưởng phòng, phó phòng và các nhân viên cấp dưới thì sẽ phát huy tính sáng tạo trong công việc, từ đó tạo động lực trong công
việc đồng thời có thể đề xuất những giải pháp góp phần hoàn thiện các hoạt động quản lý.
3.2. Phối hợp hoạt động giữa các bộ phận chức năng.
Công ty theo mô hình trực tuyến chức năng. Một trong những nhược điểm lớn của mô hình này cũng đã được phân tích qua thực tế hoạt động kinh doanh của công ty trong giai đoạn vừa qua, đó chính là sự phối hợp giữa các bộ phận chức năng không hiệu quả. Điều này làm cho tiến độ công việc chậm chạp, các quyết định quản lý không nhanh nhạy, chính xác so với yêu cầu tình hình kinh doanh.
Do vậy việc phối hợp hoạt động của các phòng ban chức năng là hết sức cần thiết để tạo ra hiệu quả trong công việc. Để làm được như vậy có một số giải pháp:
- Công ty cần ban hành rõ ràng hơn quy định, chế độ về phối hợp giữa các phòng ban, các quy định cung cấp các thông tin kinh tế nội bộ theo định kỳ để các phòng chức năng thực hiện tốt chức năng nhiệm vụ của mình.
- Xây dựng sơ đồ cơ cấu đặt tại vị trí thuận lợi để mọi nhân viên dễ dàng nhìn thấy thường xuyên, nắm vững mối quan hệ giữa các phòng ban để biết được những bộ phận phối hợp khi cần thiết.
- Ban giám đốc cần thường xuyên tổ chức những cuộc họp bao gồm các trưởng phòng ở các bộ phận liên quan cùng tham gia, thảo luận các vấn đề chung.
- Công bố rộng rãi chiến lược, chính sách cho các thành phần, bộ phận có liên quan để thấy rõ muốn hoàn thành chiến lược đó cần có sự phối hợp giữa các phòng ban mới có thể thực hiện được
4.1. Sắp xếp bố trí lại lao động cho hợp lý.
Sau khi hoàn thiện cơ cấu tổ chức công ty cần sắp xếp bố trí lại lao động cho phù hợp với chuyên môn và trình độ đào tạo của mỗi người. Sắp xếp nhân lực phù hợp với khả năng trình độ xây dựng một đội ngũ cán bộ đủ năng lực về các mặt đảm bảo hoạt động kinh doanh có hiêu quả. Việc sắp xếp và bố trí hợp lý lao động sẽ giúp cho người lao động có thể phát huy tối đa năng lực của mình để nâng cao hiệu quả kinh doanh cho công ty.
4.2. Định hướng đào tạo và phát triển
Đối với đội ngũ cán bộ công nhân viên làm công tác quản lý thì vần đề đào tạo và bồi dưỡng kiến thức là rất quan trọng bởi vì, nêu đội ngũ cán bộ có trình độ chuyên môn cao, nghiệp vụ vững vàng sẽ giải quyết công việc tốt hơn. Do đó công ty cần có kế hoạch đào tạo cho đội ngũ cán bộ làm công tác quản lý.
4.2.1. Hoàn thiện kỹ năng quản lý cho người lãnh đạo gồm giám đốc, phó giám đốc xí nghiệp, các trưởng phó phòng của công ty. phó giám đốc xí nghiệp, các trưởng phó phòng của công ty.
Để hoàn thiện các kỹ năng quản lý cần thực hiện các giải pháp cụ thể sau:
- Hoàn thiện kỹ năng lãnh đạo trực tiếp: là kỹ năng làm việc với con người trong nội bộ công ty và bên ngoài liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
- Hoàn thiện lỹ năng uỷ quyền: là kỹ năng mà người lãnh đạo cho phép cấp dưới có quyền chịu trách nhiệm, quyền ra quyết định ở một số khâu một số giai đoạn. Cần phải thấy rõ ở đây, là mặc dù người cấp trên giao quyền cho người cấp dưới nhưng vẫn phải chịu trách nhiệm trước quản lý của cấp trên trực tiếp của mình.
- Hoàn thiện kỹ năng tư duy và xây dựng hệ thống: đây là một trong những kỹ năng quan trọng cần phải phối hợp mọi người trong tổ chức đồng thời cần phải phân tich tổ chức một cách hoàn hảo trước khi ra quyết định
- Hoàn thiện kỹ năng nghiệp vụ: mặc dù người quản lý là người điều hành giám sát, nhưng muốn điều hành và giám sát được đòi hởi người quản lý cần nắm chắc về chuyên môn của các cán bộ phân hệ mình quản lý. Người quản lý cần phải hiểu sâu sắc công việc chuyên môn của doanh nghiệp mới giúp doanh nghiệp hoạt động có hiệu quả.
4.2.2. Hoàn thiện công tác đào tạo với nhân viên.
Nâng cao công tác đào tạo bồi dưỡng kiến thức nâng cao chuyên môn nghiệp vụ của nhân viên để đáp ứng yêu cầu phát triển và xu thế hội nhập. Chính vì vậy việc đào tạo nâng cao trình độ cho nhân viên hay đây chính là hoạt động đào tạo phát triển không những phải được thực hiện thường xuyên, định kỳ mà còn phải được thực hiện theo một kế hoạch dài hạn để thực hiện các chiến lược mục tiêu trong tương lai. Những hình thức đào tạo mà công ty đang thực hiện là:
- Đào tạo về kỹ năng, cách thức, phương pháp làm việc điển hình trong công ty.
- Đào tạo chủ yếu cho cán bộ, nhân viên có kinh nghiệm và làm việc lâu năm hướng dẫn công việc cho nhân viên mới hoặc nhân viên có chuyên môn kén hơn mau chóng đáp ứng được môi trường làm việc của doanh nghiệp.
- Đào tạo tại chỗ đây là hình thức đào tạo thực nghiệm nhiều hơn lý thuyết. Theo hình thức đào tạo này những nhân viên được đào tao trực tiếp tiếp thu kiến thức về chuyên môn nghiệp vụ thông qua sự giám sát, hướng dẫn trực tiếp tại chỗ của những người hướng dẫn.
Ngoài những hình thức đào tạo trên các giải pháp sau nhằm có những định hướng và phát triển phù hợp cho từng cán bộ,nhân viên.
Thứ nhất, thường xuyên cung cấp các thông tin về cơ hội nghề nghiệp trong công ty, thực hiện hỗ trợ nhân viên nghề nghiệp. Tạo động lực cho nhân viên để họ luôn có những cơ hội thăng tiến trong môi trường cạnh tranh công bằng giữa các nhân viên.
Thứ hai, tạo cơ hội cho cán bộ, nhân viên thường xuyên được thay đổi công việc, giúp họ nắm vững được những kỹ năng ở các vị trí khác nhau để từ đó phát hiện ra khả năng thực sự của họ để sắp xếp, bố trí vị trí phù hợp nhằm tận dụng tối đa những năng lực của họ. Bên cạnh đó, tạo điều kiện cho họ thay đổi môi trường làm việc nhằm đưa lại những tác động tôt về tâm lý lao động.
4.3. Cần có chính sách tuyển dụng lao động mới. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Trên thực tế lao động quản lý của công ty có độ tuổi trung bình là 45, như vậy đây cũng là thuận lợi cũng là khó khăn của công ty. Bên cạnh những thuận lợi đây đều là những lao động đã gắn bó với công ty có kinh nghiệm nhiều năm công tác song đây là những lao động vẫn bị ảnh hưởng bởi cơ cấu làm việc cũ tính nhanh nhạy và kiến thức chưa đáp ứng được sự thay đổi và phát triển trong giai đoạn tới. Chính vì vậy trong thời gian tới công ty nên tiến hành tuyển dụng lao động mới có trình độ chuyên môn kỹ thuật. Đây sẽ là lực lượng lao động cần thiết giúp công ty phát triển trong giai đoạn cạnh tranh gay gắt như hiện nay. Tuyển dựng sẽ quyết định đầu vào cho quản lý do vậy công tác tuyển dụng cần phải có yêu cầu tiêu chuẩn thực tế, phù hợp để lựa chọn cho công ty những người đủ chuyên môn, trình độ nghiệp vụ. Đối tượng của chính sách này có thể là những sinh viên khối kinh tế hoặc các trường kỹ thuật mới ra trường nhưng có trình độ, năng động và có nguyện vọng gắn bó
lâu dài với công ty. Tuy họ chưa có kinh nghiệm nhưng với sự chỉ bảo của những cán bộ dày dặn kinh nghiệm thì chắc chắn trong tương lai họ sẽ là đội ngũ kế cận cho lớp cán bộ hiện nay.
4.4. Xây dựng các quy chế liên quan đến người lao động.
Hệ thống văn bản quy định nội bộ công ty sau khi từ doanh nghiệp nhà nước chuyển sang công ty cổ phần phải có những thay đổi cho phù hợp với giai đoạn mới, để cố thể thống nhất việc kiểm tra quản lý hoạt động của người lao động. Do là một công ty mới tiến hành cổ phần hoá, nên người lao động vẫn chịu ảnh hưởng của nề nối làm việc nên vẫn còn tình trạng chưa chấp hành nghiêm túc nội quy và kỷ luật lao động đó là tình trạng đi muộn, về sớm, làm ít, chơi nhiều. Để giải quyết tận gốc vấn đề này, Công ty cần phải bố trí công việc phù hợp với năng lực và chuyên môn của từng người. Bên cạnh đó công ty phải có biện pháp cứng rắn như nhắc nhở, phê bình, cảnh cáo trước toàn Công ty nhằm đưa tất cả vào khuôn khổ lao động nghiêm túc để đạt hiệu quả cao trong công việc.
4.5. Tạo động lực về vật chất và tinh thần.
Bộ phận nhà lãnh đạo trong bất kỳ doanh nghiệp nào cũng là người có ảnh hưởng rât lớn, là nhân tố quyết định sự thành bại trên thương trường. Họ chính là người điêu phối các hoạt động trong doanh nghiệp. Để đản bảo tính công bằng trong công ty thì công ty nên có chính sách phù hợp để tạo động lực cho các cán bộ công nhân viên. Những chính sách có thể là những chính sách về tinh thần cũng có thể la những chính sách về vật chất:
Tổ chức định kỳ các đợt thăm quan nghỉ mát cho cán bộ công nhân viên Tổ chức khám sức khoẻ định kỳ, nhằm chăm sóc sức khoẻ thường xuyên của cán bộ công nhân viên
Tổ chức khen thưởng đối với mỗi cá nhân hoàn thành tôt, xuất sắc những nhiệm vụ được giao đông thời biểu dương cá nhân và tập thể có những đóng góp thiết thực trong xây dựng và sản xuất kinh doanh. Đây là một việc làm rất cần thiết cho thấy những cố gắng nỗ lực của mỗi thành viên luôn được tập thể và công ty đánh giá cao.
5. Xây dựng văn hoá công ty.
Văn hoá là công cụ được sự dụng nhằm tăng sự phối hợp trong tổ chức. Văn hoá tổ chức là những giá trị, những chuẩn mực, lễ nghi hàng ngày mang tính đặc trưng cho mỗi tổ chức. Chính văn hoá tổ chức là chất keo dính để gắn kết những con người trong tổ chức làm cho các nhân viên trong tổ chức tăng cường khả năng phối hợp nhằm đạt tới một mục đích chung.
Tuy nhiên văn hoá tổ chức không phải là cái tự nhiên sẵn có mà nó cần được gây dựng và giữ gìn dựa trên phong cách làm việc và cách thức làm việc của cả cán bộ nhân viên trong công ty.
Một số giải pháp nhằm xây dựng văn hoá tổ chức của công ty:
Tăng sự đoàn kết của toàn bộ công nhân viên trong công ty tạo cho mọi người một niềm tin về sự phát triển của công ty trong tương lai từ đó tạo ra động lực làm việc cho tất cả mọi người. Muốn làm được điều này tổng giám đốc phải hiểu được tâm lý của nhân viên và tìm ra những giải pháp mang tính xúc tác để liên kết mọi người trong công ty. Đây là một việc rất phức tạp và nếu không khéo léo dễ gây nên những kết qủa ngược lại.
Tạo chi công nhân viên phong cách làm việc mang tác phong công nghiệp điều này có thể thực hiện thông qua các quy định của công ty nhưng không nên quá khô cứng.
nhằm tạo sự công bằng và không khí tích cực trong tổ chức. Thông qua việc đánh giá những cá nhân làm tôt việc khuyến khích vì thấy được quan tâm những cá nhân làm chưa tốt sẽ tự có ý thức phấn đấu.
Quan tâm đến những nhân viên và hiểu biết công việc của nhân viên. Giữa lãnh đạo và nhân viên thường xuyên có sự trao đổi, hướng dẫn trong công việc, ngoài ra cần tổ chức nhiều buổi giao lưu, đi chơi giữa các phòng ban, các cấp để tăng tình đoàn kết và tình cảm giữa các nhân viên trong công ty.
6. Giải pháp về cơ sở vật chất.
Tăng cường cơ sở vật chất, khoa học kỹ thuật, máy móc thiết bị và công nghệ hiện đại phục vụ cho công tác quản lý là một xu hướng tiến bộ ngày nay.
Hệ thống cơ sở vật chất có ý nghĩa đặc biệt quan trọng, nó là nguồn lực tác động trực tiếp đến hiệu quả sản xuất của doanh nghiệp. Khi nghiên cứu về cơ cấu tổ chức thì bên cạnh những vấn đề ta phải quan tâm là hệ thống các nhiệm vụ, mối quan hệ báo cáo và quyền lực nhằm duy trì sự hoạt động của tổ chức, thì mục tiêu cuối cùng là làm cho tổ chức hoạt động có hiệu quả cao trong sản xuất kinh doanh, hoàn thành nhiệm vụ đã đặt ra. Chính vì lý do đó sẽ thật thiếu xót nếu không đề cập đến vấn đề Tổ chức lao động khoa học trong doanh nghiệp.
Tổ chức lao động khoa học ở đây bao gồm: tổ chức hợp lý nơi làm việc, trang bị lỹ thuật nơi phục vụ nơi làm việc, môi trường lao động, bầu không khí làm việc, thời gian làm việc và nghỉ ngơi.
Tổ chức lao động khoa học có vai trò đặc biệt quan trọng không chỉ giúp hoàn thiện người lao dộng, nâng cao năng suất lao động của bản thân người đó mà còn góp phần đảm bảo hiệu quả sản xuất chung của toàn doanh
mọi cơ hội "đi tắt đón đường" tranh thủ thành tựu khoa học kỹ thuật tạo lợi thế cạnh tranh. Do đó công nghệ hiện đại là lựa chọn hàng đầu để doanh nghiệp tạo ra lợi thế cho mình. Đồng nghĩa với đó là việc tăng cường cơ sở vật chất kỹ thuật hay đó chính là trình độ hiện đại hóa của máy móc và công nghệ được ứng dụng trong quá trình quản lý.
Trong thời gian thực tập tại công ty, em nhận thấy trụ sở của công ty có cơ sở vật chất tương đối đầy đủ. Từ phòng giám đốc đến phòng ban chức năng đều được lắp đặt các thiết bị, các công cụ kỹ thuật hiện đại hỗ trợ cho hoạt động quản lý.
Trên cơ sở đó công ty cầnn biết phát huy, ứng dụng các công nghệ hiện đại vào quá trình quản lý nhằm tăng năng xuất và tạo hiệu quả như việc ứng dụng các phần mềm tiên tiến phục vụ công tác quản trị nhân sự (PM Sort, QLNS 3.5), các phần mềm về kế toán và phần mềm phục vụ công tác làm hồ