là các tập tin lưu trữ các dữ liệu liên quan có tính chất lâu dài, ít biến động, được duy trì và sử dụng cho nhiều kỳ, nhiều khoảng thời gian.
- Tập tin chính:
+ Tập tin nhà cung cấp: tập tin này lưu trữ những thông tin về từng nhà cung cấp, bao gồm các thuộc tính liên quan đến mỗi người bán, và mỗi người bán được theo dõi bằng một mã nhà cung cấp.
+ Tập tin nguyên vật liệu: Bao gồm nhiều loại vật tư hàng hóa, và các thuộc tính của nó, mỗi hàng hóa cũng được theo dõi bằng một Mã vật tư. Tập tin này bao gồm nhiều trường về mã, tên, thuộc tính, kho, số lượng, giá trị... - Tập tin nghiệp vụ: tùy thuộc vào mức độ sử dụng máy tính trong mỗi doanh nghiệp, hệ thống xử lý có thể có nhiều hay ít tập tin nghiệp vụ. Mỗi tập tin nghiệp vụ được dùng để nhập dữ liệu hàng ngày về những yếu tố liên quan đến chu trình cung ứng như tập tin mua hàng, tập tin thanh toán...
Các sổ kế toán được sử dụng: - Sổ chi tiết TK 152, 331, 111, 112. - Sổ tổng hợp TK 152, 331, 111, 112. - Sổ Cái TK 152, 331, 111, 112. 2.3.3.3. Hệ thống báo cáo kế toán
Tùy theo yêu cầu của nhà quản trị mà sẽ có những báo cáo nào được sử dụng; đối với việc ghi chép bằng máy tính thì nếu có chương trình phần mềm phù hợp với đặc điểm của từng đơn vị thì kế toán sẽ dễ dàng và nhanh chóng tổng hợp được số liệu từ các tập tin chính và tập tin nghiệp vụ để có được thông tin cần tìm. Chẳng hạn: