qua Mail, một số ít khác qua đường điện thoại (đối với Nhà cung cấp quen thuộc hoặc không có mail). ĐĐH mua này do bộ phận Cán bộ mặt hàng Phòng Kinh doanh thực hiện thực hiện. Sau đây là mẫu một ĐĐH mua:
ĐĐH mua sau khi được Nhà cung cấp chấp nhận thì Hợp đồng mua bán sẽ được thảo, có thể Nhà cung cấp hoặc Tổng Công ty cụ thể là nhân viên Phòng Kinh doanh (Cán bộ mặt hàng) sẽ thực hiện công việc này. Hợp đồng thỏa
thuận về nội dung hàng đặt mua, về phương thức vận chuyển, về phương thức thanh toán, ngày giao hàng, ngày thanh toán, … Đôi khi đối với một vài Nhà cung cấp, ĐĐH cũng mang tính chất như một Hợp đồng mua bán, và cũng chứa đựng đầy đủ các thông tin trên.
Sự liên lạc thông tin, đặt hàng, chấp nhận ĐĐH, hay chuyển gửi các Hợp đồng, các chứng từ liên quan … đều qua đường mail. Để hạn chế, khắc phục những rủi ro có thể xảy ra trong đường lưu chuyển thông tin thì trong mỗi một mail gửi đi đều đính kèm "phải phản hồi" khi nhận được thông tin. Chẳng hạn, Tổng Công ty gửi ĐĐH cho một Nhà cung cấp A thì đồng thời cũng yêu cầu sự phản hồi từ A ngay sau khi A nhận được ĐĐH trong một khoảng thời gian nào đó, 6 giờ đồng hồ chẳng hạn, nếu vượt quá khoảng thời gian đó mà Tổng Công ty không nhận được sự phản hồi thì có thể đã gặp sự cố trong đường truyền thông tin, và khi đó cần một biện pháp khắc phục như gọi điện thoại hoặc chuyển fax…
Nhận hàng và nhập kho
Khi vật tư về đến kho, thủ kho nhận vật tư đồng thời tiến hành kiểm đếm, đối chiếu số lượng tổng quan với Packing List (mẫu sao của bản chính mà NCC đã chuyển gửi cho đơn vị cùng với Invoice,...) và sau đó ký vào Lệnh giao hàng của NCC như là một sự xác nhận là đã nhận hàng.
Tại thời điểm nhận hàng này, không lập Biên bản nhận hàng và kiểm tra chất lượng tại chỗ mà sau khi nhập kho, Thủ kho mới tiến hành kiểm tra chi tiết bên trong kiện về số lượng chi tiết, chất lượng… và lập Bảng nhập hàng (Bảng nhập hàng là mẫu tờ rời, không được đánh số thứ tự trước), kê đủ những thông tin như mẫu dưới:
Bảng nhập hàng được chuyển đến Phòng Kinh doanh như một thông báo về số lượng nhập thực tế và Phòng kế hoạch - Thị trường dựa vào thông tin đó tiến hành lập Phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho được đánh số thứ tự liên tục. Tại thời điểm nhận hàng, rất ít khi có bộ phận khác kiểm cùng, Phòng Quản lý chất lượng chỉ tham gia khi không tin tưởng Nhà cung cấp nào hoặc Nhà cung cấp đó là mới, hoặc là khi phát hiện hàng nhập mua kém chất lượng. Thông thường Bộ phận phòng Quản lý chất lượng tiến hành kiểm tra sau khi đã nhập kho hàng mua.
Ghi nhận và xác định nghĩa vụ thanh toán cho Nhà cung cấp
Bộ chứng từ thanh toán được chuyển sang Phòng Tài chính Kế toán gồm - Hợp đồng mua bán (Sales Contract) (có thể do Nhà cung cấp hoặc Tổng Công ty lập sau khi đã chấp nhận sự thỏa thuận mua bán, nếu Tổng Công ty lập
Hợp đồng mua bán thì nhân viên Phòng Kinh doanh sẽ chịu trách nhiệm làm công việc này).
