bán, chỉ rõ số dư đầu kỳ, các lần mua, các khoản thanh toán cho người bán, và số dư cuối kỳ.
2.3.4. Kiểm soát nội bộ chu trình cung ứng
Tổ chức dữ liệu trong chu trình cung ứng (gồm các tập tin)
Tên bảng Thuộc tính
Yêu cầu mua hàng Số yêu cầu , Ngày yêu cầu, Mã kho, Ngày giao hàng, Điều khoản thanh toán
Hàng mua - Yêu cầu mua hàng (chi tiết mua hàng)
Mã
hàng , Số yêu cầu, Số lượng
Hàng Mã hàng , Tên hàng, Đơn giá tồn, Số lượng tồn Nhà cung cấp Mã NCC , Tên, Địa chỉ, Số dư phải trả
Đặt hàng mua Số ĐĐH , Ngày đặt hàng, Số yêu cầu, Tên người mua
Hàng mua - đặt hàng mua (chi tiết hàng)
Mã
hàng , Số ĐĐH, Số lượng, Đơn giá
Nhận hàng Số phiếu nhập, Ngày nhập, Địa điểm nhận, Số ĐĐH, Mã NCC
Hàng mua - nhận hàng Mã hàng , Số phiếu nhập, Số lượng
Hóa đơn Số Hóa đơn , Ngày Hóa đơn, Số ĐĐH, Mã NCC
Hàng mua - hóa đơn Mã hàng , Số Hóa đơn, Số lượng, Đơn giá Thanh toán Số Voucher , Số Hóa đơn, Mã NCC, Số tiền Tiền gửi ngân hàng Số Tài khoản ngân hàng , Mã Ngân hàng, Số
Trong chu trình cung ứng, các rủi ro thường xảy ra khi xử lý nghiệp vụ là:
Rủi ro Tình trạng
1. Hàng hóa được đặt lớn hơn nhu cầu
Tăng chi phí hàng tồn kho và chi phí lưu kho 2. Đặt mua những mặt hàng không
trong nhu cầu
Tăng chi phí hàng tồn kho và phí lưu kho 3. Không đặt hàng những mặt hàng
cần mua
Thiệt hại do thiếu hàng cho nhu cầu của đơn vị
4.Có sự thông đồng giữa nhân viên mua hàng và người bán để đạt mục đích cá nhân
Khả năng nhân viên mua hàng làm tăng giá hàng mua vào
5. Tạo những hóa đơn
giả và những tài liệu mua hàng khác
Hàng mua bị khai khống, tiền mặt bị biển thủ do cố ý làm mất mát
6. Sai sót và gian lận trong việc
kiểm kê hàng hóa, hàng tồn kho
Khai khống hàng tồn kho
7. Bỏ quên khoản phải trả NCC Không báo cáo đúng về nợ phải trả 8. Người bán tăng giá hàng Giá trị hàng mua tăng
9. Thiệt hại hàng hóa trong quá trình vận chuyển
Những mặt hàng kém chất lượng đưa vào sử dụng mà không được phát hiện
10. Lỗi của NCC trong việc tính toán tổng giá trị trên Hóa đơn
Khoản phải trả NCC tăng 11. Lỗi trong việc ghi NV mua
hàng và đặt hàng khi ghi vào TK phải trả người bán
Sổ Cái TK phải trả người bán mất cân đối
12. Lỗi trong việc ghi chép NV mua hàng vào TK hàng mua và chi phí
TK hàng mua và chi phí không được phản ánh đúng so với thực tế
13. Những chiết khấu mua hàng bị mất vì sự thanh toán muộn
Giá trị hàng mua tăng 14. Sự thanh toán lại những
Hóa đơn đã thanh toán
Giá trị hàng mua tăng 15. Thanh toán sai, cả những
khoản không cho phép và những khoản quá mức cho phép
Tiền mặt thất thoát, giá trị của hàng mua và dịch vụ tăng hơn mức thực tế
hàng không nhận được
17. Sai lệch từ những khoản thanh toán nhỏ
Sự thất thoát tiền mặt 18. Thanh toán cho nhân viên mua
hàng những khoản không được duyệt
Sự thất thoát tiền mặt
19. Gian lận trong việc sửa đổi và thanh toán bằng sec của nhân viên
Sự thất thoát tiền mặt
20. Làm giả sec thanh toán Số dư TGNH sai so với thực tế 21. Việc truy nhập vào dữ liệu liên
quan đến NCC bởi những người không có thẩm quyền
Làm mất hoặc làm giả những bản ghi quan trọng liên quan đến NCC
22. Người chịu trách nhiệm về tiền, hàng tồn kho, khoản phải trả là những người không
có khả năng
Sự mất mát hoặc nguy cơ mất mát của tài sản, có thể bao gồm những tài liệu cần thiết về khoản phải trả NCC trong thời gian chiết khấu
Để kiểm soát rủi ro, hạn chế những hậu quả có thể, công việc được thực hiện
kiểm soát gồm:
Kiểm soát chung Kiểm soát hoạt động tổ chức
- Tuân thủ nguyên tắc bất kiêm nhiệm
- Thực hiện tuần tự các bước cơ bản theo chương trình đã được lập trình sẵn
Kiểm soát chứng từ Cập nhật chứng từ: các bản sao về chứng từ, sơ đồ luân chuyển chứng từ, các báo cáo
Kiểm soát việc giải trình tài sản
- Đối chiếu giữa Sổ chi tiết và Sổ tổng hợp TK phải trả NCC và TK HTKho
- Đối chiếu giữa Bảng cân đối TK tại ngân hàng với các Bảng cân đối TK tiền trong Sổ Cái
Kiểm soát quá trình quản lý
- Các nhân viên phải được đào tạo về nghiệp vụ để đảm bảo tiền mặt tại quỹ được an toàn.
- Sự kiểm tra nên được thực hiện ở quá trình mua hàng, chính sách mua hàng, trình tự thanh toán.
- Người quản lý xem xét lại các bản phân tích định kỳ, các bản tóm tắt sơ lược về tình hình tổ chức…
Kiểm soát hoạt động dữ liệu trung tâm
- Dữ liệu liên quan đến nghiệp vụ mua hàng và thanh toán nên được thiết lập rõ ràng
- Hệ thống thông tin và nhân viên kế toán nên được giám sát và xem xét về hoạt động
Kiểm soát sự ủy quyền - Tất cả các nghiệp vụ mua hàng phải được các nhà quản lý thông qua
- Trong hệ thống máy tính, sự ủy quyền được này được thực hiện bởi phần mềm ứng dụng
Kiểm soát việc đăng nhập dữ liệu
- Nhân viên sẽ lập mật mã để truy cập vào phần công việc được giao
- Ghi chép tất cả những nghiệp vụ mua hàng và thanh toán. Đồng thời định kỳ kiểm tra
- Thường xuyên sao lưu các file Phải trả NCC và tồn kho hàng hóa vào đĩa từ
- Giám sát, bảo vệ hàng tồn kho
- Tổ chức Sổ nhật ký giám sát tất cả các nghiệp vụ truy xuất dữ liệu trong file
Kiểm soát ứng dụng Kiểm soát việc
nhập dữ liệu
- Chuẩn bị các giấy tờ hợp lý, được đánh số liên tục và phải có sự ký duyệt của những người có thẩm quyền liên quan đến việc mua hàng và thanh toán
- Các ĐĐH, báo cáo nhận hàng và cac Hóa đơn đã được xác nhận (bằng chương trình đã lập trình sẵn) trước khi
nhập vào máy tính
- Chỉnh sửa các lỗi trong quá trình nhập liệu trước khi cung cấp thông tin chho NCC và ghi vào Sổ HTKho
Kiểm soát quá trình xử lý dữ liệu
- Các chứng từ phải được phê chuẩn hợp lý
- Kiểm tra đối chiếu SL thực nhận với Hóa đơn
- Đối chiếu SL trên ĐĐH và báo cáo nhận hàng
- Giám sát các NV mua hàng chưa hoàn thành
- Đối chiếu số liệu giữa Sổ chi tiết, Sổ tổng hợp và Sổ Cái - Giám sát thời hạn chiết khấu nếu được chiết khấu thanh toán
- Chỉnh sửa dữ liệu trong quá trình xử lý nếu có lỗi Kiểm soát thông
tin đầu ra
- Xây dựng chính sách mua hàng và chính sách thanh toán hợp lý
- Thiết lập hệ thống kiểm tra ngân sách liên quan đến NV mua hàng. Xem xét CP mua hàng và tốc độ chu chuyển HTK
- Hàng tháng so sánh các bản kê từ NCC với số dư trên TK phải trả NCC tại đơn vị
Kiểm soát quá trình nhập liệu Thủ tục kiểm soát
Mua hàng
Kiểm tra sự đầy đủ:
- Kiểm tra sự tồn tại dữ liệu ở tập tin liên quan: "Số yêu cầu", "Mã hàng", "Số lượng", "Ngày giao hàng".
- Kiểm tra dữ liệu nhập có đầy đủ không: "Mã NCC", "Tên", "Tên người mua", "Mã hàng", "Đơn giá".
Kiểm tra sự hợp lệ: Kiểm tra các mẫu chứng từ liên quan, thông tin của những hàng cần đặt mua và của NCC có đúng không, có thật không.
Nhận hàng
Kiểm tra sự đầy đủ: Kiểm tra sự tồn tại dữ liệu của: "Số ĐĐH", "Mã hàng", "Số lượng", "Tên NCC"
Thanh toán
Kiểm tra sự đầy đủ: Kiểm tra sự tồn tại dữ liệu: "Số ĐĐH", "Số Hóa đơn", "Ngày Hóa đơn", "Tổng tiền", "Ngày thanh toán". Kiểm tra sự hợp lệ: Kiểm tra các mẫu chứng từ liên quan, kiểm tra số tiền đối chiếu tính toán lại…
PHẦN 2:
THỰC TRẠNG CHU TRÌNH CUNG ỨNG
VÀ CÔNG TÁC KIỂM SOÁT CHU TRÌNH CUNG ỨNG TẠI TỔNG CÔNG TY CỔ PHẦN DỆT MAY HÒA THỌ TỔNG CÔNG TY CỔ PHẦN DỆT MAY HÒA THỌ
1. Giới thiệu về Tổng Công ty Cổ phần Dệt May Hòa Thọ
1.1. Quá trình hình thành phát triển và chức năng, nhiệm vụ 1.1.1. Quá trình hình thành và phát triển 1.1.1. Quá trình hình thành và phát triển
