Bảng nhập hàng thông báo khối lượng thực sự nhập kho từ Thủ kho). Mẫu PNK dưới đây là do Phòng Kế hoạch - Thị trường lập.
Kế toán vật tư (Kế toán NVL hoặc Kế toán Phụ liệu) sẽ tiếp nhận bộ chứng từ thanh toán từ Phòng Kinh doanh chuyển sang và tiến hành kiểm tra (kiểm tra tất cả những thông tin về nội dung đồng thời cũng xem xét tính hợp lý, đầy đủ,
và các chữ ký …), sau đó nhập liệu (dựa vào Phiếu nhập kho được chuyển sang). Sau đây là mẫu PNK do Phòng TCKT - Kế toán nguyên liệu, phụ liệu lập.
Sau khi Kế toán phần hành nguyên liêu, phụ liệu nhập liệu chứng từ, phần mềm sẽ tự động cập nhật dữ liệu và Kế toán thanh toán có thể theo dõi khoản phải trả người bán - TK 331 mà không cần nhập liệu.
Kế toán vật tư sau khi nhập liệu cũng sẽ chuyển bộ chứng từ thanh toán sang cho Kế toán thanh toán để kiểm tra đối chiếu, tính toán lại một lần nữa xem phần nhập liệu của Kế toán vật tư đã đúng chưa.
Thanh toán cho Nhà cung cấp
Hầu như mọi khoản phải thanh toán cho Nhà cung cấp đều là thanh toán qua Ngân hàng. Các phương thức thanh toán: T/T (phương thức chuyển tiền, có thể
trả trước hoặc trả sau), L/C (phương thức tín dụng chứng từ), D/P (phương thức nhờ thu). Đơn vị tiền ngoại tệ được dùng là đồng USD.
Kế toán sau khi kiểm tra bộ chứng từ thanh toán sẽ chuyển sang cho Kế toán tiền gửi ngân hàng. Kế toán TGNH sẽ xem xét, đối chiếu, tính toán thông tin lại một lần nữa và tiến hành lập Ủy nhiệm chi (Ủy nhiệm chi không có mẫu thống nhất mà tùy thuộc vào từng ngân hàng mà có mẫu khác nhau). Ủy nhiệm chi sau khi lập, Kế toán TGNH sẽ xin sự ký duyệt của Kế toán trưởng, Tổng Giám đốc kèm với bộ chứng từ thanh toán.
Mẫu Ủy nhiệm chi dưới đây là mẫu của Ngân hàng Công Thương Việt Nam. Mẫu mỗi ngân hàng có sự khác biệt, nhưng vẫn phải đảm bảo những thông tin bắt buộc, chỉ khác nhau cách thiết kế, bố trí các thông tin trên mẫu. NGÂN HÀNG CÔNG THƯƠNG VIỆT NAM Liên
1
ỦY NHIỆM CHI
Số: 1191 - CTNHIỆM CHI
Số: 1191 - CT19/01/09 00:00:00
Tên đơn vị trả tiền: Tổng Công ty Cổ phần Dệt may Hòa Thọ Tài khoản nợ: 1 0 2 0 1 0 0 0 0 1 9 1 0 1 4
Tại ngân hàng: Công Thương Tỉnh, TP: Đà Nẵng Số tiền bằng chữ: Một triệu không trăm bảy mươi ba nghìn
năm trăm sáu mươi hai đồng chẵn.
Tên đơn vị nhận tiền: Công ty TNHH JIA MEI Tài khoản có: 1 0 4 2 0 1 8 8 3 9 2 0 1 3
Tại ngân hàng: Techcombank Tỉnh, TP: Đà Nẵng Nội dung: Trả tiền mua phụ liệu theo Hóa đơn 70454
Ngày hạch toán … … Đơn vị trả tiền/ Payer
Giao dịch viên Kiểm soát viên Kế toán Chủ tài khoản
Tiếp theo, Kế toán TGNH sẽ đến Ngân hàng liên quan và thực hiện chi trả cho NCC. Ủy nhiệm chi là chứng từ để nhập liệu, phần mềm tự động cập nhập làm giảm khoản phải trả người bán và Kế toán thanh toán có thể theo dõi. Các Invoice sau khi thanh toán được đóng dấu "Đã thanh toán".
Ta cũng có thể chia chu trình cung ứng thành 2 quá trình là quá trình mua vật tư và quá trình thanh toán, được hình dung mô tả qua các lưu đồ sau (theo phương thức thanh toán T/T trả sau):
LƯU ĐỒ KIỂM SOÁT QUÁ TRÌNH MUA VẬT TƯ
LƯU ĐỒ KIỂM SOÁT QUÁ TRÌNH THANH TOÁN
Trong chu trình cung ứng này, tại Tổng Công ty Cổ phần Dệt may Hòa Thọ có thể phát sinh những rủi ro, tuy nhiên đơn vị cũng luôn có những thủ tục kiểm soát để hạn chế.
Rủi ro Thủ tục kiểm soát
1. Nhân viên có thể nhận sai hàng hóa
- Nếu hàng hóa nhập khẩu thì có chứng từ đối chiếu khi nhận đó là Bill of Lading, nhân viên nhận hàng sẽ đem chứng từ này để làm cơ sở khi đi nhận hàng và làm thủ tục hải quan.
- Khi hàng về nhập kho thì Thủ kho có kiểm tra lại. 2. Sự thanh toán lại
những Hóa đơn đã
thanh toán
Hóa đơn sau khi thanh toán đã được đóng dấu là Đã
thanh toán, và sắp xếp lưu ở nơi khác, tách biệt với
những Hóa đơn chưa thanh toán. 3. NCC có thể phát
hành Hóa đơn ghi sai số lượng, giá trị
Hóa đơn của NCC từ lúc nhận được cho đến lúc thanh toán thì luân chuyển qua nhiều bộ phận, và tại mỗi bộ phận đều luôn có sự rà soát thông tin, tính toán, đối chiếu. Do vậy, rủi ro này cũng có thể kiểm soát được. 4. Thanh toán sai
NCC, hoặc sai số tiền
- Trước khi thanh toán, KT vật tư rồi đến KT thanh toán kiểm tra, đối chiếu, tính toán lại và sau cùng cả sự ký duyệt của Kế toán trưởng, Ban Giám đốc nên rủi ro này hoàn toàn có thể kiểm soát được.
5. Tạo những Hóa đơn giả và những tài liệu mua hàng khác
Tương tự như rủi ro trên, ta cũng có thể kiểm soát được, bởi mỗi NCC đều có một mẫu Hóa đơn riêng biệt
được ấn định. Khi kiểm tra bộ chứng từ thanh toán, thì đồng thời các KT cũng kiểm tra cả tính hợp lý, hợp lệ của chúng.
6. Việc truy nhập vào dữ liệu liên quan đến NCC bởi những người không có thẩm
Phần mềm tại Tổng Công ty Dệt may Hòa thọ đang dùng là Bravo 6.3, khá ưu việt trong chức năng phân quyền sử dụng, mỗi người sử dụng là một mật mã riêng, và chỉ cho phép người sử dụng đó thao tác công việc trong giới hạn phần việc của mình. Do vậy, rủi ro này ta cũng có
quyền thể kiểm soát và ngăn chặn được, hòng hạn chế sự truy nhập không cho phép, lấy thông tin hoặc sửa đổi thông tin… 7. Người chịu trách nhiệm về tiền, hàng tồn kho, khoản phải trả là những người không có khả năng
Rủi ro này liên quan đến cơ cấu nhân sự của Tổng Công ty, mà cơ cấu nhân sự là nhân tố rất được Tổng Công ty chú trọng. Ngay từ thời điểm ban đầu khi tuyển dụng nhân viên, Tổng Công ty đã có những phương pháp để thực hiện, tuyển chọn những người thực sự có năng lực, và định kỳ cũng thường xuyên mở các lớp ngoại khóa để cập nhật nâng cao trình độ, bên cạnh Tổng Công ty cũng khuyến khích nhân viên của mình tham gia những lớp học bên ngoài, có hỗ trợ học phí…
… …
Kiểm soát được mọi rủi ro, hạn chế những hậu quả có thể, Tổng Công ty đã thực hiện công việc kiểm soát như sau:
Kiểm soát chung
