I- Quá trình hình thành và phát triển của Công ty
3- Cơ cấu tổ chức
3.3. Chức năng nhiệm vụ các phòng của Công ty
Theo quyết định số: 373/QĐ - TCCB ngày 6/4/1993, các phòng ban, văn phòng làm công tác tham mu và phục vụ cho Tổng giám đốc Công ty lãnh đạo các mặt công tác và hoạt động của toàn Công ty.
Hội đồng quản trị có các nhiệm vụ và quyền hạn.
- Nhận vốn, đất đai và các quyền lực khác do Nhà nớc giao cho Công ty
Hội đồng quản trị
Tổng giám đốc
Phó tổng giám đốc Phó tổng giám đốc
Khối kinh doanh Phòng quản lý
Các Công ty thành viên - Công ty XNK vật tư thiết bị - Công ty XNK Hải Phòng - Nhà máy cơ khí 82 - Xí nghiệp điện tử Các trung tâm xuất nhập khẩu Các cửa hàng từ 1-> 8 Phòng kinh doanh và xuất nhập khẩu Phòng TCCB phòngVăn
- Trình Bộ giao thông vận tải phê duyệt điều lệ Công ty, chiến lợc quy hoạch, kế hoạch dài hạn, trung hạn và hàng năm.
Trình độ giao thông vận tải các phơng án, góp vốn và các dự án đầu t của Công ty. Hội đồng quản trị có nhiệm vụ phê chuẩn phơng án sử dụng, bảo toàn, phát triển vốn và phơng án sử dụng lợi nhuận sau thuế do Tổng giám đốc đề nghị, thông qua quyết toán tài chính hàng năm thực hiện công bố công khai các báo cáo tài chính theo quy định của Chính phủ.
Với Tổng giám đốc là các đại diện pháp nhân của Công ty chịu trách nhiệm trớc hội đồng quản trị, Bộ trởng bộ giao thông vận tải và trớc pháp luật về điều hành hoạt động của Công ty.
Phó tổng giám đốc điều hành Công ty theo phân công uỷ quyền của Tổng giám đốc, chịu trách nhiệm trớc Tổng giám đốc.
* Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu
- Có chức năng tham mu quản lý nghiệp vụ xuất nhập khẩu, quản lý cung ứng vật t tổng hợp, xây dựng kế hoạch xuất nhập khẩu và tổng hợp các kế hoạch của Công ty.
- Lo giải quyết các thủ tục xuất nhập khẩu nh: Hạn ngạch, giấy phép và các thủ tục khác.
- Tham mu cho lãnh đạo Công ty ký kết các hợp đồng xuất nhập khẩu, tổ chức thực hiện và định kỳ báo cáo theo quy định.
- Giúp lãnh đạo tổ chức hoạt động tiêu thụ các mặt hàng trong nớc và nhập khẩu liên doanh liên kết, thơng mại dịch vụ với các Công ty nớc ngoài, ký kết các hợp đồng đại lý cho các Công ty nớc ngoài và dịch vụ quá cảnh.
Quản lý hoạt động kinh doanh của các đơn vị thành viên nghiên cứu hoàn thiện phơng thức kinh doanh của từng cửa hàng.
Tham mu quản lý chỉ đạo nghiệp vụ về công tác kế toán thống kê của Công ty và trực tiếp làm công việc đó ở các đơn vị thành viên. Chức năng và nhiệm vụ của phòng đợc ghi trong điều lệ kế toán bán hàng kèm theo nghị định số: 25/HĐBT ngày 18/03/1989 nh sau:
- Phân phối và điều hoà vốn vay phục vụ cho sản xuất kinh doanh của Công ty và cơ sở. Bố trí vốn cho công tác cung ứng, xuất nhập khẩu vật t, xây dựng cơ bản, sửa chữa các công trình cho Công ty và các đơn vị thành viên.
- Trợ lý cho Tổng giám đốc ban hành, theo dõi thực hiện các quy chế về pháp lý công tác kế toán tài chính, quyết toán và phân tích các hoạt động sản xuất kinh doanh về mặt tài chính.
- Đề xuất kiến nghị, bổ sung và sửa đổi những bất hợp lý trong chi phí lu thông, giá cả hàng hoá. Chịu trách nhiệm công tác thống kê của Công ty về doanh số mua vào bán ra, giá trị hàng tồn kho.
- Giải quyết thanh toán công nợ, quản lý tài sản của Công ty và hớng dẫn kiểm tra các đơn vị, chấn chỉnh công tác kế toán và quyết toán chính xác chủ trì kiểm kê thờng ký đột xuất, xử lý những hàng hoá thừa thiếu trong sản xuất kinh doanh. Kiểm kê định kỳ 6 tháng, năm và đột xuất về tài chính kế toán của các đơn vị trực thuộc.
* Phòng tổ chức cán bộ lao động:
Tham mu quản lý chỉ đạo nghiệp vụ các mặt công tác tổ chức cán bộ, nhân sự lao động, tiền lơng đào tạo, thanh tra pháp chế, thi đua khen thởng, kỷ luật,...
* Văn phòng:
Tham mu cho lãnh đạo Công ty về chính sách đối nội nh: Thực hiện lịch làm việc của lãnh đạo.
Giải quyết những yêu cầu của các doanh nghiệp, cá nhân theo uỷ quyền của Tổng giám đốc,...
Quản lý cơ sở vật chất, mua sắm trang thiết bị làm việc, đảm bảo yêu cầu vật chất, an ninh, trật tự, vệ sinh môi trờng,... trang trí khách tết cho Công ty.
Tổ chức đội xe chu đáo để phục vụ công tác kinh doanh.
Đảm bảo yêu cầu về vật chất, điều kiện làm việc cho các cuộc họp, hội nghị, hội thảo, tổng kết, sơ kết,... của Công ty.
- Quản lý và sử dụng con dấu của Công ty theo đúng quy định của Nhà n- ớc.
Thực hiện công tác văn th, lu trữ, lễ tân của Công ty