(Biểu số 1: Cơ cấu tổ chức Chi nhánh Hồng Gai)
Cơ cấu tổ chức của Chi nhánh Hồng Gai theo kiểu cơ cấu trực tuyến chức năng. Đây là kiểu cơ cấu phù hợp với một đơn vị có nguồn lực tài chính, số lợng nhân viên không lớn.
Kiểu tổ chức này nó đảm bảo cho Chi nhánh có thể kiểm soát và quản lý mọi công việc trong Chi nhánh đồng thời tạo ra tính năng động, có thể thích nghi với những thay đổi của môi trờng kinh doanh.
Cơ cấu tổ chức của Chi nhánh đợc chia làm hai bộ phận rõ ràng: Bộ phận nghiệp vụ du lịch và bộ phận bổ trợ. Trong mỗi bộ phận có các phòng ban, chức năng khác nhau. + Giám đốc : Phòng Marketing Giám đốc Chi nhánh Bộ phận nghiệp vụ Bộ phận bổ trợ Phòng
Outbound InboundPhòng Phòng nội địa Phòng hành chính Phòng kế
Là ngời điều hành và chịu trách nhiệm về hoạt động kinh doanh của Chi nhánh theo quyết định của Hội đồng quản trị, quyết định của Đại hội đồng cổ đông, điều lệ Công ty và tuân thủ pháp luật.
Bảo toàn và phát triển vốn theo phơng án kinh doanh đã đợc Hội đồng quản trị phê duyệt và thông qua.
Tổ chức hoạt động kinh doanh và các phơng án đầu t, ký kết các hợp đồng kinh tế theo quy định và báo cáo trớc hội đồng quản trị tình hình hoạt động, kết quả hoạt động kinh doanh của Chi nhánh.
Quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thởng, kỷ luật đối với cán bộ công nhân viên dới quyền.
- Bộ phận nghiệp vụ:
+ Phòng Marketing:
Nghiên cứu thị trờng, tiến hành tuyên truyền quảng cáo thờng xuyên bằng nhiều hình thức để thu hút khách hàng.
Tham mu cho Giám đốc về công tác đối ngoại tiếp thị trên cơ sở thông tin kinh tế và các hợp đồng kinh tế giữa Chi nhánh và các doanh nghiệp khác, cũng nh các nhu cầu khách để thay đổi, xây dựng biểu giá phù hợp.
Đề xuất lập kế hoạch, triển khai, mở rộng loại hình du lịch và tuyến điểm mới.
Ký hợp đồng với các hãng, các tổ chức du lịch.
Thông báo cho các bộ phận liên quan trong Chi nhánh kế hoạch nội dung hợp đồng. Phối hợp với các bộ phận để theo dõi, kiểm tra việc thanh toán và giải quyết các vấn đề phát sinh trong hợp đồng phục vụ khách hàng.
+ Phòng Outbound: (phụ trách khách du lịch Việt nam đi du lịch nớc ngoài) : Có 3 nhân viên đảm nhận toàn bộ các công việc về Outbound nh thực hiện hớng dẫn khách, làm thủ tục giấy tờ phù hợp với chơng trình...
+ Phòng Inbound: (phụ trách khách nớc ngoài đi vào du lịch tại Việt nam) : Có 3 nhân viên đảm nhận toàn bộ công việc về Inbound : xây dựng chơng trình, tính giá, liên hệ với các nhà cung cấp dịch vụ.
+ Phòng nội địa: (phụ trách khách du lịch Việt nam đi du lịch trong n- ớc): Có 2 ngời đảm nhận các công việc về du lịch nội địa, lập kế hoạch hớng dẫn du lịch, phối hợp với các cơ quan chức năng và các đơn vị du lịch khác trong nớc để đón khách du lịch.
- Bộ phận bổ trợ
+ Phòng kế toán :
- Chịu trách nhiệm trớc giám đốc về các vấn đề có liên quan đến tài chính của Chi nhánh, quản lý, tổ chức thực hiện các công việc tài chính - kế toán, theo dõi ghi chép chi tiêu của Chi nhánh, theo đúng hệ thống tài khoản và chế độ hạch toán của Nhà nớc, theo dõi và quản lý tình hình sử dụng vốn, tài sản của Chi nhánh.
- Thực hiện chế độ báo cáo định kỳ, kịp thời phản ánh những thay đổi về tài chính để lãnh đạo có biện pháp sử lý kịp thời.
+Bộ phận hành chính tổng hợp :
Bộ phận này đảm nhận các công việc văn phòng nh : Trực điện thoại, quảng cáo, tiếp khách, thực hiện và xây dựng các nội quy, quy chế, khen thởng, kỷ luật...