Hiện tại cơ cấu bộ máy quản lý của Công ty Cổ phần Du lịch và Dịch vụ Hồng Gai Chi nhánh Hà Nội theo kiểu trực tuyến chức năng. Đây là kiểu tổ
chức rất phù hợp với quy mô Chi nhánh. Để nâng cao hiệu quả của bộ máy tổ chức, Chi nhánh cần làm một số công việc sau:
- Có sự phân công rõ ràng nhiệm vụ của từng ngời trong từng phòng ban. - Sau mỗi một quý, ngời phụ trách của từng phòng cần phải tổng kết, đánh giá quá trình làm việc của từng ngời và đề nghị giám đốc Chi nhánh khen thởng khuyến khích khi có thành tích làm việc tốt.
- Khi đàm phán thoả thuận với khách, bộ phận nghiệp vụ phải ghi nhận, tập hợp đầy đủ những thông tin về khách để thuận tiện cho việc tổ chức thực hiện chơng trình du lịch cho khách đợc thuận tiện. Các thông tin bao gồm:
+ Danh sách đoàn + Quốc tịch từng khách
+ Thời điểm xuất nhập cảnh của đoàn khách
+ Các yêu cầu của khách trong chuyến đi nh: hớng dẫn, xe, các yêu cầu đặc biệt khác.
+ Chơng trình tham quan của khách + Hình thức thanh toán...
Sau khi thu thập tất cả các thông tin này bộ phận nghiệp vụ cần chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và chuyển cho hớng dẫn thực hiện.
- Trong quá trình thực hiện chơng trình, bộ phận nghiệp vụ (các phòng chức năng Inbound, Outbound, nội địa ...) cần có mối liên hệ thờng xuyên và kịp thời với hớng dẫn viên và phòng Marketing để có thể sử lý những trờng hợp bất thờng và kịp thời thay đổi khi cần thiết.
- Hiện tại bộ phận Maketing của Công ty Cổ phần Du lịch và Dịch vụ Hồng Gai Chi nhánh Hà Nội có số lợng nhân viên là 5 ngời. Trong tơng lai việc Chi nhánh mở rộng thị trờng và quy mô là điều tất yếu. Điều này đòi hỏi bộ phận maketing cần đợc mở rộng và làm nhiều việc hơn. Một số công việc bộ phận Maketing nên làm là:
+ Nghiên cứu thị trờng tìm ra những thị trờng mục tiêu mới tiềm năng hơn.
+ Tích cực nghiên cứu các tuyến điểm mới, xây dựng các chơng trình phù hợp đáp ứng một cách tốt nhất nhu cầu của khách hàng.
+ Cần thiết kế tập gấp với đầy đủ những thông tin và các chơng trình, với mức giá chi tiết gửi đến các công ty lữ hành gửi khách, các khách sạn, nhà hàng, các tổ chức nh sứ quán các nớc ở Hà Nội, các cơ quan doanh nghiệp...
+ Phòng Maketing cần phối hợp với các phòng khác trong việc thực hiện công việc một cách có hiệu quả.
- Hiện tại trong bộ phận nghiệp vụ của Chi nhánh cha có phòng hớng dẫn. Những công việc liên quan đến việc hớng dẫn đều do cán bộ trong phòng Inbound, phòng Outbound, phòng nội địa đảm nhiệm, cũng có lúc phải thuê h- ớng dẫn ngoài hoặc điều chuyển hớng dẫn từ công ty mẹ lên. Để giảm bớt sức ép công việc cho bộ phận nghiệp vụ Chi nhánh nên khẩn trơng tổ chức một phòng hớng dẫn riêng.