Do đặc thù của hình thức kinh doanh XNK là quan hệ giữa các quốc gia với nhau do đó chứng từ sử dụng phải chặt chẽ và tuân thủ các quy định của Bộ tài chính. Trong phần hành lu chuyển hàng hoá NK trực tiếp và NKUT Công ty sử dụng các chứng từ sau đây :
Giấy nhận nợ, Hợp đồng tín dụng, Đơn xin mở th tín dụng, Phơng án kinh doanh NK, Phiếu thanh toán L/C hàng nhập, Giấy đề nghị vay vốn ngắn hạn kiêm phơng án trả nợ.
Hợp đồng nội, Hợp đồng ngoại.
Hoá đơn thơng mại.
Hoá đơn (GTGT)
Tờ khai hàng hoá NK, Biên lai thu lệ phí hải quan. 33
Giấy thông báo thuế, thu chênh lệch giá.
Vận tải đơn.
Phiếu thu, Phiếu chi, Uỷ nhiệm thu, Uỷ nhiệm chi, Giấy báo Nợ, báo Có
Giấy chứng nhận xuất xứ, Bảng kê đóng gói, Chứng từ bảo hiểm, Giấy chứng nhận phẩm chất, trọng lợng.
II. Thực trạng hạch toán kế toán lu chuyển hàng hoá nhập khẩu tại Công ty vật t và xuất nhập khẩu hoá chất
1. Đặc điểm và phân loại hàng hoá nhập khẩu tại Công ty.
Không giống nh những hàng hoá tiêu dùng khác, hoá chất là loại hàng hoá đặc biệt hơn bởi nó chứa đựng nhiều mối nguy hiểm đối với ngời sử dụng, ngoài ra không chỉ NK mình hoá chất mà doanh nghiệp tiến hành NK nhiều loại khác nhau theo quy định trong giấy phép kinh doanh. Các loại hàng hoá của Công ty đáp ứng nhu cầu sản xuất cho hầu hết các đơn vị sản xuất cuả ngành Công nghiệp hoá chất trên phạm vi cả nớc. Vì vậy, việc NK các hàng hoá này phải theo quy định của Nhà nớc chứ không đợc NK tràn lan và theo nhu cầu của từng công ty. Đây là đặc điểm nổi bật về hàng hoá NK mà Công ty vật t xuất nhập khẩu hoá chất đang tiến hành các hoạt động NK.
Hàng hóa NK tại công ty đợc phân loại theo các nhóm sau :
Nhóm 1 : Các loại hoá chất :
-Các loại Cacbonate (Soda), Sunfat (Na2SO4, Calcium carbibe, A.chloride ), các loại acid (Axit stearic, Silicon dioxide, Axit boric, Axit nitric ),
-Các loại hoá chất khác ( Than đen, Selenium, D-G : Hoá chất sản xuất sơn, Formalin, Jolene – hơng liệu, Laundrosil – hơng liệu, Cotlonfluer, Hydrogen peroxide, chất phòng lão, đất đèn, PAC – chất lọc nớc, Amina, thuốc tuyển, Titanium dioxide, oxit kẽm, Monolude, Vulcan 5H )…
Nhóm 2 : Các loại sản phẩm khác :
-Cao su tổng hợp,Vải mành, thép các loại ( Tanh, ống thép không gỉ )
-Hạt nhựa các loại : PP, PE, APS, GPPS, PVC, HDPE, LLDPE
-Giấy bao bì
-Phân bón.
Nhóm 3 : Máy, thiết bị, phụ tùng : Phụ tùng máy lu loát, Buồng đốt thiết bị cô đặc, Máy luyện kín, Máy luyện hở, Máy đào, Máy đóng bao, cụm thiết bị làm lạnh, Xe cẩu, máy ủi …
Nhóm 4 : Vật t, hàng hoá khác : Van, Feromangan, Bình ôxy, Cumaron, Juăng, thạch cao, thức ăn nuôi tôm.