Công tác lu chuyển hàng hoá NK tại Công ty vật t xuất nhập khẩu hoá chất đợc thực hiện theo hai giai đoạn : giai đoạn NK hàng hoá và giai đoạn tiêu thụ hàng NK tại thị trờng nội địa. Quá trình lu chuyển hàng hoá NK đợc thực hiện bắt đầu từ khi hàng về NK của công ty hoặc qua bán thẳng và tiền hàng đã đợc thanh toán. Quá trình đó đ- ợc thực hiện qua các bớc sau :
B
ớc 1 : Ký kết hợp đồng kinh doanh NK.
Tùy theo từng thơng vụ NK mà Công ty có thể đàm phán trực tiếp với nhà cung cấp để ký kết hợp đồng kinh doanh NK hàng hoá hoặc có thể căn cứ vào các Đơn chào hàng gửi từ phía nhà cung cấp nơc ngoài sau khi đã nghiên cứu nhu cầu thị trờng, giá cả trong và ngoài nớc cũng nh kế hoạch NK hàng hoá của công ty. Dựa vào Đơn đặt hàng hoặc Đơn chào hàng để hai bên tiến hành sửa đổi những điều khoản đã ghi trong đơn để đi đến quyết định cuối cùng là ký kết hợp đồng.
B
ớc 2 : Xin giấy phép NK
Sau khi lập phơng án kinh doanh và tiến hành ký kết hợp đồng, Công ty làm thủ tục xin giấy phép NK đối với những mặt hàng Nhà nớc hạn chế. Hoá chất là một ngành kinh doanh cần có sự thận trọng nên thờng có nhiều lô hàng cán bộ phòng XNK phải tiến hành xin Tổng cục hoá chất cho phép NK. Còn lại những lô hàng không bị hạn chế thì cán bộ phòng XNK có thể bỏ qua giai đoạn này.
B
ớc 3 : Mở L/C
Do công ty chỉ mở tài khoản tại 3 Ngân hàng là : NH Đầu t và phát triển, Ngân hàng Công thơng, Ngân hàng Ngoại thơng do đó thờng kế toán ngân hàng tiến hành mở L/C tại 1 trong 3 ngân hàng này. Thời gian mở L/C đợc quy định trong hợp đồng ký kết giữa hai bên với nhau, thông thờng mở khoảng 15 đến 20 ngày trớc khi đến thời hạn giao hàng. Khi mở L/C cán bộ phòng XNK phải làm bộ thủ tục gồm : Đơn xin mở L/C (theo mẫu cuả Ngân hàng mở ), Hợp đồng mua hàng nớc ngoài, Hợp đồng bán hàng nội địa kèm theo 2 uỷ nhiệm chi : một để ký quỹ mở L/C và một để trả phí cho ngân hàng về việc mở L/C. Khi bộ chứng từ gốc từ nớc ngoài chuyển đến, ngân hàng sẽ kiểm tra và yêu cầu cán bộ công ty kiểm tra lại, nếu thấy hợp lý thì đồng ý trả tiền và nhận chứng từ gốc có kèm theo chữ ký hậu cuả Ngân hàng để nhận hàng, sau đó Ngân hàng sẽ tiến hành chuyển tiền cho ngời xuất khẩu. Thời hạn thanh toán L/ C trong Công ty t-
ơng đối dài, thờng khoảng 3 tháng trở lên, tính từ thời hạn L/C đợc mở tại 1 trong 3 ngân hàng có hiệu lực thanh toán.
B
ớc 4 : Đôn đốc ng ời bán giao hàng.
Cán bộ phòng XNK có trách nhiệm gửi th, Fax, hoặc gọi điện thúc giục ngời bán giao hàng theo đúng hợp đồng đã ký.
B
ớc 5 : Làm thủ tục hải quan.
Cán bộ phòng kinh doanh phải điền vào Tờ khai hải quan về loại hàng hoá, tên hàng, số lợng, giá trị, phơng tiện vận tải, NK từ nớc nào đầy đủ các thông tin theo… quy định của Nhà nớc và của Tổng cục hải quan, tiến hành theo dõi quá trình kiểm tra hàng hoá của Hải quan.
B
ớc 6 : Tiến hành giao nhận hàng và kiểm tra hàng,
Bộ phận giao nhận hàng NK gồm có : Một cán bộ phòng tiếp nhận vận chuyển, một cán bộ theo dõi hàng NK của phòng XNK, một cán bộ tổ chức theo dõi, kiểm tra chất lợng hàng hoá do công ty thuê từ Công ty kiểm tra chất lợng hàng hoá XNK Nhà nớc - Vinacontrol. Tiến hành kiểm tra chứng từ giao nhận, số lợng, chất lợng … khi nào có chứng nhận kiểm tra của Vinacontrol cấp là hợp lý, hợp lệ thì tiến hành công việc tiếp nhận hàng từ bên bán để nhập kho ( Rất ít ) hoặc chuyển thẳng. Khi kiểm nhận nhập kho xong, hai bên ký xác nhận vào các bộ chứng từ có liên quan, nếu vật t hàng thiếu hụt thì xem xét phạm vi trách nhiệm của từng bên để có kết luận và bồi thờng thoả đáng theo các chứng từ mua hàng, biên bản kiểm nhận ( hoặc hoá đơn GTGT ) và sau đó chuyển về phòng kế toán để ghi sổ,
B
ớc 7 : Tiến hành vận chuyển hàng hoá,
Hàng hoá NK của Công ty chủ yếu đợc vận chuyển từ đờng biển ( vì có độ an toàn cao và ít tốn phí ), thời điểm hàng đợc coi là NK tính từ ngày vào cảng Hải phòng, Đà nẵng hoặc TP Hồ Chí Minh đợc hải quan ký vào Tờ khai NK. Công ty chỉ nhập hàng theo giá CIF và hàng hoá thờng đợc bán thẳng từ cảng đến các điểm bán hàng đã ghi trong Hợp đồng nội. Công ty chỉ tiến hành vận chuyển đến các địa điểm đó theo yêu cầu của khách hàng do công ty có Phòng vận tải luôn điều hoà việc chuyên chở hàng hoá,
B
ớc 8 : Làm thủ tục thanh toán.
Sau khi đã kiểm tra và giao hàng cho bên mua theo đúng thoả thuận ghi trong hợp đồng, chuyển hàng đi bán đã thu đợc tiền thì Công ty tiến hành trả cho ngân hàng đã mở L /C.
B
ơc 9 : Khiếu nại ( Nếu có )
Trong quá trình thực hiện hợp đồng nội và hợp đồng ngoại nếu có sai sót mà hai bên không thể thoả thuận đợc thì tiến hành khiếu kiện ở cơ quan hành pháp theo thoả thuận trong hợp đồng.