II. một số giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động thanh toán tại trong kinh doanh tại công ty xnk
5.Về tổ chức công tác thanh toán
Ta biết rằng tổ chức công tác thanh toán là việc thiết lập mối quan hệ giữa đối tợng thanh toán và phơng pháp của hoạt động thanh toán thông qua các chỉ tiêu, kế hoạch và việc thực hiện nó.
Có thể hiểu một cách tổng quát là quá trình lên kế hoạch cho hoạt động thanh toán, đặt ra các chỉ tiêu và phơng pháp thực hiện các chỉ tiêu đó.
Do doanh nghiệp là doanh nghiệp nhỏ, số vốn và nhân lực đều ít, lại là doanh nghiệp nhà nớc nên việc tổ chức công tác thanh toán hầu nh không đợc quan tâm đúng mực. Thông thờng doanh nghiệp chỉ vạch ra kế hoạch kinh doanh và phơng pháp thực hiện đợc kế hoạch đó. Còn đối với hoạt động thanh toán thì chỉ nghĩ đợc thanh toán chậm càng nhiều càng tốt, thu đợc tiền khách hàng càng nhanh càng hay chứ không có kế hoạch gì cả.
Do vậy trong thời gian tới, đặc biệt là khi đã tiến hành cổ phần hóa, theo em công ty nên xem xét và nghiêu cứu sâu hơn về tổ chức công tác thanh toán. Cụ thể quá trình có thể thực hiện những bớc cơ bản sau: - Đầu tiên là công tác lập kế hoạch cho thanh toán:
Dựa trên phơng hớng, kế hoạch thực hiện kinh doanh năm tới, từ đó xác định với kế hoạch về tổng doanh thu, lợi nhuận, nhập khẩu, xuất khẩu thì trung bình sẽ phải có bao nhiêu hợp đồng (về vấn đề này thì phải dựa vào giá trị bình quân của các hợp đồng những năm trớc) và thời gian nào là nhiều hợp đồng nhất. Khi đã xác định đợc số lợng hợp đồng có thể có, giá trị bình quân mỗi hợp đồng thì sẽ tiến hành mua ở nhà cung cấp nh thế nào. Từ đó vạch kế hoạch bao nhiêu % là thanh toán trớc, ngay và thanh toán chậm, thời hạn thanh toán chậm
đó bình quân là bao nhiêu ngày, nh vậy thì khối lợng mỗi phơng thức thanh toán, loại thanh toán phát sinh sẽ chiếm tỉ trọng bao nhiêu.
- Tiếp đến là nguồn tài trợ cho hoạt động thanh toán từ đâu? liệt kê các nguồn có thể huy động đợc, xác định mỗi nguồn chiếm bao nhiêu % trong tổng giá trị, thời hạn mỗi nguồn , lãi suất có thể chấp nhận đợc là bao nhiêu?
- Sau khi đã có đợc các nguồn tài trợ, doanh nghiệp phải vạch kế hoạch cụ thể với các chỉ tiêu để phấn đấu thực hiện, kế hoạch cho cả năm, kế hoạch cho mỗi quý, mỗi kỳ. Việc xác định các chỉ tiêu này dựa vào kế hoạch kinh doanh mà công ty đã lập.
- Cuối cùng là phơng pháp nào để thực hiện nó, phải xác định cách thức nào để hoạt động thanh toán đạt hiệu quả hơn trong thời gian tới, với phơng thức và phơng tiện thanh toán ra sao.
Khi đã vạch ra kế hoạch cụ thể, sau khi thực hiện phải thờng xuyên đánh giá, kiểm tra về quá trình thanh toán có hiệu quả không? Khả năng thanh toán có tốt không?, . Bộ phận thực hiện các kế hoạch này nên giao cho phòng tài…
chính – kế toán, vì ở đây có các cán bộ tốt nghiệp từ các trờng chuyên ngành về tài chính, kế toán nên sẽ am hiểu về hoạt động thanh toán, cùng với kế hoạch của các phòng kinh doanh, các bộ phận sẽ kết hợp với nhau đề ra kế hoạch không những chỉ cho hoạt động thanh toán mà còn những vấn đề khác trong công ty.
Nếu công ty trở thành công ty cổ phần, hàng quý ban điều hành phải trình bày công khai về kết quả đạt đợc trong thời gian vừa qua, kế hoạch sắp tới. Tuy các cổ đông không quan tâm nhiều lắm đến hoạt động thanh toán, họ chỉ quan tâm đến lợi tức cổ phần là bao nhiêu. Nhng ban quả lý cũng phải kiểm tra tính hiệu quả của hoạt động thanh toán vì nó gắn liền với kết quả kinh doanh của công ty.
Vấn đề cuối cùng của tổ chức công tác thanh toán mà công ty nên quan tâm đó là dự trữ. Chúng ta biết rằng đã là công ty thơng mại, hoạt động theo nhu cầu của khách hàng thì dự trữ là rất ít, chỉ là hàng ở kho chờ chuyển đi cho khách hàng mà thôi. Hơn nữa lại do sổ sách chứng từ cha đủ nên không thể hoàn tất đợc. Do đó việc hàng đã giao rồi nhng vẫn ghi là dự trữ trên các số sách. Điều này ảnh hởng đến các chỉ số về khả năng thanh toán. nên vấn đề về sổ sách công ty cần xem xét lại cho phù hợp với thực tế, giảm tỉ lệ dự trữ, nâng cao khả năng thanh toán nhanh, thanh toán nợ ngân hàng cho công ty.
Tất nhiên là trong quá trình thực hiện thì việc tổ chức công tác thanh toán sẽ phát sinh nhiều vấn đề nhng từng trờng hợp, tình huống cụ thể công ty sẽ phải có biện pháp xử lý để làm lành mạnh hóa tình hình tài chính, nâng cao hiệu quả hoạt động thanh toán và hoạt động kinh doanh của công ty.