II. Phân tích thực trạng xuất khẩu hàng nông sản của Công ty XNK và đầu t Hà Nộ
5. Công tác giao dịch đàm phán, kí kết và thực hiện hợp đồng xuất khẩu nông sản tại Công ty XNK và đầu t Hà Nộ
Khi kí kết một hợp đồng xuất nhập khẩu, bất kì công ty nào cũng phải trải qua giai đoạn giao dịch đàm phán, có nhiều hình thức giao dịch đàm phán khác nhau áp dụng cho từng điều kiện hoàn cảnh. Hình thức giao dịch trực tiếp có nhiều u điểm nh : có thể biết đợc cặn kẽ nhu cầu của đối phơng, dễ dàng áp dụng nghệ thuật đàm phán để thuyết phục đối phơng nh… ng chi phí lại quá tốn kém vì đây là hoạt động ngoại thơng, các đôí tác ở các nớc khác nhau. Có thể
giao dịch qua trung gian, một hình thức hiện nay đang ngày càng trở nên phổ biến.
Sau khi nghiên cứu thị trờng, mặt hàng xuất khẩu, tìm hiểu đối tác, đàm phán kí kết, thoả thuận mọi điều kiện có liên quan thì công ty sẽ tiến hành nghiệp vụ kí kết hợp đồng xuất khẩu, nghĩa là tự ràng buộc nhau thông qua các điều khoản quy định trong hợp đồng. Chính vì vậy, khi kí kết với đối tác, công ty thờng căn cứ vào :
- Các định hóng kế hoạch của nhà nớc, các chính sách chế độ, các chuẩn mực kinh tế – xã hội hiện hành.
- Khả năng phát triển của sản xuất kinh doanh, chức năng hoạt động kinh doanh của mỗi bên.
- Nhu cầu thị trờng , đơn đặt hàng, chào hàng.
- Tình hình hợp pháp của hợp đồng kinh tế và khả năng đảm bảo về tài sản của mỗi bên khi tham gia kí kết hợp đồng.
Cũng nh các Công ty xuất nhập khẩu khác, sau khi đã kí kết đợc hợp đồng thì công ty sẽ tạo nguồn hàng và thực hiện các nghiệp vụ để xuất khẩu hàng hoá. Chẳng hạn, khi thực hiện một hợp đồng xuất khẩu cà phê, sau khi giao dịch đàm phán và ký kết hợp đồng thì việc đảm bảo nguồn hàng xuất khẩu là việc quan trọng. Việc tạo nguồn hàng của Công ty thờng đợc gom lại (mua lại) từ các đầu mối (những ngời đứng ra thu gom từ các hộ sản xuất). Vì vậy, khó khăn đối với công tác này là nguồn hàng ổn định, cũng chính là nguồn hàng đảm bảo chất lợng, hay có thể nói giá cả hợp lý (kinh doanh có lãi). Sau khi đã có nguồn hàng, Công ty sẽ thực hiện giao hàng cho đối tác theo đúng các điều khoản và nghĩa vụ đã ghi trong hợp đồng.
Công ty cũng sử dụng nhiều hình thức mua bán, nhng có lẽ phổ biến nhất là hình thức mua bán trực tiếp và mua bán theo giá thị trờng giao dịch cà phê kỳ hạn Luân Đôn (đối với mặt hàng cà phê).