“Cơ sở dữ liệu là tập hợp các bản ghi hoặc tệp có quan hệ lôgíc với nhau và được lưu giữ trên bộ nhớ của máy tính.” [18, tr. 82]
Cơ sở dữ liệu là một trong những sản phẩm thông tin - thư viện hiện đại, có những ưu điểm vượt trội so với các sản phẩm và dịch vụ thông tin - thư viện truyền thống:
- Có thể tìm kiếm mọi thông tin về một đối tượng trong cơ sở dữ liệu.
- Có thể tra tìm tài liệu trong cơ sở dữ liệu một cách nhanh chóng, người dùng tin có thể tra tìm từ xa không cần trực tiếp đến các cơ quan thông tin - thư viện.
- Việc lưu giữ, truyền tải và bảo quản thông tin trong các cơ sở dữ liệu dễ dàng, thuận tiện.
- Thông tin trong các cơ sở dữ liệu có thể được cập nhật một cách dễ dàng và thường xuyên.
- Kết quả tìm tin trong các cơ sở dữ liệu có thể coi là đầy đủ và hoàn thiện nhất. Trung tâm đã sử dụng phần mềm tích hợp quản lý thư viện Libol 6.0 để xây dựng hệ thống các cơ sở dữ liệụ Phân hệ bổ sung, biên mục của phần mềm này có khả năng tổ chức dữ liệu theo khổ mẫu MARC21 và trình bày dữ liệu theo tiêu chuẩn ISBD. Việc sử dụng phần mềm này giúp cho Trung tâm có thể dễ dàng cập nhật, bổ sung các dữ liệu vào hệ thống và chia sẻ nguồn lực thông tin với các cơ quan thông tin - thư viện khác (nếu việc chia sẻ được tiến hành). Các tài liệu sau khi nhập về được tiến hành xử lý biên mục nhập máy tại phòng nghiệp vụ. Sau khi
nhập máy tài liệu có thể tra cứu ở tất cả các phòng phục vụ do hệ thống máy trạm được nối trực tiếp với nhau và máy chủ.
Cơ sở dữ liệu thư mục: là cơ sở dữ liệu chứa các thông tin bậc 2, bao gồm các thông tin: tên tài liệu, tên tác giả, thông tin xuất bản, thông tin vật lý, các chỉ số phân loại, tóm tắt,… Đây là các thông tin giúp cho người dùng tin có thể tra tìm tới tài liệu gốc chứa các thông tin giúp người dùng tin có cơ sở lựa chọn sơ bộ về tài liệu gốc, nhằm hướng người dùng tin trong việc tìm kiếm, lựa chọn tài liệu cho các mục đích khác nhaụ
Trung tâm đã xây dựng được cơ sở dữ liệu thư mục với gần 23.684 biểu ghi: trong đó có: 18.760 biểu ghi sách tiếng Việt và sách Ngoại văn; 13.200 biểu ghi khoá luận của sinh viên, 4.198 biểu ghi luận án tiến sỹ, luận văn thạc sỹ, 301 biểu ghi bài trích báo, tạp chí...
Hiện tại Trung tâm đang tiến hành xây dựng cơ sở dữ liệu bài trích báo, tạp chí phục vụ nhu cầu tra tìm các bài viết có giá trị khoa học cao đăng trên các báo, tạp chí khoa học.
Trung tâm còn có các cơ sở dữ liệu trên đĩa CD-ROM phục vụ nhu cầu thông tin toàn văn của người dùng tin. Hiện nay Trung tâm có khoảng gần 1000 đĩa CD- ROM, trong đó 1/3 số đĩa trên là những đĩa có chứa cơ sở dữ liệu dạng thư mục; 2/3 số đĩa còn lại là các đĩa chứa thông tin có nội dung toàn văn sách ngoại văn, thông tin về các chương trình chạy máy tính, thông tin phát triển kinh tế, dự báo kinh tế, lịch sử kinh tế, lý thuyết về tài khoá, lý thuyết tiền tệ và thể chế tài chính, tài chính kinh doanh…
Cơ sở dữ liệu người dùng tin: Trung tâm đã xây dựng được cơ sở dữ liệu người dùng tin với trên 49.570 biểu ghi, phục vụ cho công tác quản lý người dùng tin: xem các thông tin cá nhân người dùng tin, tình trạng mượn trả tài liệu… Cơ sở dữ liệu này và các cơ sở dữ liệu tài liệu khác có thể tích hợp với nhau, giúp cho việc
quản lý người dùng tin được dễ dàng, đồng thời quản lý quá trình lưu thông tài liệụ
Trung tâm còn có khoảng 800 đĩa CD-ROM chứanội dung toàn văn các luận án tiến sỹ, luận văn thạc sỹ. Khi học viện nộp bản in của các luận án, luận văn đồng thời cũng nộp theo một đĩa CD-ROM cho Ban thanh tra của Nhà trường, sau đó chuyển về lưu giữ tại Trung tâm để phục vụ người dùng tin sử dụng.
Một số cơ sở dữ liệu tiêu biểu như:
- Cơ sở dữ liệu Econlit: Cơ sở dữ liệu Econlit chứa đựng 370.000 bản ghi tóm tắt từ các tạp chí kinh tế, sách, luận văn, các bài báo, văn kiện hội thảo, các tập đề tàị..
+ Nội dung chính: gồm các thông tin về phát triển kinh tế, dự báo kinh tế, lịch sử kinh tế, lý thuyết về tài khoá, lý thuyết tiền tệ và thể chế tài chính,tài chính kinh doanh, tài chính công…
- Cơ sở dữ liệu Tạp chí toàn văn ABI/INFORM: gồm thông tin mới nhất và cập nhật thường xuyên về kinh tế, kinh doanh, quản trị từ 1.530 tạp chí chuyên ngành hàng đầu thế giới từ năm 1971 đến naỵ Dạng thông tin: Toàn văn (Full Text), hình ảnh (Full Image) cùng với các hình ảnh, biểu đồ, đồ thị minh hoạ (Text + Graphic)…
Trung tâm còn được sự quan tâm của Nhà trường, đầu tư kinh phí đặt mua các cơ sở dữ liệu trực tuyến phục vụ nhu cầu tham khảo tài liệu thông tin cho người dùng tin như:
- Cơ sở dữ liệu tạp chí điện tử toàn văn (Emerald Full Text): Truy cập trực tuyến tại điạ chỉ URL sau: http://www.emeraldinsight.com tuyến tại điạ chỉ URL sau: http://www.emeraldinsight.com
+ Cơ sở dữ liệu tạp chí điện tử toàn văn Emerald Full Text là bộ sưu tập gồm 42.000 bài báo của trên 100 tạp chí có uy tín trên thế giới về quản trị kinh doanh
với thông tin toàn văn hồi cố cho đến năm 1994 và thông tin tóm tắt có từ năm 1989 đến naỵ
+ Nội dung chính: gồm các thông tin về các chuyên ngành quản trị như quản lý tiếp thị, quản lý nguồn nhân lực, quản lý thông tin, thư viện cũng như chất lượng của các hoạt động quản lý và nhiều vấn đề khác có liên quan. Những nghiên cứu mới nhất và khuynh hướng phát triển toàn cầụ
- Cơ sở dữ liệu Proquest Digital Dissertation (PQĐ): Truy cập trực tuyến tại địa chỉ URL: http://www.lib.umịcom/dissertations địa chỉ URL: http://www.lib.umịcom/dissertations
+ Cơ sở dữ liệu này gồm có: 1,6 triệu bản ghi tóm tắt luận văn, luận án của hơn 1000 trường đại học danh tiếng ở Mỹ và thế giới từ năm 1861 đến nay; 1,2 triệu luận văn, luận án với cả thông tin thư mục và tóm tắt. Người dùng tin có thể tải về toàn bộ nội dungcủa 260.000 luận văn, luận án từ năm 1997 đến naỵ
- Cơ sở dữ liệu Nexis-Lexis: Truy cập trực tuyến tại điạ chỉ URL sau:
http://www.lexisnexis.com/sg/vtech
+ Nội dung chính: gồm các thông tin về Kế toán, Thuế và Tài chính, Nghiên cứu phân tích, Ngân hàng, các trích dẫn và Báo cáo kinh doanh, Báo cáo của các công ty, Thương mại điện tử, Bất động sản, Thương mại quốc tế, Nguồn nhân lực, Luật pháp sửa đổi, Tin tức pháp luật, Tin tức Châu á Thái Bình Dương, Khoa học và Công nghệ, Quy tắc thương mạị
- Cơ sở dữ liệu SPINGERLINK: Truy cập trực tuyến tại điạ chỉ URL sau:
http://www.springerLINK.com …
+ Từ cơ sở dữ liệu này người dùng tincó thể tra cứu nội dung của 34 tạp chí kinh tế hàng đầu với thông tin cập nhật nhanh chóng và thông tin hồi cố từ năm 1996 đến naỵ Tham khảo thông tin trong 10 thư viện chuyên ngành khác nhau trong SpringerLINK như: Computer Library, Mathematics Library…
- Cơ sở dữ liệu sách điện tử KLUWER Online E-Book: Truy cập trực tuyến tại điạ chỉ URL: http://ebooks.kluweronlinẹcom.Cung cấp bản quyền sử dụng 60 cuốn sách kinh tế.
Khả năng cho phép truy cập 24/24h từ tất cả các máy tính nối mạng thông qua địa chỉ IP tĩnh của Trường Đại học Kinh tế quốc dân Hà Nộị Người dùng tin có thể tra tìm, tham khảo thông tin mình quan tâm từ các cơ sở dữ liệu trực tuyến trên mọi lúc, mọi nơi (khi có mạng Internet).
2.1.5. Hiệu quả sử dụng các sản phẩm thông tin – thƣ viện tại Trung tâm
Thông tin –Thƣ viện Trƣờng Đại học Kinh tế Quốc dân Hà Nội
Dựa trên kết quả 100 phiếu điều tra, thu được ý kiến đánh giá về mức độ đáp ứng thông tin của cácsản phẩm thông tin - thư viện tại Trung tâm như sau:
Bảng 1:
Mức độ đáp ứng thông tin của cácsản phẩm thông tin - thƣ viện tại Trung tâm Thông tin - Thƣ viện Trƣờng Đại học Kinh tế Quốc dân Hà Nội
TT
Sản phẩm thông tin –thƣ
viện
Mức độ đáp ứng thông tin
Chưa đầy Tương đối
đầy đủ Đầy đủ Không ý kiến Số lượng (phiếu) Tỷ lệ (%) Số lượng (phiếu) Tỷ lệ (%) Số lượng (phiếu) Tỷ lệ (%) Số lượng (phiếu) Tỷ lệ (%) 1 Hệ thống mục luc phiếu 12 12 52 52 18 18 18 18
2 OPAC 6 6 54 54 20 20 20 20
3 Các bản thư mục 12 12 52 52 18 18 18 18
4 Cơ sở dữ liệu
thư mục 8 8 62 62 19 19 11 11
Biểu đồ 1: Mức độ đáp ứng thông tin của các
sản phẩm thông tin - thƣ viện tại Trung tâm Thông tin - Thƣ viện Trƣờng Đại học Kinh tế Quốc dân Hà Nội
1252 52 18 18 6 54 20 20 12 52 18 18 8 62 19 11 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Hệ thống mục luc phiếu OPAC Các bản thư
mục Cơ sở dữ liệuthư mục
Qua biểu đồ ta thấy, nhìn chung các sản phẩm thông tin - thư viện của Trung tâm đáp ứng thông tin cho người dùng tin được đánh giá tương đối đầy đủ là khá lớn.
Trong đó sản phẩm cơ sở dữ liệu thư mục được người dùng tin đánh giá đáp ứng thông tin ở mức tương đối đầy đủ đạt cao nhất (62%). Còn các sản phẩm: hệ thống mục lục phiếu, mục lục tra cứu trực tuyến OPAC, các bản thư mục, được người dùng tin đánh giá ở mức tương đối đầy đủ đạt trên 50%.
Tuy nhiên, mức độ đáp ứng thông tin của các sản phẩm thông tin - thư viện của Trung tâm ở mức đầy đủ theo đánh giá của người dùng tin chỉ đạt từ 18-20%.
Trong khi, mức độ đáp ứng thông tin của các sản phẩm thông tin - thư viện của Trung tâm được người dùng tin đánh giá ở mức chưa đầy đủ chiếm tỷ lệ đáng kể. Tỷ lệ thấp nhất là 6% đối với sản phẩm mục lục tra cứu trực tuyến OPAC; tỷ lệ cao nhất là 12% đối với sản phẩm hệ thống mục lục phiếu vàcác bản thư mục, còn đối với sản phẩm cơ sở dữ liệu là 8%.
Điều đáng lưu ý là tỷ lệ người dùng tin không có ý kiến đánh giá về các sản phẩm thông tin - thư viện của Trung tâm cũng khá cao, tỷ lệ cao nhấtđạt tới 20%.
Qua kết quả thống kê trên, Trung tâm cần có những biện pháp hoàn thiện, nâng cao chất lượng các sản phẩm thông tin - thư viện của mình để đáp ứng đầy đủ nhu cầu của người dùng tin. Đồng thời, có những biện pháp tuyên truyền, giới thiệu tích cực hơn nữa để người dùng tin biết đến và sử dụng hiệu quả các sản phẩm thông tin - thư viện của Trung tâm.