I. khái quát về công ty agrexport hN
4.Cơ cấu tổ chức và chức năng của bộ máy Công ty gồm
Công ty xuất nhập khẩu nông sản thực phẩm Hà Nội có bộ máy quản tổ chức quản lý đợc thực hiện theo mô hình trực tuyến chức năng kết hợp nghĩa là Công ty đợc tổ chức theo chế độ một thủ trởng và các nhân viên dới quyền đợc nhóm vào các bộ phận phòng ban trên cơ sở hình thành tay nghề hoặc các hoạt động giống nhau, tuy không phải không có nhợc điểm nhng đây là mô hình quản lý phù hợp nhất với Công ty.
4.1 Sơ đồ bộ máy Công ty
Công ty có tổng số là 91 cán bộ công nhân viên từ những nhiệm vụ, chức năng, đặc điểm sản xuất kinh doanh của Công ty, đòi hỏi phải có bộ máy quản lý và sản xuất hợp lý thì mới sản xuất kinh doanh có hiệu quả. Căn cứ vào những nguyên tắc phù hợp vớ cơ chế quản trị mới nh:
Có mục tiêu chiến lợc thống nhất.
Có chế độ trách nhiệm rõ ràng, quyền hạn trách nhiệm cân xứng nhau.
Có sự mềm dẻo về tổ chức
Có sự tập chung thống nhất về một đầu mối. Đảm bảo phát triển hiệu quả trong kinh doanh.
Dựa vào các nguyên tắc trên, Công ty đã xây dựng bộ máy tổ chức quản lý theo mô hình sau đây:
Hình 1: Sơ đồ bộ máy tổ chức của Công ty
Ban Giám Đốc: 1 Giám Đốc 2 Phó Giám Đốc Các phòng nghiệp vụ XNK Phòng XNK 4 Phòng XNK1 Phòng XNK2 Phòng XNK 5 Các phòng ban quản lý Phòng tổ chức hành chính Phòng kế Phòng tài chính kế toán Ban đề
4.2 Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban
Để giúp cho Công ty hoạt động có hiệu quả tốt nhất mỗi đơn vị phòng ban cần có chức năng nhiệm vụ quyền hạn rõ ràng. Nhìn chung các phòng ban của Công ty đều có những chức năng và nhiệm vụ giống nhau nhng tuỳ vào từng lĩnh vực hoạt động, bộ máy quản lý của Công ty mà các phòng ban này thêm, bớt đi một số chức năng nhiệm vụ cụ thể. Dới đây là chức năng nhiệm vụ của các phòng ban Công ty xuất nhập khẩu nông sản thực phẩm Hà Nội:
a. Giám đốc
Điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh, chịu trách nhiệm với Bộ Nông Nghiệp & Phát Triển Nông Thôn về kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty.
Có hai ngời, thực hiện các nhiệm vụ đợc ban giám đốc giao phó, thay mặt giám đốc Công ty điều hành các công việc khi đợc giám đốc uỷ quyền.
c. Các phòng kinh doanh nghiệp vụ XNK có cùng chung chức năng và nhiệm vụ nh sau:
Trực tiếp XNK các mặt hàng của Công ty đã đợc uỷ ban thành phố cho phép kinh doanh, ngoài ra còn làm đại lý tiêu thụ các mặt hàng tiêu dùng khác mà pháp luật cho phép.
Khai thác mặt hàng trong phạm vi cả nớc, xây dựng phơng án kinh doanh thu mua và xuất khẩu.
Đợc phép ký kết các hợp đồng kinh tế với các tổ chức sản xuất kinh doanh trong và ngoài nớc trên cơ sở Giám đốc uỷ quyền.
Đợc phép liên doanh, liên kết XNK với các tổ chức sản xuất kinh doanh trong nớc, ngoài nớc và các đơn vị khác có liên quan trên cơ sở phơng án đợc Giám đốc duyệt.
Đợc phép vay vốn trong và ngoài nớc để đầu t cho sản xuất, thu mua, mua bán với nớc ngoài trên cơ sở có phơng án với sự tham gia của các phòng chức năng cùng với sự xét duyệt của Giám đốc.
Nhìn chung, các phòng này là tơng đối độc lập với nhau trong hoạt động sản xuất kinh doanh và kinh doanh tổng hợp các mặt hàng. Tuy nhiên các phòng đều có mặt hàng chủ lực của mình. Ví dụ: ngoài các mặt hàng nông sản thông thờng thì mặt hàng chính của phòng 1 và phòng 6 là lạc nhân, phòng 2 và phòng 3 là cà phê, phòng 4 là tiêu còn phòng 5 chủ yếu thực hiện nhập khẩu.
d. Phòng kế hoạch thị trờng Có hai bộ phận là bộ phận kế hoạch và bộ phận thị trờng.
Bộ phận kế hoạch: Chức năng nhiệm vụ chủ yếu là làm tham mu cho Giám đốc xây dựng chơng trình kế hoạch, các mục tiêu hoạt động kinh doanh XNK ngắn hạn, trung hạn, dài hạn, tổng hợp và cân đối toàn diện kế hoạch nhằm xác định
hiệu quả sản xuất kinh doanh của Công ty, giúp Giám đốc kiểm tra việc tổ chức thực hiện kế hoạch và điều chỉnh những mặt mất cân đối trong quá trình thực hiện mục tiêu, phơng hơng, kế hoạch XNK của Công ty.
Bộ phận thị trờng, pháp chế và tuyên truyền quảng cáo:
Giúp Giám đốc quản lý về công tác đối ngoại, chính sách thị trờng, thơng nhân nớc ngoài, về công tác quản lý, tuyên truyền quảng cáo, về thông tin liên lạc và lễ tân đối với thị trờng trong và ngoài nớc. Đồng thời nghiên cứu, đề xuất kiến nghị với Giám đốc giải quyết các vấn đề phát sinh liên quan tới những vấn đề đó.
e. Phòng tài chính kế toán
Phòng tài chính kế toán có chức năng, nhiệm vụ chủ yếu là giúp Giám đốc kiểm tra, quản lý, chỉ đạo, điều hành các hoạt động tài chính tiền tệ của Công ty và các đơn vị cơ sở. Đồng thời tiến hành các hoạt động quản lý, tính toán hiệu quản kinh tế trong kinh doanh, cân đối giữa vốn và nguồn vốn, kiểm tra việc bảo vệ sử dụng tài sản, vật t, tiền vốn..v.v... nhằm đảm bảo quyền tự chủ trong sản xuất kinh doanh và chủ động tài chính của Công ty.
f. Phòng tổ chức hành chính
Tham mu lên Giám đốc để sắp xếp bộ máy về tổ chức và công tác cán bộ của Công ty nhằm thực hiện có hiệu quả công việc kinh doanh của Công ty.
Giúp Giám đốc trong các nhiệm vụ thanh tra, kiểm tra các hoạt động kinh tế của các đơn vị cơ sở, thực hiện các chế độ, chính sách đào tạo, bồi dỡng về cán bộ.
Giúp Giám đốc thực hiện các mặt công tác bảo vệ nội bộ, an toàn cơ quan, khen thởng, kỷ luật lao động.
g. Ban đề án và thanh toán công nợ
Có nhiệm vụ giải quyết các khoản nợ trong và ngoài nớc tồn đọng trớc đây và hiện tại.
Xây dựng và đề xuất các phơng án thu hồi công nợ còn tồn đọng ở các địa ph- ơng, trình để giám đốc phê duyệt, đồng thời phối hợp với các phòng ban kinh
doanh tổ chức đối chiếu sổ lu cũ và kế hoạch thị trờng đàm phán thơng lợng với khách hàng trong nớc cũng nh thơng nhân nớc ngoài nhằm giải quyết tốt công tác thanh toán nợ.
Duy trì và phát triển mối quan hệ hợp tác với khách hàng.
Phối hợp với các phòng ban, cá nhân có liên quan, cung cấp các chứng từ cần thiết, tổng hợp các báo cáo định kỳ về tình hình thu hồi công nợ cho lãnh đạo Công ty và giúp tiến hành thanh toán công nợ đọc tiến hành thuận lợi. Tìm các đối tác xây dựng các đề án kinh doanh và làm thủ tục liên quan đến đề án có tính khả thi.
h. Các đơn vị chi nhánh của Công ty ( có 5 chi nhánh) là các đơn vị đóng tại địa phơng chịu sự quản lý của bộ máy Công ty nói trên.
Chi nhánh TP.HCM có chức năng và nhiệm vụ thu mua chế biến hàng nông sản ở khu vực phía Nam.
Chi nhánh Vĩnh Hoà có chức năng và nhiệm vụ chính là thu mua chế biến Hạt điều ở các tỉnh Bình Dơng, Tây Nguyên phục vụ xuất khẩu và tiêu thụ trong cả n- ớc.
Chi nhánh cảng Hải Phòng có chức năng và nhiệm vụ lu và cho thuê kho bãi xuất nhập khẩu.
Chi nhánh Kho Cầu Tiên có chức năng và nhiệm vụ lu và cho thuê kho bãi xuất nhập khẩu ở khu vực Hà Nội.
Chi nhánh Bắc Giang có chức năng và nhiệm vụ thu mua-tạo nguồn nguyên liệu cho nhà máy chế biến dứa Bắc Giang.
Tất cả chi nhánh trên đều chỉ tuân theo sự chỉ đạo của giám đốc Công ty, các phòng ban chỉ có nhiệm vụ chỉ đạo và giám sát hoạt động của các chi nhánh xem có đúng với chỉ đạo đó không.
ii. khái quát tình hình xuất khẩu của công ty trong thời gian qua