II. Cơ sở lý luận về theo dõi, đánh giá thực hiện kế hoạch
2. Nội dung, phương pháp theo dõi, đánh giá
2.1. Nội dung.
Công tác theo dõi, đánh giá là công tác mà hầu hết các tổ chức cấp quốc gia hay quốc tế, các hiệp hội, doanh nghiệp đều thực hiện. Nhưng để tiếp cận lý thuyết một cách chính thống thì không phải tổ chức nào hay doanh nghiệp nào cũng quan tâm.Và việc xây dựng một hệ thống theo dõi, đánh giá hoàn chỉnh về qui trình và nội dung ở Việt Nam mới chỉ được quan tâm ở cấp quốc gia còn đối với doanh nghiệp vẫn còn hiếm. Có nhiều nguyên nhân trong đó có một phần do hạn chế về nhận thức và năng lực. Ngay cả về lý thuyết vẫn còn rất nhiều tranh cãi. Về mặt nội dung theo dõi, đánh giá đã có rất nhiều nghiên cứu của các chuyên gia và có những ý kiến khác nhau nhưng tóm lại có các nội dung chính như sau
2.1.1. Xác định mục tiêu, đầu ra, hoạt động cần phải theo dõi, đánh giá.
Trong nền kinh tế thị trường những cơ hội cũng như thách thức trong kinh doanh luôn xuất hiện và mất đi nhanh chóng, doanh nghiệp với giới hạn về nguồn lực luôn phải chọn cho mình mục tiêu ưu tiên phát triển. Bên cạnh mục tiêu ưu tiên có thể còn một số mục tiêu khác, nhưng nguồn lực cũng như các điều kiện khác đều phải tập trung vào thực hiện mục tiêu ưu tiên. Điều đó cũng đồng nghĩa với việc theo dõi, giám sát chặt chẽ việc thực hện mục tiêu ưu tiên đó. Với mỗi mục tiêu ưu tiên cần phải có những điều kiện cụ thể để có thể đạt được mục tiêu đó, đó có thể là những điều kiện về nguồn lực, phải có những hoạt động, đầu ra như thế nào…Tất cả điều đó doanh nghiệp đều phải dự tính từ trước thông qua việc xác định các cấp mục tiêu.
Đầu ra là những kết quả, sản phẩm cụ thể mà ta có thể tính toán, đo lường, nhận biết được, và phải xác định các đầu ra sao cho khi tất cả các đầu ra này được tạo thành thì mục tiêu cũng cơ bản được thực hiện. Những đầu ra đó cũng phải nằm trong sự kiểm soát để biết được khi nào thì đầu ra xuất hiện và đầu ra đó đã góp phần thực hiện mục tiêu như thế nào.
Hoạt động là những hành động cụ thể để đạt được đầu ra. Một đầu ra có thể tạo thành bởi nhiều hoạt động khác nhau. Do đó ta phải xác định được những hoạt động cơ bản đảm bảo khi tất cả các hoạt động đó được thực hiện thì đầu ra sẽ cơ bản được hình thành.
2.1.2. Xác định các chỉ tiêu, chỉ số cần thiết ở tất cả các cấp mục tiêu .
Mục tiêu ở mỗi cấp thấp khi được thực hiện sẽ góp phần làm mục tiêu ở cấp trên nó được thực hiện. Trên thực tế muốn biết được mục tiêu đã đạt được hay chưa cần phải lượng hóa và đo lường chúng bằng hệ thống chỉ số, chỉ tiêu. Để xác định một chỉ tiêu có thể dùng nhiều chỉ số. Các chỉ tiêu có thể là định tính hoặc định lượng, chỉ tiêu đơn hoặc tổng hợp. Nhưng để cho hệ thống đo lường bớt cồng kềnh và cho ra những kết quả chính xác, hệ thống thì nên sử dụng những chỉ tiêu mang nhiều tính định lượng và các chỉ tiêu tổng hợp.
2.1.3. Thu thập số liệu về tình trạng ban đầu của các chỉ số.
Điều này giúp cho chúng ta xác định rõ xem ta đang ở đâu. Xác định chính xác điểm xuất phát rất quan trọng để biết xem trong một khoảng thời gian cụ thể, với chi phí về nguồn lực cụ thể ta đã đi được đến đâu, đã cách vạch xuất phát bao xa và cách đích bao nhiêu nữa. Đây chính là cơ sở cho công tác đánh giá giữa kỳ.
2.1.4. Xác định nguồn kiểm chứng (thông tin sẽ lấy ở đâu), thời gian phải đạt được các chỉ tiêu.
Nguồn kiểm chứng là nơi, cách thức để thu thập thông tin. Xác định nguồn kiểm chứng là xác định nguồn và các cách thức thu thập, xử lý thông tin cần thiết để tính ra được giá trị của các chỉ số. Đó là cơ sở để tránh đưa ra những chỉ số chung chung khó tính toán, giúp cho việc chủ động lập kế hoạch thu thập thông tin.
Mỗi chỉ tiêu cần có thời hạn cụ thể để bắt đầu và hoàn thiện. Đây là cơ sở để kiểm soát tiến độ thực hiện kế hoạch. Việc kiểm soát tiến độ giúp chủ động được việc điều phối và cung ứng nguồn lực. Và là cơ sở xác định khi nào tiến hành đánh giá là hợp lý.
2.1.5. Thu thập thông tin một cách thường xuyên để đánh giá xem liệu các chỉ tiêu có đạt được không.
Thông tin là yếu tố không thể thiếu trong quá trình ra quyết định của các nhà quản lý. Trong trường hợp nguồn số liệu đã được biết rõ, doanh nghiệp cần phải quyết định cách thức thu thập số liệu, tần suất thu thập như thế nào…Việc xây dựng được một hệ thống thông tin hoàn chỉnh giúp cập nhật thông tin một cách thường xuyên, cung cấp thông tin kịp thời, chính xác. Nhưng trong công tác thu thập thông tin, theo dõi để đạt kết quả đòi hỏi phải thu thập số liệu chất lượng theo các phương pháp, qui trình và hướng dẫn có sẵn.
2.1.6. Phân tích và báo cáo kết quả.
Phân tích và báo cáo các kết quả hoạt động là bước thiết yếu. Đây chính là lúc sử dụng các phát hiện và làm cho công tác theo dõi, đánh giá trở nên có ý nghĩa thiết thực. Các nguồn thông tin sau khi đã được phân tích sẽ trở thành công cụ hữu hiệu trong quá trình ra quyết định của người quản lý. Khi báo
cáo cần xác định rõ nội dung báo cáo là gi? Mức độ chi tiết của thông tin? Khi nào thì cần báo cáo? Báo cáo cho ai?...
2.1.7. Rút kinh nghiệm và chuẩn bị kế hoạch theo dõi, đánh giá cho kỳ tiếp theo.
Các số liệu đã không chỉ giúp cho việc nhận biết các kết quả đạt được phù hợp hay không phù hợp với mục tiêu đã đề ra mà qua đó giúp làm rõ được những nguyên nhân, thấy được những điểm mạnh, điểm yếu của doanh nghiệp. Từ sự nhìn nhận tổng thể về sự phát triển của doanh nghiệp trong kỳ kế hoạch trước nhằm rút ra kinh nghiệm cho các kỳ kế hoạch tiếp theo. Qua đó thể hiện sự phát triển bền vững của hệ thống theo dõi, đánh giá. Hệ thống là một qui trình khoa học được duy trì, vận hành một cách liên tục bao gồm : Những yêu cầu, vai trò và trách nhiệm được phân định rõ ràng, hệ thống thông tin kịp thời, chính xác và minh bạch.
2.2. Phương pháp theo dõi, đánh giá có sự tham gia.
Có hai hình thức theo dõi, đánh giá đó là theo dõi, đánh giá bên ngoài và theo dõi, đánh giá nội bộ.
Theo dõi, đánh giá nội bộ là tự theo dõi, đánh giá với mục đích quản lý tốt hơn hoạt động của chính đơn vị mình. Sự tham gia là của chính các thành viên trong tổ chức trong hệ thống theo dõi, đánh giá. Đó là sự tham gia nội bộ.
Theo dõi, đánh giá bên ngoài là theo dõi, đánh giá của các bên liên quan đối với tổ chức. Chỉ có theo dõi, đánh giá bên ngoài là có sự tham gia của các bên liên quan, khi các bên liên quan nhận thấy họ có lợi ích hoặc trách nhiệm trong đó.
Phương pháp có sự tham gia thể hiện ở chỗ các bên liên quan, hay là các thành viên trong tổ chức có quyền tham gia vào công tác lập kế hoạch và thực hiện theo dõi, đánh giá. Xác định rõ ai tham gia, tham gia như thế nào và phối hợp giữa các bên, các bộ phận trong tổ chức. Khi các bên hay các thành viên cùng tham gia và phối hợp hiệu quả sẽ có tác dụng tốt trong thực hiện kế hoạch và lập kế hoạch cho giai đoạn sau.