III. Thực trạng công tác theo dõi, đánh giá tại Công ty cổ phần Đại La
3. Nội dung và phương pháp theo dõi, đánh giá
3.1. Nội dung theo dõi, đánh giá.
Nội dung theo dõi, đánh giá là xác định những vấn đề mà doanh nghiệp cần đạt được trong sự kiểm soát. Là cơ sở để biết được phải theo dõi, đánh giá
Kế hoạch SXKD hàng năm
Phân chia công việc, nhiệm vụ Theo dõi, tập hợp dữ liệu Báo cáo định kỳ Đánh giá, xác định nguyên nhân. Quyết định
cái gì, khi nào và ở đâu. Và tất cả những điều đó đều phải xác định trước khi bước vào một chu kỳ kinh doanh mới tương ứng với việc thực hiện một kế hoạch mới.
Mỗi một cấp trong cơ cấu tổ chức của công ty đều có nhiệm vụ phải theo dõi và nắm được tình hình, trực trạng của những vấn đề mà cấp đó đang đảm nhiệm để có thể xử lý tốt các tình huống bất ngờ có thể xảy ra đồng thời làm nhiệm vụ báo cáo định kỳ cho các cấp liên quan khi có yêu cầu. Ban giám đốc cũng đã phân cấp nhiệm vụ rõ ràng cho mỗi chức năng trên cơ sở mục tiêu ưu tiên của doanh nghiệp trong giới hạn về nguồn lực.
Công tác theo dõi, đánh giá tại công ty gồm những nội dung sau:
3.1.1. Xác định mục tiêu cụ thể trong từng lĩnh vực kinh doanh.
Các mục tiêu có thể là mục tiêu định lượng hoặc định tính . Thường thì các mục tiêu này đã được nêu ra trong bản kế hoạch kinh doanh. (Xem Bản kế
hoạch sản xuất kinh doanh của Công ty cổ phần Đại La ở phần Phụ lục).
Các mục tiêu của công ty chủ yếu là các mục tiêu định lượng, thường là mục tiêu về sản lượng, doanh số bán hàng; số lượng, qui mô công trình xây lắp… Các mục tiêu định tính thì thường ít hơn, thường chỉ là các chỉ tiêu về đảm bảo chất lượng sản phẩm, mối quan hệ với khách hàng, thương hiệu…
Các mục tiêu này được chi tiết cho từng sản phẩm, chi tiết cho từng xí nghiệp, phòng ban, và cho toàn công ty. Đây chính là những mục tiêu mà mỗi xí nghiệp, phòng ban hay công ty cần phấn đấu đạt được và đảm bảo trong khoảng thời gian thực hiện các mục tiêu đó họ phải luôn kiểm soát được thực trạng và bất cứ khi nào được yêu cầu họ đều có thể báo cáo được tình hình.
Các chỉ tiêu là cơ sở cho công tác kiểm tra, kiểm soát của doanh nghiệp. Công ty thường lập chỉ tiêu liên quan đến kết quả sản xuất kinh doanh, các thông số liên quan đến mục tiêu lợi nhuận của doanh nghiệp. Các chỉ tiêu được xây dựng cũng là những chỉ tiêu cuối cùng cần đạt được trong năm kế hoạch. Nghĩa là chỉ cần cuối năm đạt được các chỉ tiêu đó là đã hoàn thành kế hoạch, đồng nghĩa với việc mục tiêu đã được thực hiện.
Chỉ tiêu được nêu chi tiết cho từng mặt hàng kinh doanh, từng xí nghiệp…tương ứng với cấp mục tiêu cuối cùng của năm kế hoạch.
Bảng 2-4: Một số chỉ tiêu của Công ty Đại La năm 2007.
STT Khoản mục Đơn vị tính Năm 2007
1 Gạch đặc 1.000v 9.500 2 Gạch 2 lỗ 1.000v 24.300 3 Cung ứng than cám Tấn 3.850 4 Tiêu thụ sản phẩm 1.000v 40.000 5 Thu tiền bán hàng Tr.đ 15.000 6 Doanh thu Tr.đ 15.000 (Nguồn: Phòng kế hoạch tổng hợp) 3.1.3. Bảng phân chia công việc.
Việc theo dõi, đánh giá được phân chia rõ ràng tại mỗi xí nghiệp và các phòng chức năng. Tại xí nghiệp nhiệm vụ theo dõi thường xuyên được giao cho các tổ trưởng và trưởng ca sản xuất, giám đốc và phó giám đốc xí nghiệp chịu trách nhiệm giám sát tổng thể và kiểm soát tiến độ thực hiện sản xuất. Các chức năng về lưu kho, bán hàng, quan hệ khách hàng chịu sự giám sát của phòng kế hoạch. Chức năng về nhân sự chịu sự giám sát chủ yếu của phòng tổ chức hành chính…Sau khi đã tổng hợp được số liệu, việc đánh giá thường do phòng kế hoạch đảm nhiệm, các số liệu đã qua phân tích đó sẽ được chuyển lên cho ban giám đốc xem xét tại mỗi đợt báo cáo hoặc khi có yêu cầu.
Mỗi mục tiêu đều được cụ thể hóa thành nội dung công việc và với mỗi công việc đó đều chi tiết theo người thực hiện, thời gian hoàn thành, người kiểm tra, kết quả.
Bảng phân chia công việc qui định mỗi hoạt động được thực hiện và chịu sự quản lý của chức năng, cá nhân nào.
Ví dụ: Mục tiêu chất lượng năm 2007 là: Tiếp tục nâng cao uy tín và khẳng định vị thế thương hiệu “Đại La” với khách hàng và trên thị trường.
Để triển khai thực hiện mục tiêu chất lượng đó công ty phân chia công việc và nhiệm vụ như sau:
Bảng 2-5: Phân chia công việc nhằm đạt mục tiêu chất lượng năm 2007.
STT Nội dung công việc Người thực hiện hoàn thànhThời gian kiểm traNgười quảKết
1 Thực hiện tốt công tác nhận nguyên liệu đảm bảo chất lượng P.KHTH Thường xuyên QRM 2
Thực hiện tốt qui trình tại các công đoạn sản xuất từ tạo hình đến bốc xếp sản phẩm XN1,XN2, P.KHTH P.TCHC Thường xuyên QRM
3 Tăng cường kiểm tra, xử lý sản phẩm không phù hợp
XN1,XN2, P.KHTH P.TCHC Thường xuyên QRM 4
Tăng cường kiểm tra, thực hiên đúng qui trình, hướng dẫn toàn công ty.
P.KHTH Thường xuyên QRM
5
Tăng cường chất lượng và công tác kiểm tra chất lượng sản phẩm. Phòng ngừa những lỗi mang tính hệ thống
P.KHTH XN1, XN2
Thường
xuyên QRM
6 Xây dựng và duy trì mối quan hệ tốt với khách hàng P.KHTH Thường xuyên QRM 7
Thực hiện tốt công tác quản lý thương hiệu, điều tra, giới thiệu, quảng bá sản phẩm trên thị trường
P.KHTH Thường xuyên QRM
Bảng phân chia công việc này nhằm xác định nhiệm vụ của các cán bộ phụ trách công tác theo dõi, đánh giá. Nhưng trên thực tế khi sử dụng lại chủ yếu là xác định cơ quan thực hiện các hoạt động và người chịu trách nhiệm và tiến độ thực hiện các hoạt động. Nghĩa là chỉ mang tính chất thực hiện, ghi chép và báo cáo.
3.2. Phương pháp theo dõi, đánh giá.
Phương pháp theo dõi, đánh giá của công ty chủ yếu thực hiện theo chiều từ dưới lên trên, có nghĩa là bên dưới thì theo dõi còn bên trên thì đánh giá. Nói như vậy không có nghĩa là bên dưới chỉ theo dõi còn trên thì chỉ đánh giá mà hiểu theo nghĩa là cấp trên ít khi có sự kiểm tra lại và xác minh những thông tin ở cơ sở. Thường thì cấp dưới sẽ theo dõi và nộp báo cáo kèm theo một số thông tin về những kết quả đạt được, những vấn đề chưa đạt được và nêu một số nguyên nhân. Cấp trên sẽ làm nhiệm vụ tổng hợp các báo cáo và nhận định tình hình chung.