Trong quá trình quản lý, công tác hướng dẫn của cơ quan quản lý là rất quan trọng vì không phải đơn vị nào cũng nắm được hết các văn bản quản lý của Nhà nước đồng thời vận dụng được chúng vào thực tế phong phú sinh động. Công tác hướng dẫn thực hiện tốt sẽ giảm được những sai sót không đáng có, giảm được lãng phí và công sức do việc phải làm lại các báo cáo, đẩy nhanh tiến độ và tăng cường hiệu quả công việc.
Trên toàn bộ quá trình quản lý cần tăng cường sự phối hợp đồng bộ giữa các cơ quan thuộc hệ thống quản lý và việc thông tin, báo cáo giữa cơ quan quản lý với đơn vị sử dụng vốn và giữa đơn vị quản lý với nhau. Hai biện pháp khả thi hiện nay là:
- Cải cách thủ tục hành chính theo hướng đơn giả, thống nhất về quy trình biểu mẫu.
- Ứng dụng công nghệ thông tin
Hiện nay, cả hai vấn đề nêu trên đều đagn ở dạng đề án của Nhà nước và từng bước thực hiện ở một số cơ quan đơn vị.
Mục tiêu và yêu cầu của cải cách một bước thủ tục hành chính là phải đạt được sự chuyển biến căn bản trong quan hệ và giải quyết công việc của dân và tổ chức. Cụ thể là: phải phát hiện và xoá bỏ những thủ tục thiếu đồng bộ, chồng chéo, rườm rà, phức tạp, đã và đang gây trở ngại trong việc tiếp nhận và xử lý công việc giữa các cơ quan Nhà nước với nhau, giữa cơ quan Nhà nước với công dân; tổ chức xây dựng và thực hệin các thủ tục giải quyết công việc đơn giản, rõ ràng thống nhất, đúng pháp luật và công khai; vừa tạo thuận tiện cho công dân và tổ chức có yêu cầu giải quyết công việc, vừa có tác dụng ngăn chặn tệ nạn quan liêu cửa quyền, sách nhiễu và tham nhũng trong công chức Nhà nước, đồng thời đảm bảo được trách nhiệm quản lý Nhà nước giữ vững kỷ cương pháp luật.
Để đạt được mục tiêu kể trên từ khi có chủ trương cải cách thủ tục hành chính đến nay, trong hệ thống hành chính Nhà nước đã và đang tiến hành các công việc:
- Tinh giảm thủ tục hành chính, loại bỏ những khâu xin phép, xét duyệt không cần thiết, giảm thiểu phiền hà tạo thuận lợi. ít tốn kém cho nhân dân và các tổ chức.
- Lập lại trật tự trong việc ban hành các thủ tục hành chính, chỉ các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền được pháp luật quy định mới được ban hành thủ tụ, các cơ quan, tổ chức, các nhân thực hệin thủ tục không được tuỳ tiện đặt thêm các thủ tục.
- Tập trung cải cách thủ tục hành chính trong lĩnh vực đang có nhiều vướng mắc, nhiều hiện tượng tiêu cực như: cấp đất xây dựng và giấy phép xây dựng, phân bổ và cấp phát vốn đầu tư của Nhà nước, các lệ phí đi liền với thủ tục…
Để công cuộc cải cách hành chính đạt hiệu quả, cần tiếp tục đẩy mạnh cải cách thủ tục hành chính. Cụ thể là:
- Đổi mới dồng bộ cơ chế ban hành thủ tục hành chính, đảm bảo tính pháp lý thống nhất, năng động hợp lý, khoa học của hệ thống thủ tục hành chính. Bỏ những thủ tục rườm rà, dễ lợi dụng. Mở rộng cải cách thủ tục hành chính trong lĩnh vực có sự kiểm soát của Nhà nước, theo hướng giảm sự kiểm soát phi hiệu quả và không cần thiết nhưng vẫn đảm bảo được vai trò quản lý của Nhà nước .
- Công khai hoá và quy định cụ thể các trình tự, thủ tục giải quyết công ciệc, tạo thuận lợi cho cá nhân và tổ chức liên hệ công tác nắm đượcvà chuẩn bị đầy đủ hồ sơ tài liệu theo đúng trình tự thủ tục ấy.
- Xây dựng cơ chế có hiệu quả để kiểm tra cán bộ, công chức tiếp nhận và giải quyết công việc, xử lý cán bộ vi phạm, khen thưởng người có thành tích.
Tuy nhiên, việc thực hiện cải cách thủ tục hành chính trong lĩnh vực quản lý vốn sự nghiệp có tính chất đầu tư XD gặp khó khăn sau: Mâu thuẫn giữa yêu cầu chặt chẽ, đầyđủ, chính xác của các thủ tục. Khối lượng văn bản quản lý, hồ sơ thủ tục hiện nay rất nhiều, liên quan đến nhiều cấp, nhiều ngành.Vì vậy, việc rà soát lại và chỉnh sửa, thay đổi các văn bản này là một công việc hết sức khó khăn, cần nhiều thời gian, tiền bạc, sức lực và phải tiến hành một cách thận trọng và đồng bộ, tránh việc sửa đổi nhiều lần các văn bản gây khó khăn cho công tác triển khai thực hiện của các cơ quan, đơn vị.
* Một trong những nhiệm vụ trọng tâm của chương trình quốc gia về công nghệ thông tin là xây dựng và triển khai thực hiện các dự án thuộc lĩnh vực tinhọc hoá quản lý Nhà nước. Chúng ta đã bước đầu xây dựng được cơ sở hạ tầng kỹ thuật cho việc ứng dụng tin học trong quản lý Nhà nước và các hoạt động chuyên ngành. Trên cơ sở đó đã tổ chức triển khai từng bước xây dựng các hệ thống thông tin phục vụ cho các hoạt động quản lý kinh tế, xã hội. Một số dự án thông tin đã và đang thực hiện là:
- Dự án tin học hoá hệ thống thông tin Văn phòng Chính phủ.
- Các dự án tin học hoá quản lý Nhà nước tại các địa phương và các bộ, ngành.
- Các dự án xây dựng cơ sở dữ liệu quốc gia về Thống kê kinh tế- xã hội, Tài chính –ngân sách, tài nguyên đất, Công chức viên chức và các đối tượng hưỏng chính sách, Dân cư, Luật và các văn bản pháp quy.
Đối với quản lý vốn sự nghiệp có tính chất đầu tư XD, việc thống nhất về quy trình, biểu mẫu trong báo cáo, kế toán, quyết toán cũng là để dễ dàng đưa công nghệ thông tin vào trong quản lý, dễ xử lý các số liệu trên máy. Việc áp dụng hệ thống máy tính nối mạng sẽ tăng cường việc thông tin báo cáo lẫn nhau giữa các cơ quan, đơn vị, giảm thời gian và chi phí đi lại, đẩy nhanh được tiến độ công việc và nâng cao hiệu quả giám sát.
Tuy nhiên, việc tin học hoá công tác quản lý Nhà nước đòi hỏi sự tiến hành đồng bộ đồng thời ở mức độ cao, thậm chí rất cao thì mới có hiệu quả bởi vì sự liên kết thông tin giữa các nguồn số liệu phải dựa trên một nền tảng kỹ thuật thống nhất và tương đương về cấp độ. Tức là các cơ quan đơn vị đều phải được trang bị hệ thống cơ sở kỹ thuật về tin học tương đương nhau, áp dụng những chương trình quản lý như nhau hoặc chí ít cũng phải tương đồng về cơ bản. Muốn .thực hiện được điều này cần có thời gian và chi phí không nhỏ.
