khoán NHNO&PTNT Việt Nam
2.2.1. Quy trình thực hiện hoạt động môi giới chứng khoán của Công ty TNHH Chứng khoán NHNO&PTNT Việt Nam TNHH Chứng khoán NHNO&PTNT Việt Nam
Môi giới chứng khoán là một trong những nghiệp vụ chủ yếu của Công ty TNHH Chứng khoán NHNO&PTNT Việt Nam, đợc Công ty triển khai ngày từ ngày đầu đi vào hoạt động. Công ty đã nghiên cứu và ban hành quy trình thực hiện hoạt động môi giới riêng cho mình và đa phần mềm giao dịch vào hoạt động nhằm hiện đại hoá hệ thống giao dịch. Quy trình thực hiện môi giới chứng khoán gồm quy trình giao dịch khớp lệnh và quy trình giao dịch thoả thuận. Cụ thể nh sau:
* Mở tài khoản cho khách hàng
Khách hàng muốn giao dịch thông qua Công ty TNHH Chứng khoán NHNO&PTNT Việt Nam trớc hết phải mở tài khoản giao dịch chứng khoán tại Công ty.
Đối với khách hàng là cá nhân: nhân viên môi giới của Công ty sẽ yêu cầu khách hàng xuất trình Chứng minh th nhân dân hoặc hộ chiếu. Với khách hàng là tổ chức thì cần xuất trình bản sao có công chứng của: Giấy đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp, Giấy phép hoạt động (nếu có), Quyết định bổ nhiệm Tổng Giám đốc/Giám đốc, Kế toán trởng, Giấy uỷ quyền giao dịch và giấy tờ tuỳ thân của ngời đợc uỷ quyền giao dịch và của chủ tài khoản. Riêng đối với khách hàng nớc ngoài, ngoài các giấy tờ khác, Công ty còn đề nghị khách hàng lập Hồ sơ đăng ký kinh doanh và đăng ký mã số này với SGDCK Tp. HCM.
Tiếp theo, nhân viên môi giới sẽ lập hồ sơ khách hàng và trình lên Trởng phòng kinh doanh kiểm tra, ký vào Hợp đồng mở tài khoản giữa khách hàng và Công ty. Sau khi Giám đốc ký duyệt, phòng Kế toán – Lu ký mở tài khoản cho khách hàng. Trong vòng 24h (trừ ngày lễ, thứ bảy, chủ nhật) khách hàng sẽ đợc cấp thẻ giao dịch có ghi số tài khoản và nhận 1bản hợp đồng.
• Khách hàng ký quỹ khi đặt lệnh
Ký quỹ tiền (khi mua)
- Khi mua chứng khoán, số tiền ký quỹ là 100% số tiền đặt mua cộng với các khoản khi phát sinh. Nếu không có đủ tiền trong tài khoản lệnh sẽ không đợc khớp trong giao dịch.
Số d tiền ký quỹ tối thiểu = (Số lợng chứng khoán đặt mua x Giá chứng khoán đặt mua) + Phí môi giới
- Khách hàng có thể nộp tiền ký quỹ trực tiếp tại Công ty hoặc tại chi nhánh NHNO& PTNT Việt Nam nơi Công ty đặt trụ sở hoặc phòng giao dịch. Trong trờng hợp khách hàng có tài khoản tiền gửi tại bất cứ Ngân hàng thơng mại nào tại Việt Nam, khách hàng có thể lập phiếu chuyển khoản để chuyển tiền vào tài khoản dành cho khách hàng ký quỹ do Công ty TNHH Chứng khoán NHNO&PTNT Việt Nam mở tại NHNO& PTNT Việt Nam Chi nhánh Nam Hà Nội.
Ký quỹ bán chứng khoán
Khách hàng muốn bán chứng khóan trong tài khỏan của mình thì phải đảm bảo đầy có đầy đủ số chứng khóan muốn bán, và giá của mỗi chứng khoán đặt bán phải trong biên độ giao động cho phép. Trờng hợp tài khoản của khách hàng cha có hoặc cha đủ loại chứng khoán muốn bán, khách hàng phải nộp đủ chứng khoán, Công ty sẽ làm thủ tục tái lu ký tại sở giao dịch chứng khoán trong thời gian sớm nhất. Khi có thông báo của Công ty TNHH Chứng khoán NHNO&PTNT Việt Nam về việc hoàn thành thủ tục tái lu ký, khách hàng có thể đặt lệnh bán chứng khoán.
• Nhận và kiểm tra phiếu lệnh của khách hàng
Để thực hiện giao dịch mua bán chứng khoán trên tài khoản của mình, khách hàng phải gửi phiếu lệnh mua hoặc bán. Khi đó, nhân viên môi giới nhận các phiếu lệnh cùng giấy uỷ quyền (nếu có). Sau khi nhận phiếu lệnh, nhân viên môi giới nhập só liệu tài khoản giao dịch của khách hàng vào hệ thống quản lý giao dịch (HTQLGD) để kiểm tra tính đầy đủ, chính xác của các thông tin. Nếu có sai sót, nhân viên môi giới thông báo và chuyển trả phiếu lệnh lại cho khách hàng. Ngợc lại, nhân viên môi giới chuyển phiếu lệnh cho nhân viên kế toán – lu ký để kiểm tra tính hợp lệ của phiếu lệnh. Trờng hợp khách hàng thiếu tiền hoặc chứng khoán ký quỹ, nhân viên môi giới đề nghị khách hàng nộp thêm tiền và chứng khoán. Tiếp đó, nhân viên kế toán – lu ký ký nháy vào bên cạnh mục nhân viên môi giới trên phiếu lệnh, chuyển phiếu lệnh lại cho nhân viên môi giới. Nhân viên môi giới ghi Giờ nhận lệnh (giờ, phút) vào phiếu lệnh, ký tên rồi chuyển phiếu lệnh cho Trởng phòng kinh doanh.
• Duyệt phiếu lệnh và truyền lệnh vào SGDCK Tp. HCM hoặc TTGD Tp Hà Nội
Sau khi nhận đợc phiếu lệnh, Trởng phòng kinh doanh kiểm tra lại tính đầy đủ và chính xác của các thông tin trên phiếu lệnh, đối chiếu thông tin này với các thông tin trên lệnh giao dịch đã đợc các nhân viên môi giới nhập vào HTQLGD. Kiểm tra
xong, Trởng phòng kinh doanh trả lại những phiếu lệnh có sai sót cho nhân viên môi giới đã xử lý trớc đó để kiểm tra lại, đối với những phiếu lệnh không có vấn đề thì Tr- ởng phòng giao dịch ghi Số hiệu phiếu lệnh, ký tên vào phiếu lệnh rồi truyền lệnh giao dịch vào đại diện giao dịch ở SGDCK Tp. HCM hoặc TTGD Tp Hà Nội. Số hiệu phiếu lệnh đợc ghi thứ tự từ 1 trở đi theo thứ tự giờ nhận lệnh.
• Nhập lệnh
Sau khi nhận đợc lệnh giao dịch và ký hiệu mật (đợc truyền cùng lệnh giao dịch), đại diện giao dịch của Công ty nhập đầy đủ về số lợng, chính xác về nội dung của lệnh giao dịch vào hệ thống giao dịch theo quy định của UBCKNN và SGDCK. Trờng hợp đại diện giao dịch nhập lệnh sai phải sửa lại ngay (nếu có thể) và báo ngay cho Phòng kinh doanh của Công ty và Chi nhánh để có hớng khắc phục.
• Sửa lệnh
Trong trờng hợp có sai sót khi nhập lệnh vào hệ thống giao dịch, đại diện giao dịch phải tiến hành các bớc sau:
+ Thông báo ngay với SGDCK chỗ phát hiện sai sót, báo ngay cho Công ty hoặc chi nhánh để làm công văn xác nhận sai sót và xin phép sửa lệnh.
+ Phòng kinh doanh gửi thông báo xác nhận sai sót và xin phép sửa lệnh bằng văn bản cho SGDCK.
+ Nếu đợc chấp nhận, đại diện giao dịch tiến hành huỷ lệnh có sai sót và nhập thông tin trên phiếu lệnh gốc của khách hàng theo quy định của SGDCK.
• Xử lý kết quả giao dịch sau khi khớp lệnh
Sau khi nhận đợc kết quả giao dịch từ SGDCK, nhân viên môi giới gửi thông báo xác nhận kết quả giao dịch tới cho khách hàng, đồng thời gửi phòng kế toán – lu ký 1 bản kèm theo phiếu lệnh gốc của những lệnh đợc khớp để làm chứng từ thanh
toán, lu 1 bản tại phòng kinh doanh ngay trong ngày giao dịch. Tiếp đó, phòng kế toán – lu ký thực hiện tất toán số d ký quỹ cho khách hàng.
• Xử lý sai sót sau phiên giao dịch
Căn cứ Báo cáo thanh toán giao dịch của SGDCK do phòng kế toán - lu ký chuyển đến, phòng kinh doanh tiến hành đối chiếu với phiếu lệnh gốc của khách hàng. Nếu phát hiện có sai sót, phòng kinh doanh phải lập báo cáo chi tiết tình hình sai sót, đa ra hớng giải quyết nh: thuyết phục khách hàng chấp nhận kết quả giao dịch hoặc tìm khách hàng khác để mua hoặc bán thay thế, dùng nguồn của Công ty…Tr- ởng phòng kinh doanh ký và trình Giám đốc phê duyệt, đồng thời gửi 1 bản cho phòng kế toán – lu ký chậm nhất trớc 9 giờ sáng ngày làm việc hôm sau. Lập và gửi Báo cáo xác nhận thanh toán giao dịch cho bộ phận thanh toán bù trừ của SGDCK tr- ớc 15h ngày T+1.
• Huỷ lệnh
Nếu khách hàng muốn huỷ lệnh thì chỉ đợc phép huỷ các lệnh cha đợc khớp hoặc toàn bộ phần cha đợc khớp của lệnh đã đặt trong đợt khớp lệnh trớc và còn hiệu lực.
• Thanh toán các phiếu lệnh đợc khớp
Ngày T+1, CTCK lập lệnh chuyển tiền tơng ứng với số lợng chứng khoán đợc khớp lệnh từ Tài khoản tiền gửi tại Ngân hàng thanh toán vào tài khoản tiền gửi môi giới tại Ngân hàng chỉ định thanh toán.
Ngày T+1 hoặc T+2, hạch toán vào tài khoản tiền gửi ký quỹ của Ngời đầu t tại Ngân hàng chỉ định thanh toán (NHCĐTT)
Ngày T+3, nhận chứng từ thanh toán, thanh toán tiền và chứng khoán. Đối với lệnh mua, NHCĐTT thực hiện chuyển tiền từ tài khoản tiền gửi môi giới vào Tài khoản thanh toán bù trừ của Công ty để sẵn sàng thanh toán. Đối với lệnh bán,
SGDCK trích chứng khoán từ tài khoản chứng khoán giao dịch vào tài khoản thanh toán bù trừ chứng khoán của Công ty tại SGDCK.
Công ty tiến hành thu phí môi giới theo hợp đồng đã ký với khách hàng bằng cách trừ vào số tiền khách hàng đã kí quỹ trớc khi mua chứng khóan hoặc sau khi tiền đã đợc trả về tài khoản đối với các lệnh bán chứng khóan
Bên cạnh việc môi giới cho khách hàng thông qua hình thức khớp lệnh định kì và khớp lệnh liên tục, bộ phận môi giới còn thực hiện môi giới qua hình thức giao dịch thỏa thuẩn. Quy trình giao dịch thoả thuận gồm 8 bớc. Nội dung từng bớc cũng tơng tự nh trong giao dịch khớp lệnh,cụ thể nh sau:
Mở tài khoản cho khách hàng
Nhận phiếu chào giao dịch thoả thuận
Kiểm tra và chuyển chào mua/bán vào TTGDKC
Tạo lập giao dịch thoả thuận
Huỷ, sửa Chào mua/bán
Thực hiện lệnh giao dịch thoả thuận
Hiện nay nhân viên môi giới của công ty đã thực hiện đầy đủ các bớc giao dịch theo quy định và hoàn tất các yêu cầu giao dịch của khách hàng. Do đặc điểm của ngành nghề nên công ty cũng không thể tránh khỏi có những lần sai sót nhng đã kịp khắc phục và tránh đợc những tổn thất cho khách hàng.
Nhân viên môi giới ngoài việc thực hiện các giao dịch chứng khoán cho khách hàng, họ còn tham gia vào việc t vấn giúp khách hàng trong việc ra quyết định đầu t. Mặc dù hàm lợng t vấn cha cao nhng cũng mang đến cho khách hàng sự hài lòng nhất định trong quá trình làm việc với Công ty. Bên cạnh đó, nhân viên môi giới còn giới thiệu và hớng dẫn cho khách hàng làm quen và sử dụng các dịch vụ hỗ trợ khách hàng mà Công ty cung cấp và các hoạt động ngiệp vụ khác đang đợc triển khai tại Công ty.